Office Manager lub Koordynator / Koordynatorka Biura

Świetnie organizujesz pracę, pilnujesz terminów i potrafisz zadbać o to, żeby nawet przy wielu równoległych zadaniach wszystko przebiegało zgodnie z planem?

Dołącz do Boska Nails!

Boska Nails to dynamicznie rozwijająca się polska marka z branży beauty, specjalizująca się w profesjonalnych produktach do stylizacji paznokci. Rozwijamy naszą obecność w Polsce i na rynkach zagranicznych, a sprawna organizacja pracy i dobra komunikacja między działami są dla nas ważnym elementem codziennego funkcjonowania firmy.

Do naszego zespołu poszukujemy samodzielnej, odpowiedzialnej i doskonale zorganizowanej osoby, która przejmie odpowiedzialność za koordynację pracy biura, bieżące wsparcie Zarządu oraz nadzór nad terminową realizacją zadań.

Szukamy kogoś, kto potrafi przewidywać potrzeby, ustalać priorytety i sprawnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie. Kogoś, kto nie tylko realizuje powierzone obowiązki, ale również wychodzi z inicjatywą, proponuje rozwiązania i potrafi samodzielnie doprowadzać sprawy do końca.

Czym będziesz się zajmować?

Organizacja biura i obsługa administracyjna

• Koordynowanie codziennego funkcjonowania biura oraz dbanie o jego sprawną organizację.
• Profesjonalna obsługa gości, kontrahentów i partnerów biznesowych.
• Obsługa sekretariatu, w tym połączeń telefonicznych, poczty elektronicznej oraz korespondencji.
• Ewidencjonowanie i archiwizacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i informacji w firmie.
• Organizowanie zaopatrzenia biura oraz współpraca z dostawcami usług administracyjnych.

Wsparcie organizacyjne Zarządu

• Kompleksowe zarządzanie kalendarzem Zarządu, w tym planowanie spotkań, ustalanie terminów i koordynowanie harmonogramu dnia.
• Monitorowanie ważnych terminów, zobowiązań i zadań oraz przypominanie o zbliżających się działaniach.
• Organizowanie wyjazdów służbowych, spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych i eventów.
• Rezerwacja hoteli, biletów lotniczych, transportu oraz przygotowywanie planów podróży.
• Koordynowanie wizyt i spotkań Zarządu, również o charakterze prywatnym, w uzgodnionym zakresie.
• Przygotowywanie materiałów, dokumentów, raportów, zestawień i korespondencji na potrzeby Zarządu.
• Monitorowanie realizacji ustaleń podjętych podczas spotkań.

Koordynacja zadań i współpraca między działami

• Bieżące zarządzanie zadaniami i harmonogramami w Trello.
• Monitorowanie terminowości realizacji zadań powierzonych pracownikom poszczególnych działów.
• Weryfikowanie statusów zadań oraz sygnalizowanie opóźnień i potencjalnych problemów.
• Dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy Zarządem a pracownikami.
• Przygotowywanie bieżących podsumowań i raportów dotyczących realizowanych zadań.
• Wspieranie wdrażania rozwiązań usprawniających organizację pracy.

Nadzór nad terminami i dokumentacją firmową

• Monitorowanie terminów obowiązkowych szkoleń BHP i badań medycyny pracy.
• Prowadzenie ewidencji terminów przeglądów technicznych, polis ubezpieczeniowych oraz innych zobowiązań administracyjnych.
• Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług, w tym firmami szkoleniowymi, serwisowymi i ubezpieczeniowymi.
• Dbanie o aktualność i uporządkowanie dokumentacji administracyjnej.

Kogo szukamy?

Osoby, która

• Ma minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku, związanym z koordynacją pracy biura, administracją lub bezpośrednim wsparciem Zarządu.
• Jest doskonale zorganizowana i potrafi skutecznie zarządzać wieloma zadaniami oraz terminami jednocześnie.
• Wyróżnia się samodzielnością, odpowiedzialnością, dokładnością i terminowością.
• Potrafi przejmować inicjatywę, podejmować decyzje w ramach swoich kompetencji i proponować konkretne rozwiązania.
• Umie ustalać priorytety, przewidywać potrzeby i odpowiednio reagować na zmieniające się sytuacje.
• Ma wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, jest otwarta na współpracę i swobodnie nawiązuje kontakty.
• Bardzo dobrze obsługuje komputer, pakiet MS Office lub Google Workspace oraz urządzenia i narzędzia biurowe.
• Sprawnie korzysta z narzędzi do organizacji pracy i zarządzania zadaniami, takich jak Trello.
• Potrafi rozsądnie i odpowiedzialnie korzystać z narzędzi AI, wykorzystując je do usprawniania codziennych obowiązków z zachowaniem zasad poufności danych.
• Zna język angielski na poziomie komunikatywnym, umożliwiającym prowadzenie korespondencji oraz rozmów w sprawach organizacyjnych (minimum B1).
• Jest osobą dyskretną, godną zaufania i potrafi odpowiedzialnie zarządzać informacjami poufnymi.
• Jest czynnym kierowcą kategorii B.

Dodatkowym atutem będzie

• Doświadczenie w bezpośredniej współpracy z właścicielami firm lub Zarządem.
• Doświadczenie w organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych i spotkań biznesowych.
• Znajomość branży beauty, kosmetycznej lub e-commerce.
• Doświadczenie w tworzeniu i wdrażaniu procedur usprawniających organizację pracy.
• Znajomość dodatkowych narzędzi do zarządzania projektami i automatyzacji pracy biurowej.

Co oferujemy?

• Pracę w rozwijającej się polskiej marce beauty.
• Samodzielne i odpowiedzialne stanowisko z realnym wpływem na organizację pracy firmy.
• Bezpośrednią współpracę z Zarządem i możliwość uczestniczenia w bieżących projektach firmy.
• Przestrzeń na własne pomysły, inicjatywę i wdrażanie usprawnień.
• Możliwość rozwoju zawodowego wraz z marką.
• Współpracę z zespołem reprezentującym różne obszary działalności firmy.
• Pracę stacjonarną w biurze w centrum Łowicza.
• Stabilne zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin.

Ważne - szukamy osoby, która potrafi działać samodzielnie!

To nie jest stanowisko polegające wyłącznie na odbieraniu telefonów, obsłudze korespondencji czy wykonywaniu bieżących poleceń.

Szukamy osoby, która potrafi przejąć odpowiedzialność za organizację pracy biura i skutecznie wspierać Zarząd w codziennych obowiązkach.

Kogoś, kto zauważy zbliżający się termin, zanim stanie się pilny, przypomni o niezrealizowanym zadaniu, zadba o sprawny przepływ informacji i zaproponuje rozwiązanie, gdy pojawi się problem.

Cenimy samodzielność, dobrą organizację, odpowiedzialność i umiejętność doprowadzania powierzonych spraw do końca.

Jak aplikować?

Prześlij nam

• CV z aktualną klauzulą dotyczącą przetwarzania danych osobowych na potrzeby rekrutacji.
• Krótką informację o swoim doświadczeniu w organizacji pracy biura, koordynowaniu zadań lub bezpośrednim wsparciu Zarządu.

W tytule wiadomości wpisz: Rekrutacja - Office Manager / Koordynacja Biura

Dołącz do Boska Nails i pomóż nam tworzyć miejsce, w którym dobra organizacja pozwala całemu zespołowi działać sprawniej!