Kierownik Biura Zarządu

Kierownik Biura Zarządu (m/k) (Office Manager)

Miejsce pracy: Łowicz

W Vinci Play projektujemy i tworzymy place zabaw. Szukamy osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie Biura Zarządu, skutecznie wesprze Zarząd w codziennej pracy oraz uporządkuje i usprawni procesy. Jeśli świetnie organizujesz pracę, potrafisz ustalać priorytety i z wyprzedzeniem reagujesz na potrzeby organizacji, porozmawiajmy.

Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie codziennego funkcjonowania Biura Zarządu oraz zapewnienie jego sprawnej organizacji.
• Kompleksowe wsparcie Zarządu i kluczowych pracowników w bieżących sprawach organizacyjnych i administracyjnych.
• Nadzór nad obiegiem dokumentów, w tym faktur, umów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej związanej z działalnością Zarządu.
• Koordynowanie współpracy z dostawcami usług zewnętrznych
• Prowadzenie i koordynowanie kalendarzy, spotkań oraz podróży służbowych Zarządu.
• Wsparcie Zarządu w organizacji wydarzeń firmowych i zewnętrznych, w tym targów oraz spotkań z kontrahentami.
• Organizacja spotkań Zarządu, profesjonalna obsługa wizyt kontrahentów i gości, w tym partnerów zagranicznych.
• Zapewnienie wysokich standardów poufności i bezpieczeństwa w obiegu informacji.
• Monitorowanie realizacji uzgodnionych zadań, terminów i ustaleń oraz rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych.
• Identyfikowanie, projektowanie i wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych Biura Zarządu.
• Zarządzanie pracą podległego zespołu (1-2 osoby).

Nasze wymagania

• Minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku.
• Minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku, obejmującym wsparcie kadry zarządzającej lub koordynację pracy biura.
• Dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2), umożliwiająca swobodną komunikację z partnerami zagranicznymi.
• Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i skutecznego działania w warunkach wielozadaniowości.
• Doświadczenie w usprawnianiu procesów i wdrażaniu zmian.
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, dyskrecja oraz wysoka kultura osobista.
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel, PowerPoint i Outlook.
• Samodzielność, proaktywność i umiejętność szybkiego rozwiązywania problemów.
• Prawo jazdy kat. B.

Co oferujemy?

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia, kompetencji i zakresu odpowiedzialności.
• Narzędzia niezbędne do pracy.
• Pakiet benefitów: prywatna opieka medyczna, karta sportowa, ubezpieczenie na życie, premia za polecenie pracownika, dofinansowanie zakupu okularów oraz bezpłatna nauka języków na platformie e-learningowej eTutor.

Możliwość rozwoju zawodowego i realnego wpływu na organizację oraz usprawnianie pracy Biura Zarządu.