Office & Facility Coordinator

Dla jednego z naszych klientów z branży medycznej poszukujemy osoby na stanowisko: Office & Facility Coordinator.

Miejsce pracy: Warszawa - Włochy, ul. Muszkieterów 15.

Zakres obowiązków

• Zapewnienie sprawnego, codziennego funkcjonowania biura: organizacja pracy przestrzeni biurowej, przygotowywanie spotkań, obsługa gości oraz bieżące wsparcie pracowników.
• Zamawianie i kontrola zapasów materiałów biurowych, spożywczych i higienicznych.
• Obsługa korespondencji i przesyłek (przychodzących i wychodzących) oraz organizacja działań administracyjnych związanych z pracą biura.
• Wsparcie w obiegu dokumentów: faktur, umów i innych dokumentów we współpracy z odpowiednimi działami.
• Zarządzanie kluczami i kartami dostępu, dbanie o porządek w ewidencjach oraz koordynacja kwestii organizacyjnych związanych z dostępami.
• Współpraca z administracją budynku oraz dostawcami zewnętrznymi (m.in. firmy sprzątające, serwis, podwykonawcy).
• Zgłaszanie usterek, monitorowanie realizacji zgłoszeń, organizacja napraw i serwisów oraz dopilnowanie terminowości i jakości wykonania prac.
• Nadzór nad standardem i utrzymaniem przestrzeni biurowej, reagowanie na bieżące potrzeby oraz inicjowanie usprawnień w obszarze organizacji biura i usług wspierających.

Wymagania

• Doświadczenie w obszarze: administracja biurowa / office management / recepcja / koordynacja usług administracyjnych.
• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność, umiejętność ustalania priorytetów.
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego - używany na co dzień w pracy.
• Proaktywność, odpowiedzialność i praktyczne podejście do rozwiązywania bieżących problemów.
• Komunikatywność i umiejętność współpracy z pracownikami oraz dostawcami.
• Znajomość języka niemieckiego - mile widziana.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.

Oferujemy

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Konkurencyjne wynagrodzenie.
• Możliwość korzystania z benefitów: karta Multisport, opieka medyczna.
• Pracę w nowo otwartym centrum dystrybucji w branży medycznej.
• Stacjonarną pracę na pełen etat w godzinach 9:00 - 17:00.
• Darmowy parking przy biurze.
• Samodzielne stanowisko z realnym wpływem na organizację pracy biura i standardy funkcjonowania przestrzeni.
• Wdrożenie do roli oraz bieżące, stałe wsparcie zespołu na każdym etapie współpracy.

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64, 00-534 Warszawa. (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danych

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329