Specjalista/Specjalistka ds. administracyjnych

Jesteśmy firmą działającą na rynku od ponad 35 lat. Doradzamy klientom w zakresie BHP, dostarczamy produkty i usługi oraz dystrybuujemy automaty wydające. Nasze artykuły trafiają codziennie do tysięcy klientów w Polsce i Europie.

W związku z rozwojem firmy szukamy osoby, która zadba o sprawny przebieg codziennych spraw administracyjnych i będzie wspierać nas w zadaniach operacyjnych. To praca dla kogoś, kto potrafi mieć pod kontrolą kilka tematów jednocześnie, szybko odnajduje się w nowych sytuacjach i lubi doprowadzać sprawy do końca.

Twój zakres obowiązków

• Ścisła współpraca z działem księgowości, prawnym oraz pozostałymi działami firmy
• Przygotowywanie zestawień, raportów, pism i innych dokumentów, również na potrzeby kontaktu z instytucjami, takimi jak ZUS czy urząd skarbowy
• Realizacja przelewów systemem home banking
• Wprowadzanie płatności ZUS-y, PIT-y, VAT-y, PFRON, ZFRON, PPK
• Rozliczanie faktur z wypłatami gotówkowymi i przelewowymi
• Tworzenie kompensat
• Analiza terminowości i uzgadnianie płatności przeterminowanych z działem zakupów, wysyłanie e-maili zwrotnych z informacją celem realizacji zamówień
• Obsługa leasingowa ( terminy płatności, zgodnośc dokumnetów)
• Prowadzenie dokumentacji biurowej, wprowadzanie jej do systemu i archiwizacja
• Weryfikacja i monitorowanie należności
• Nadzór ubezpieczeń firmy wraz z przeprowadzaniem ofertowania i ścisłą współpraca z brokerem
• Praca na dokumentach wykorzystywanych w obiegu firmy, np. FV, KW, KP itp.
• Weryfikacja kompletności dokumentów oraz poprawne kierowanie ich do dalszego obiegu
• Odbieranie połączeń, udzielanie informacji i kierowanie spraw do właściwych osób
• Pilnowanie terminów, przepływu informacji i realizacji bieżących ustaleń
• Wspieranie zespołu w różnorodnych sprawach organizacyjnych oraz rozwiązywanie powtarzających się problemów w codziennej pracy
• Zastępowanie innych osób w dziale podczas ich nieobecności, w zakresie wcześniej poznanych zadań i bieżących potrzeb zespołu
• Kontrola terminów przeglądu obiektu

Szukamy osoby, która

• Dobrze zna MS Office, szczególnie Word i Excel
• Potrafi samodzielnie organizować pracę, ustalać priorytety i prowadzić kilka zadań równocześnie
• Zachowuje opanowanie pod presją czasu i umie działać w dynamicznym środowisku
• Szybko się uczy, myśli logicznie i szuka praktycznych rozwiązań
• Zauważa powtarzające się problemy i potrafi zaproponować, jak im zapobiegać
• Jest dokładna, komunikatywna i odpowiedzialna za powierzone sprawy

Mile widziane

• Doświadczenie na podobnym stanowisku
• Znajomość systemów ERP (np. Subiekt)
• Znajomość języka angielskiego

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku
• Wdrożenie oraz wsparcie zespołu i przełożonego
• Dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej
• Ubezpieczenie grupowe i pakiety sportowe
• Możliwość rozwoju kompetencji zawodowych

Jeśli lubisz różnorodną pracę, potrafisz sprawnie przechodzić od jednego zadania do drugiego i szukasz rozwiązań zamiast czekać na gotowe instrukcje, prześlij nam swoje CV.