Administrative Assistant

Wierzymy, że kultura organizacyjna i dobra atmosfera budują się każdego dnia, także poprzez małe gesty, dbałość o ludzi i przestrzeń, w której pracujemy. W j-labs taką rolę pełni Administrative Assistant.

To właśnie ta osoba dba o to, by j-labs było miejscem, do którego chce się wracać, gdzie panuje dobra energia, a codzienna współpraca przebiega płynnie i w przyjaznej atmosferze. Łączy troskę o ludzi, przestrzeń i sprawnie działające procesy, będąc jednocześnie wizytówką firmy dla gości, kandydatów i partnerów biznesowych.

Zakres obowiązków

• Biuro i recepcja
• obsługa gości, klientów i partnerów biznesowych,
• koordynacja wizyt, spotkań oraz rezerwacji sal konferencyjnych,
• wsparcie organizacyjne spotkań Zarządu,
• współpraca z dostawcami oraz koordynacja zamówień dla biura,
• obsługa korespondencji i przesyłek,
• dbanie o komfort pracowników oraz sprawne funkcjonowanie biura.
• Administracja
• wsparcie wybranych procesów administracyjnych, m.in. związanych z podróżami służbowymi i nieobecnościami,
• współpraca z zespołem HR Administration,
• przygotowywanie, obieg i archiwizacja dokumentacji,
• praca z dokumentami zawierającymi dane poufne.
• Usprawnienia i projekty
• udział w projektach administracyjnych,
• wsparcie wdrażania nowych narzędzi i rozwiązań,
• identyfikowanie obszarów do usprawnień oraz proponowanie nowych rozwiązań w codziennych procesach.

Nasze oczekiwania

• minimum rok doświadczenia w administracji biurowej, recepcji lub obszarze wsparcia administracyjnego,
• doświadczenie w pracy w dynamicznym środowisku korporacyjnym lub dużej organizacji w sektorze IT,
• wysoka świadomość zasad bezpieczeństwa informacji oraz dbałość o zachowanie poufności danych i dokumentacji,
• doświadczenie w pracy z dokumentacją procesową i operacyjną,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy,
• inicjatywa w działaniu oraz chęć usprawniania procesów,
• praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office,
• gotowość do poznawania nowych narzędzi i systemów, takich jak Jira, SharePoint czy Power Apps,
• znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w polskiej firmie technologicznej z ponad 15-letnim doświadczeniem,
• możliwość rozwoju zawodowego i stopniowego przejmowania większej odpowiedzialności,
• możliwość poznania procesów z obszaru administracji, HR Administration i Legal,
• nowoczesne środowisko pracy wykorzystujące m.in. SharePoint, Jira, WebCon, Power Apps oraz rozwiązania AI,
• przestrzeń do realizacji własnych pomysłów i realny wpływ na funkcjonowanie biura,
• prywatną opiekę medyczną, kartę sportową lub platformę kafeteryjną oraz budżet rozwojowy,
• możliwość udziału w wyjazdach integracyjnych oraz inicjatywach wzmacniających kulturę organizacyjną.

Brzmi interesująco? Zapraszamy do przesłania CV i dołączenia do zespołu j-labs.

Dziękujemy za wszystkie aplikacje. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami zaproszonymi do kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego.