Specjalistka / Specjalista w Dziale ds. Świadczeń Socjalnych i Stypendialnych

grupa pracowników: administracyjno-ekonomiczna

wymiar czasu pracy: 0,5 etatu

Zatrudnienie na umowę o pracę

Do zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało

• przyjmowanie i opracowywanie wniosków studentów o przyznanie świadczeń pomocy materialnej,
• przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących przyznania świadczeń pomocy materialnej, prowadzenie ich rejestru oraz wysyłka decyzji do studentów,
• przygotowywanie zaświadczeń dla studentów dotyczących korzystania z pomocy materialnej oraz prowadzenie ich rejestru,
• przygotowywanie zestawień dotyczących przyznanych świadczeń pomocy materialnej na potrzeby sprawozdawczości,
• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz innych rejestrów online,
• przygotowywanie list obecności oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników działu,
• prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Działu w artykuły biurowe i papiernicze oraz realizacją zakupów innych artykułów niezbędnych do jego funkcjonowania,
• obsługa systemów informatycznych i teleinformatycznych: TETA, Verbis, e-stypendium, POL-on oraz e-Doręczenia,
• zakładanie i prowadzenie kartotek oraz teczek studentów,
• Udział w przygotowywaniu regulaminu świadczeń socjalnych i stypendialnych dla studentów,
• Przygotowywanie dokumentacji działu do przekazania do Archiwum GUMed,
• Współpraca z jednostkami organizacyjnymi GUMed oraz instytucjami zewnętrznymi,
• Obsługa studentów w ustalonych godzinach pracy działu,
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika Działu ds. Świadczeń Socjalnych i Stypendialnych, wynikających z zakresu działalności działu,

Od kandydatów oczekujemy

• wykształcenia wyższego,
• minimum pięcioletniego doświadczenia zawodowego w pracy administracyjnej (mile widziane doświadczenie z uczelni wyższej, w szczególności w obszarze obsługi świadczeń socjalnych i stypendialnych dla studentów),
• umiejętności analitycznego myślenia, weryfikacji danych oraz pracy z dokumentacją,
• bardzo dobrej organizacji pracy własnej, samodzielności i odpowiedzialności,
• umiejętności pracy zespołowej oraz efektywnej współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi,
• wysoko rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych, wysokiej kultury osobistej oraz profesjonalnego podejścia do obsługi studentów,
• umiejętności ustalania priorytetów, pracy pod presją czasu i terminowej realizacji powierzonych zadań,
• dokładności, skrupulatności i dbałości o jakość wykonywanej pracy,
• dyskrecji oraz odpowiedzialnego podejścia do ochrony danych osobowych i informacji poufnych,
• motywacji do pracy, inicjatywy i gotowości do doskonalenia kompetencji zawodowych,
• biegłej znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie – na poziomie C1 według skali CEFR,
• bardzo dobrej znajomości programu Microsoft Excel.

Mile widziane

• znajomość przepisów regulujących przyznawanie świadczeń dla studentów oraz zasad funkcjonowania szkolnictwa wyższego,
• znajomość systemów informatycznych wspierających obsługę administracyjną uczelni,
• umiejętność usprawniania procesów i procedur administracyjnych.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w jednej z najlepszych uczelni medycznych w Polsce,
• pracę w uczelni medycznej, która jako jedyna w Polsce posiadającej status uczelni badawczej,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne, dodatek do wynagrodzenia za wysługę lat,
• premie kwartalne,
• dofinansowanie do wypoczynku pracownika, tzw. „wczasy pod gruszą”,
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci,
• dofinansowanie do zajęć sportowo- rekreacyjnych i kulturalno-oświatowych,
• spotkania integracyjne pracowników,
• pożyczki na cele mieszkaniowe,
• dofinansowanie do kart sportowych,
• możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie na preferencyjnych warunkach,
• pracę w modelu stacjonarnym,
• miejsce pracy w pobliżu komunikacji miejskiej.

Zasady aplikowania

• Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji (CV) za pomocą przycisku APLIKUJ.
• Termin nadsyłania aplikacji to 26.11.2026 r.
• Aplikacje nadesłane w okresie pomiędzy terminem nadsyłania aplikacji, a końcem publikacji ogłoszenia, mogą zostać zakwalifikowane do procesu rekrutacji.
• Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

• informacja dla osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów do pracy)

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, iż:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gdański Uniwersytet Medyczny z siedzibą w: 80-210 Gdańsk ul. Marii Skłodowskiej-Curie 3a, zwany dalej Administratorem.
• Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail:iod @gumed.edu.pl.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji/ konkursu do pracy w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym. Podstawę prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych stanowi wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) w powiązaniu z art. 221Kodeksu pracy, a w przypadku nauczycieli akademickich również art. 119 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• W przypadku podania przez Panią/Pana danych wykraczających poza katalog danych opisany w Kodeksie Pracy, podstawą przetwarzania danych będzie Pani/Pana zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), a w przypadku podania danych szczególnych kategorii – Pani/Pana zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a) RODO). Zgodę stanowić będzie również wyraźne działanie potwierdzające, jakim jest przekazanie z własnej inicjatywy dodatkowych, w stosunku do wymaganych, danych osobowych.
• Pani/Pana dane osobowe mogą być też przetwarzane w celu obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora i/lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom, z wyjątkiem:

a) podmiotów, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania; b) przypadków przewidzianych przepisami prawa.

• Pani/Pana dane będą przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacji/ konkursu, a następnie nie dłużej niż 3 lata, licząc od daty zakończenia procesu rekrutacji/konkursu albo do czasu przedawnienia roszczeń.
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym/ konkursowym. Podanie innych danych osobowych jest dobrowolne.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
• Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu:
• prawo dostępu do treści swoich danych,
• prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
• prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Information clause on the processing of personal data

• information for job applicants (job candidates)

In accordance with Article 13 of the General Data Protection Regulation of 27 April 2016 (Official Journal of the European Union L 119 of 4 May 2016), we hereby inform you that:

• The controller of your personal data is the Medical University of Gdańsk with its registered office at: 80-210 Gdańsk, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 3a, hereinafter referred to as the Controller.
• The personal data controller has appointed a Data Protection Officer who can be contacted at the following e-mail address: iod @gumed.edu.pl.
• Your personal data will be processed for the purpose of the recruitment process/competition for employment at the Medical University of Gdańsk. The legal basis for the processing of your personal data is the fulfilment of the legal obligation incumbent on the Controller (Article 6 Section 1 letter c) of the GDPR) in conjunction with Article 221 of the Labour Code, and in the case of academic teachers also Article 119 of the Law on Higher Education and Science, and the necessity to take action before concluding a contract (Article 6 Section 1 letter b) of the GDPR).
• If you provide data that goes beyond the scope of data described in the Labour Code, the basis for data processing will be your consent (Article 6 Section 1 letter a) of the GDPR), and in the case of providing special categories of data – your consent (Article 9 Section 2 letter a) of the GDPR). Consent will also be constituted by an explicit confirmatory action, such as providing additional personal data on your own initiative, beyond what is required.
• Your personal data may also be processed for the purpose of defending against claims on the basis of Article 6 section 1 letter f) of the GDPR – processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Controller and/or Article 9 section 2 letter f) of the GDPR – processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims.
• Your personal data will not be disclosed to other recipients, except for:

a) entities with which the Controller has concluded appropriate processing agreements; b) cases provided for by law.

• Your data will be stored for the duration of the recruitment process/competition, and then for no longer than 3 years from the date of completion of the recruitment process/competition or until the claims become time-barred.
• Providing your personal data to the extent required by law is necessary to participate in the recruitment/competition process. Providing other personal data is voluntary.
• Your personal data will not be subject to automated decision-making, including profiling.
• Under the provisions of the GDPR, you have the following rights:
• the right to access your data,
• the right to rectify your data if it is inaccurate,
• the right to erase your data, restrict its processing, and transfer it – in cases provided for by law,
• the right to object to the processing of your data,
• the right to lodge a complaint with the supervisory authority – the President of the Personal Data Protection Office – if you believe that the processing of your personal data violates the provisions on personal data protection,
• the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of the processing carried out on the basis of consent prior to its withdrawal, if the processing is based on consent.