Prosessleder

Oppdragsbeskrivelse

Midlertidig strategisk og operativ bistand til avdelingsdirektøren - utvikling av Digitale tjenester

DIO skal være departementenes strategiske digitaliseringspartner. Avdeling Digitale tjenester har en sentral rolle i dette arbeidet gjennom forvaltning og videreutvikling av digitale tjenester som understøtter departementenes behov. Utviklingen mot Neste DIO innebærer økt vekt på tjenesteorientering, tverrfaglig samarbeid og tydeligere roller og ansvar.

Avdelingen skal derfor videreutvikle sin organisering, styring og arbeidsformer, samtidig som løpende drift og leveranser ivaretas. Endringene skal legge til rette for bærekraftig ledelse, sterke fagmiljøer og et godt samspill mellom linjeorganisasjonen, tjenesteområdene og tverrfaglige team.

For å planlegge og gjennomføre dette arbeidet har avdelingsdirektøren behov for en erfaren rådgiver som kan kombinere strategisk sparring med praktisk bistand i organisasjonsendringen.

Formål med oppdraget

Oppdraget skal styrke avdelingsdirektørens kapasitet til å utvikle og endre organiseringen av Digitale tjenester i retning Neste DIO og tjenesteorientering. Ressursen skal være rådgiver og tett sparringspartner og bistå i planlegging av organisasjonsendringen, vurdering av organisasjonsdesign og implementering av ny organisering. Arbeidet skal omfatte arbeidsformer, styring og tydeligere roller og ansvar, herunder samspillet mellom linjeansvar og tjenesteområdeansvar, med utgangspunkt i avdelingens mål og brukernes behov.

Ressursen skal

• bidra til å styrke avdelingens strategiske styringsevne
• støtte organisasjonsutvikling og gjennomføring av endringer
• bidra til at nye team og arbeidsformer blir etablert og fungerer i praksis
• bidra til bedre struktur, fremdrift og oppfølging

Bistanden skal utføres sammen med avdelingsdirektøren og relevante deler av organisasjonen. Den skal kombinere analyse og rådgivning med praktiske bidrag som gjør DIO bedre i stand til å gjennomføre og videreføre utviklingen.

Oppdragets hovedområder - Strategisk sparring og utvikling av styring

Ressursen skal være rådgiver for avdelingsdirektøren og bistå i å utvikle og etablere en ny organisering av avdelingen med god styring, tydelige roller og ansvar og hensiktsmessige arbeidsformer. Arbeidet skal bidra til et godt samspill mellom linjeansvar og tjenesteområdeansvar.

Bistanden skal blant annet omfatte

• sparring om strategiske og organisatoriske veivalg, alternativer, konsekvenser og risiko
• bidrag til å se sammenhengen mellom organisering, kompetanse, kapasitet, arbeidsformer og leveranser
• bidrag til hensiktsmessige former for prioritering, beslutninger og oppfølging
• støtte til å omsette retningen for Neste DIO og tjenesteorientering til endringer i avdelingens organisering og arbeidsformer
• bistand til å belyse strategisk viktige saker og forberede og følge opp beslutninger

Organisasjonsutvikling og organisasjonsdesign

Ressursen skal bistå avdelingsdirektøren med å planlegge utviklingsprosessen og utforske hvordan struktur, roller, ansvar og samarbeid kan understøtte ønsket retning og brukernes behov. Arbeidet skal ikke forutsette en bestemt organisasjonsmodell.

Bistanden skal blant annet omfatte

• støtte til å konkretisere mål, designkriterier og en utviklingsprosess med aktiviteter, involvering og beslutningspunkter
• bidrag til vurderinger av seksjonsstruktur, kontrollspenn, ledelseskapasitet og ansvarsdeling
• bistand til å bruke eksisterende underlag og ved behov supplere innsikten om kapasitet, kompetanse og fremtidige behov
• støtte til å identifisere gap og belyse alternativer, anbefalinger, risiko og konsekvenser som grunnlag for beslutninger
• bistand til å avklare roller, ansvar, beslutningsmyndighet og samspill mellom linjen, tjenesteområdeansvar og produkt- og tjenesteteam
• tilrettelegging for arbeidsøkter, involvering, felles forståelse og forankring på tvers av seksjonene

Støtte til gjennomføring, team og arbeidsformer

Ressursen skal støtte avdelingsdirektøren og organisasjonen i gjennomføringen av besluttede endringer og bidra til at team og arbeidsformer fungerer i praksis og kan videreutvikles av DIO.

Bistanden skal blant annet omfatte

• støtte til planlegging og oppfølging av overgangen til ny organisering, med avklaring av aktiviteter, ansvar og milepæler
• bidrag til etablering og utvikling av team, mandater, roller, grenseflater og samarbeidsarenaer
• bistand til koordinering av aktiviteter og avklaringer på tvers av seksjonene
• støtte til utprøving, læring og forbedring av arbeidsformer
• bistand til å håndtere risiko, avhengigheter og hindringer og synliggjøre behov for beslutninger
• støtte til involvering, forankring og kommunikasjon underveis
• bidrag til dokumentasjon, kompetanseoverføring og videreføring av utviklingsarbeidet i organisasjonen

Forventet bidrag og resultater

Oppdraget skal bidra til varige forbedringer som utvikles og forankres i DIO. Forventede resultater er:

• tydeligere retning og bedre sammenheng mellom mål, prioriteringer og gjennomføring
• bedre grunnlag for organisatoriske veivalg, med innsikt i kapasitet, kompetanse, konsekvenser og risiko
• organisering og ansvarsdeling som understøtter tjenesteorientering, samarbeid og verdi for brukerne
• team og arbeidsformer som fungerer i praksis og kan videreutvikles
• bedre struktur, fremdrift og oppfølging i utviklingsarbeidet
• økt evne i organisasjonen til å videreføre utviklingen etter oppdraget

Konkrete aktiviteter og behov for underlag, planer og dokumentasjon avklares løpende med avdelingsdirektøren innenfor oppdragets rammer. Ressursen skal ta ansvar for avtalte oppgaver og bidra aktivt til fremdrift. Eierskapet til utviklingen og beslutningene ligger i DIO, og gjennomføringen tilpasses nødvendige beslutnings- og involveringsprosesser.

Arbeidsform og organisering

Avdelingsdirektøren er oppdragsansvarlig og primær kontaktperson og prioriterer bistanden. Arbeidet skal gjennomføres i tett samspill med organisasjonen. Seksjonslederne skal involveres i utvikling, forankring og implementering. Øvrig samarbeid i DIO avklares under planleggingen.

Det forventes at ressursen

• raskt setter seg inn i avdelingens ansvarsområder, utfordringer og prioriteringer
• arbeider selvstendig og proaktivt innenfor avtalte rammer
• tar ansvar for avtalte oppgaver og bidrar til enkel struktur, fremdrift og oppfølging i utviklingsarbeidet
• kombinerer analyse og rådgivning med praktisk bistand til gjennomføring
• involverer relevante ledere og medarbeidere
• synliggjør risiko, avhengigheter og behov for beslutninger tidlig
• bidrar til nødvendig dokumentasjon, læring og kompetanseoverføring slik at arbeidet kan videreføres

Avgrensning av rollen

Ressursen skal være rådgiver og bistå avdelingsdirektøren i utvikling og endring av avdelingens organisasjon. Målet er ny organisering med bedre styring, tydeligere roller og ansvar og hensiktsmessige arbeidsformer. Løsningene skal utvikles og forankres sammen med DIO. Ressursen har ansvar for avtalte oppgaver og praktiske bidrag, mens DIO eier prosessen og treffer beslutningene.

Bistand til seksjonslederne skal gjelde felles utviklings- og endringsaktiviteter og prioriteres av avdelingsdirektøren. Generell avlastning i løpende ledelse, medarbeideroppfølging, drift og leveranser inngår ikke.

Ressursen har ikke formelt linje- eller personalansvar. Beslutninger treffes i DIOs ordinære styrings- og beslutningslinjer.

Krav til tilbudt ressurs -Obligatoriske krav

Tilbudt ressurs skal ha

• relevant høyere utdanning. Lang og særlig relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
• solid og dokumentert ledererfaring fra større eller komplekse virksomheter
• erfaring med både strategisk og operativ ledelse
• dokumentert erfaring med organisasjonsutvikling og endringsledelse, herunder planlegging, organisasjonsdesign og praktisk implementering av ny organisering, samt god kunnskap om organisasjonsdesign og styringsmodeller for teknologi-, digitaliserings- eller tjenesteorganisasjoner, inkludert samspillet mellom linjeansvar, tjenesteområdeansvar og tverrfaglige team
• erfaring med å bistå virksomhets- eller avdelingsledelse i krevende utviklings- eller omstillingsprosesser
• erfaring med å omsette mål og beslutninger til konkrete tiltak og resultater
• erfaring med å drive frem aktiviteter på tvers av organisatoriske enheter og fagområder
• svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk

Ønskede kvalifikasjoner

Det er ønskelig at ressursen har

• ledererfaring fra teknologi-, digitaliserings- eller tjenesteorganisasjoner
• erfaring fra offentlig sektor eller politisk styrte virksomheter
• erfaring med etablering og utvikling av produkt- eller tjenesteteam
• erfaring med vurdering av kontrollspenn og samspill mellom linjeorganisering, team og ansvar på tvers
• erfaring med kompetanse- og kapasitetsanalyser
• erfaring med utvikling av ledergrupper og styringsmodeller
• forståelse for sammenhengen mellom organisering, teknologi, kompetanse, tjenester og virksomhetsstyring, samt kjennskap til relevante faglige metoder, anerkjent praksis og erfaringer fra sammenlignbare organisasjonsendringer og evne til å tilpasse disse til DIOs behov og rammer

Personlige egenskaper

Det vil bli lagt vekt på at ressursen

• har høy ledermessig troverdighet og god rolleforståelse
• kombinerer strategisk perspektiv med praktisk gjennomføringsevne
• er selvstendig, strukturert og resultatorientert
• skaper fremdrift uten å måtte detaljstyres
• er trygg og konstruktiv i dialog med ledere
• kan utfordre vurderinger på en respektfull måte
• bygger tillit og gode samarbeidsrelasjoner
• håndterer komplekse og sensitive problemstillinger med høy integritet
• bidrar til helhet og samarbeid på tvers
• deler kompetanse og gjør ledergruppen bedre i stand til å videreføre arbeidet

Omfang 900 timer, Oppstartstidspunkt: ASAP- 30.06.2027

Opsjon på forlengelse etter avtale

Arbeidssted: Onsite Oslo

Intern søknadsfrist: 10.11 Kl: 14:00 - Ta kontakt for kompetansematrise.