Project & Administration Coordinator (Executive Support)

Dla naszego klienta - globalnej organizacji z branży farmaceutycznej - poszukujemy aktualnie osoby na stanowisko Administration / Project Coordinator, która będzie odpowiedzialna za profesionalną obsługę administracyjną oraz wsparcie dla Global Finance Operations Practice Lead oraz innych osób z zespołu kierowniczego zlokalizowanego w Polsce.

Jakie będą Twoje zadania?

• wsparcie operacyjne i koordynacja inicjatyw: Wsparcie liderów Global Finance Operations w realizacji celów strategicznych; monitorowanie backlogu, postępów i terminowości projektów; pełnienie roli punktu kontaktowego w wybranych procesach administracyjnych przy zachowaniu ścisłej poufności (dane biznesowe, HR).
• zarządzanie kalendarzem i spotkaniami: Koordynacja złożonych grafików w różnych strefach czasowych; przygotowywanie agend, materiałów, protokołów (minutes) i zadań po spotkaniach; ścisła współpraca z kierownictwem GBS.
• podróże i logistyka: Kompleksowa organizacja podróży krajowych i zagranicznych (rezerwacje, wizy, plany podróży); rozliczanie delegacji, wydatków i faktur zgodnie z procedurami firmy.
• organizacja wydarzeń: Planowanie i obsługa logistyczna spotkań zespołowych, warsztatów, wyjazdów integracyjnych (offsites) oraz koordynacja współpracy z zewnętrznymi dostawcami.
• dokumentacja i korespondencja: Samodzielne prowadzenie bieżącej korespondencji i terminowe odpowiadanie na zapytania; pozyskiwanie dokumentów urzędowych; przygotowywanie prezentacji biznesowych; zarządzanie obiegiem dokumentów i podpisów elektronicznych.
• zarządzanie wiedzą i komunikacja wewnętrzna: Nadzór nad biblioteką dokumentacji projektowej; administrowanie platformami współpracy (zarządzanie uprawnieniami, strukturą i treścią); przygotowywanie i dystrybucja komunikatów do globalnego zespołu.
• budżet i zakupy: Wsparcie w bieżącym monitorowaniu budżetu oraz obsłudze zamówień (purchasing).
• relacje i sieć kontaktów: Utrzymywanie współpracy z asystentami w strukturach GBS oraz koordynacja relacji zewnętrznych (członkostwa, wystąpienia publiczne, umowy).

Czego oczekujemy od Ciebie?

• minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku asystentki/ta zarządu we wsparciu wyższej kadry kierowniczej lub osób na szczeblu C-level, w globalnej organizacji o strukturze macierzowej.
• zaawansowanych umiejętności w obsłudze pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• doskonałej organizacji pracy, połączonej z umiejętnością rozwiązywania problemów, proaktywnością, ustalaniem priorytetów i dotrzymywania terminów w dynamicznym środowisku pod presją czasu
• dbałości o detale oraz znajomości podstaw operacyjnych finansów
• doskonałych umiejętności komunikacyjnych w mowie i piśmie
• odpowiedzialności za powierzone zadania, bycie wzorem w zakresie etyki i compliance
• umiejętności budowania trwałych relacji na wszystkich szczeblach organizacji – od kadry zarządzającej, przez zespoły międzyfunkcyjne, po interesariuszy zewnętrznych.
• wykształcenia wyższego - preferowane kierunki biznesowe/ekonomiczne.
• biegłej znajomości języka angielskiego i polskiego (warunek konieczny).

Czego możesz od nas oczekiwać?

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę na okres 12 miesięcy z perspektywą przedłużenia ( pierwsza umowa poprzez Randstad )
• dostęp do benefitów : opieka medyczna, karta sportowa
• hybrydowy tryb pracy

Agencja zatrudnienia – nr wpisu 47

ta oferta pracy przeznaczona jest dla osób powyżej 18 roku życia

doświadczenie

powyżej 24 miesięcy