Koordynator/Koordynatorka Biura Zarządu

Do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora/Koordynatorki Biura Zarządu, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura od strony administracyjnej i organizacyjnej. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiadać m.in. za obieg dokumentów i informacji, prowadzenie rejestrów, organizację pracy biura, wsparcie pracowników oraz bieżący kontakt z klientami, dostawcami i firmami zewnętrznymi.

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i dokładnej, która potrafi sprawnie koordynować wiele zadań jednocześnie i dba o to, aby bieżące sprawy administracyjne były realizowane terminowo.

Gdańsk | praca stacjonarna

Zakres obowiązków

• kompleksowa obsługa administracyjno-biurowa biura Zarządu,
• prowadzenie i aktualizacja rejestrów oraz ewidencji, m.in. sprzętu, dostępów, floty, korespondencji i kosztów biurowych,
• koordynowanie działań w zakresie ochrony danych osobowych i zgodności z RODO
• zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów i informacji w firmie,
• przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji w Excelu, PowerPoint i Canva,
• prowadzenie kalendarza spotkań oraz monitorowanie ważnych terminów,
• wsparcie procesów onboardingu i offboardingu pracowników biurowych, w tym przygotowywanie stanowisk pracy i wydawanie sprzętu,
• monitorowanie terminów związanych z samochodami służbowymi oraz prowadzenie ewidencji kilometrów,
• bieżąca współpraca z klientami, dostawcami, firmami kurierskimi i urzędami,
• obsługa recepcji oraz wsparcie pracowników i interesantów,
• zapewnienie zaopatrzenia biura w materiały biurowe i artykuły spożywcze,
• koordynowanie zgłoszeń dotyczących awarii, napraw i serwisu urządzeń oraz infrastruktury biurowej,
• realizacja bieżących zadań administracyjnych i organizacyjnych oraz stosowanie obowiązujących procedur.

Wymagania

• doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej - warunek konieczny,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
• samodzielność, odpowiedzialność i dokładność,
• umiejętność sprawnego koordynowania wielu zadań jednocześnie,
• dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i PowerPoint,
• komunikatywność i swoboda w kontaktach z pracownikami, klientami i dostawcami,

Mile widziane

• prawo jazdy kat. B
• znajomość Canva będzie dodatkowym atutem,
• doświadczenie w koordynacji biura, administracji floty lub obsłudze Zarządu.

Oferujemy

• elastyczną formę współpracy (Umowa o pracę, Umowa zlecenie lub kontrakt B2B),
• możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji,
• pakiet benefitów pozapłacowych (dofinansowanie do karty sportowej oraz opieki medycznej)
• biuro w biznesowym centrum Gdańska

Jeśli dobrze odnajdujesz się w organizacji pracy, lubisz mieć wszystko pod kontrolą i chcesz mieć realny wpływ na sprawne funkcjonowanie naszego biura - zapraszamy do aplikowania!