Asystent osobisty / biznesowy osoby zarządzającej (Personal / Business Assistant)

Szukamy zorganizowanej, odpowiedzialnej i samodzielnej osoby na stanowisko asystenta osoby zarządzającej, która pomoże koordynować procesy w firmie, monitorować realizację zadań i zapewniać sprawne wsparcie administracyjne.

Zależy nam na osobie, która potrafi nie tylko wykonywać polecenia, ale również samodzielnie znajdować rozwiązania, porządkować informacje i doprowadzać zadania do końca.

Główne obowiązki

• Przygotowywanie, opracowywanie i porządkowanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych oraz raportów.
• Prowadzenie i aktualizowanie wewnętrznych baz danych.
• Koordynowanie zadań pracowników, monitorowanie terminów realizacji oraz zbieranie informacji o postępach.
• Monitorowanie realizacji ustaleń oraz bieżące informowanie osoby zarządzającej o wynikach i pojawiających się trudnościach.
• Prowadzenie korespondencji biznesowej oraz kontakt z pracownikami, klientami, partnerami i wykonawcami.
• Organizowanie i koordynowanie spotkań służbowych, spisywanie ustaleń oraz kolejnych działań.
• Wyszukiwanie, analizowanie i porządkowanie informacji potrzebnych do rozwiązywania bieżących spraw.
• Wyszukiwanie wykonawców i dostawców, zbieranie oraz porównywanie ofert handlowych.
• Rozwiązywanie bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych.
• Przygotowywanie propozycji i wariantów rozwiązań dotyczących zadań operacyjnych.

Nasze oczekiwania

• Znajomość języka polskiego na poziomie co najmniej B2 oraz biegła znajomość języka ukraińskiego lub rosyjskiego.
• Dobra znajomość Google Workspace / MS Office, w tym Excel / Google Sheets.
• Umiejętność pracy z dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i dużą ilością informacji.
• Umiejętność poprawnego i profesjonalnego prowadzenia korespondencji biznesowej.
• Umiejętność korzystania z narzędzi AI, takich jak ChatGPT i podobne, do realizacji zadań służbowych.
• Dobra organizacja pracy, systematyczność i dbałość o szczegóły.
• Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa.
• Umiejętność ustalania priorytetów i pilnowania terminów.
• Gotowość do pracy w dynamicznym środowisku i sprawnego przechodzenia między zadaniami.

Mile widziane

• Doświadczenie na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub koordynacyjnym.
• Doświadczenie w pracy z systemami CRM lub podobnymi.
• Doświadczenie we współpracy z wykonawcami.
• Znajomość języka angielskiego.

Oferujemy

• Pracę stacjonarną w biurze w Warszawie.
• Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–18:00.
• Różnorodne zadania i bezpośrednią współpracę z osobą zarządzającą.
• Możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania zakresu odpowiedzialności.

Szukamy osoby, która potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, znajdować rozwiązania i dbać o porządek w procesach firmowych.