Specjalista/specjalistka ds. zasobu archiwalnego archiwów państwowych

Zakres zadań

• Prowadzi sprawy dot. scaleń zespołów rozbitych i przekazywania akt między archiwami państwowymi. Analizuje wnioski archiwów, bada prawidłowość rozmieszczenia zasobu i przygotowuje projekt rozstrzygnięcia do decyzji NDAP w celu realizacji nadzoru NDAP nad narodowym zasobem archiwalnym.
• Monitoruje ewidencję zasobu archiwów państwowych, szczególnie pod kątem jej poprawności i prawidłowości w celu realizacji nadzoru NDAP nad narodowym zasobem archiwalnym.
• Realizuje zadania wynikające z nadzoru nad opracowaniem zasobu archiwalnego przez archiwa państwowe w celu realizacji nadzoru NDAP nad narodowym zasobem archiwalnym.
• Bierze udział w kontrolach archiwów państwowych dot. ewidencjonowania i opracowania zasobu archiwalnego w celu zapewnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o prawidłowości postępowania archiwów w tych obszarach.
• Proponuje nowe rozwiązania i działania w zakresie ewidencji, opracowania zasobu archiwalnego oraz scalania zespołów, w tym przygotowuje projekty nowych lub zmian zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w celu koordynowania i wytyczania kierunków działalności archiwów państwowych.
• Współdziała w zakresie weryfikacji prawidłowości danych i analizuje informacje przekazywane przez archiwa państwowe, w tym dokumentację planistyczno-sprawozdawczą, w celu wsparcia monitorowania działań archiwów państwowych oraz zapewnienia o prawidłowości nadzorowanego przez stanowisko obszaru oraz wskazywania tendencji i trendów.
• Przygotowuje dane i analizy dot. zasobu archiwów państwowych w ramach współpracy w sprawach dotyczących przygotowania i monitorowania długofalowych i średniookresowych dokumentów strategicznych oraz programowych NDAP i archiwów państwowych w celu realizacji zadań Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w zakresie koordynowania i wytyczania kierunków działalności archiwów państwowych.
• Realizuje inne zadania zlecone przez dyrektora DOA, m.in. w ramach zastępstw w celu utrzymania ciągłości działalności departamentu.

Warunki pracy

Warunki pracy

• Krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe,
• Permanentna obsługa klienta zewnętrznego lub prowadzenie kontroli w innych urzędach;
• Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner);

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• Wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością,
• Brak progów utrudniających poruszanie się w ramach piętra osobom z niepełnosprawnością ruchową,
• Budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami, który obsługuje kondygnację 0, 1 i 2.
• Stanowisko pracy usytuowane jest na drugim piętrze budynku,
• Pomieszczenie sanitarne dostosowane do potrzeb osób z niepełnoprawnością znajduje się na parterze budynku, co powoduje konieczność otwierania drzwi z samozamykaczami,
• Stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.

Wymagania niezbędne wykształcenie: wyższe

• Doświadczenie: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji (jednostki sektora finansów publicznych)
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• Znajomość zarządzenia nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 stycznia 2018 r. ws. ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych,
• Znajomość zarządzenia nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 stycznia 2018 r. ws. w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych,
• Znajomość zarządzenia nr 50 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1 grudnia 2022 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania materiałów archiwalnych między archiwami państwowymi,
• Znajomość najomość ustawy o służbie cywilnej,
• Umiejętność biegłej obsługi komputera, w tym arkuszy kalkulacyjnych excel,
• Umiejętne stosowanie prawa w praktyce i interpretacja przepisów,
• Współpraca z innymi pracownikami, klientami, komórkami organizacyjnymi i jednostkami zewnętrznymi,
• Umiejętne argumentowanie i przekonywanie,
• Organizacja pracy i inicjatywa w działaniu,
• Myślenie analityczne, synteza i interpretacja danych,
• Znajomośc języka angielskiego na poziomie B1,
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe wykształcenie: wyższe historyczne ze specjalizacją archiwistyczną

• Doświadczenie: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku realizującym zadania ewidencjonowania, opracowania i nadzoru nad zasobem dokumentów lub zbiorów
• Znajomość Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej,
• Znajomość systemu Szukaj w Archiwach,
• Swobodne i zrozumiałe wypowiadanie się na piśmie,
• umiejętność skutecznego komunikowania się w mowie i piśmie.
• Znajomość języka niemieckiego na poziomie B1,
• Znajomośc języka francuskiego na poziomie B1.

Oferujemy

• Pracę w urzędzie wyróżnionym nagrodą Friendly Workplace 2024,
• Ruchomy czas pracy,
• Indywidualny rozkład czasu pracy,
• Możliwość pracy zdalnej,
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy,
• Miejsce do ćwiczeń lub zajęcia sportowo-rekreacyjne w miejscu pracy,
• Miejsce do odświeżenia się,
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu,
• Możliwość przyjścia do pracy z dzieckiem,
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną,
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• Możliwość korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w tym m.in. dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie pakietu sportowego, oraz dofinansowanie do wyjść kulturalnych: biletów do kina, teatru, muzeum, pożyczki na cele mieszkaniowe itp.
• Możliwość dodatkowego ubezpieczenia na życie oraz pakietu medycznego na korzystnych warunkach,
• Możliwość nauki języków obcych na platformie online eTutor,
• Dodatkową wpłatę pracodawcy do PPK (wzastająca w zależności od stażu pracy w NDAP),
• Kawa, herbata dla pracowników,
• Psycholog dla pracowników,
• Pokoje socjalne z pełnym wyposażeniem.

Dokumenty

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później,
• Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka niemieckiego/francuskiego

Termin i miejsce składania dokumentów Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-17

Miejsce składania dokumentów

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Rakowiecka 2D 02-517 Warszawa etap I - analiza złożonych dokumentów pod kątem spełnienia wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze;

etap II - rozmowa kwalifikacyjna, podczas której zostaną sprawdzone wiedza i kompetencje kandydata wymienione w ogłoszeniu.

W przypadku dużej liczby ofert dopuszcza się etap dodatkowy - test wiedzy, zadanie, case-study obejmujący zagadnienia wymienione w ogłoszeniu o pracę.

Inne informacje W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami