Specjalista/Specjalistka ds. Administracji i Komunikacji

Zatrudnienie

od 01.12.2026 r.

Termin przesyłania CV oraz podpisanego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych i wizerunku:

do 27.11.2026 r.

Zakres obowiązków

1.Realizacja zadań w Dziale Obsługi Zarządu, w szczególności poprzez

• wykonywanie zadań sekretarsko-kancelaryjnych, w tym koordynację obiegu korespondencji kierowanej do Zarządu ARMK oraz nadzór nad korespondencją prowadzoną z kontrahentami i kooperantami na zlecenie przełożonych
• przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie dokumentów, w tym obsługę firmowej poczty elektronicznej Spółki oraz innych platform lub systemów elektronicznego obiegu dokumentów, w których bierze udział korespondencja kierowana do Spółki
• nadzór nad właściwym obiegiem dokumentów, w tym faktur wpływających do Spółki pocztą tradycyjną, e-mailową i poprzez inne elektroniczne systemy obiegu dokumentów, oraz informacji
• prowadzenie rejestrów i spisów umów, upoważnień, pełnomocnictw i innych dokumentów w Spółce
• dostarczanie i wysyłkę korespondencji pomiędzy Spółką a jednostkami Gminy Miejskiej Kraków oraz spółkami zależnymi, jak również kontrahentami i organami Spółki
• współpracę w zakresie organizowania i obsługi posiedzeń Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki oraz przekazywanie uchwał odpowiednim komórkom organizacyjnym
• obsługę sekretarską i kancelaryjną Zarządu, w tym realizację zadań asystenckich
• koordynację zadań z zakresu przygotowania logistycznego i merytorycznego wyjazdów oraz spotkań
• udział w tworzeniu dokumentów Spółki pod względem ich zgodności z uregulowaniami wewnętrznymi
• udział w tworzeniu i aktualizacji procedur wewnętrznych
• tworzenie projektów dokumentów, w tym uchwał, zarządzeń, sprawozdań i raportów na użytek Zarządu oraz innych zleconych przez Zarząd materiałów
• zarządzanie hierarchią informacji napływających do Zarządu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych
• monitorowanie/łączenie rozmów telefonicznych, udzielanie informacji, przyjmowanie interesantów
• profesjonalną i uprzejmą obsługę klienta
• utrzymywanie kontaktów z kontrahentami Spółki
• współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi w ramach przygotowywania uroczystości i wydarzeń okolicznościowych organizowanych przez Spółkę
• współpracę z Biurem Inwestycji i Administracji ARMK w dbaniu o stałe zapewnienie w Spółce dostaw wyposażenia biurowego, materiałów biurowych, sanitarnych i spożywczych
• dbałość o gabinety Zarządu oraz o sekretariat Zarządu
• prowadzenie rejestru (ewidencji) kontroli prowadzonych w Spółce przez instytucje zewnętrzne
• prowadzenie rejestru (ewidencji) skarg i wniosków kierowanych do Zarządu Spółki
• prowadzenie księgi udziałów Spółki
• prowadzenie spraw z zakresu archiwum oraz koordynacja archiwizacji dokumentów poszczególnych komórek organizacyjnych
• współpraca z Działem Komunikacji i Koordynacji w zakresie m.in. prowadzenia mediów społecznościowych i stron internetowych marek ARMK
• inne czynności zlecone przez przełożonych
• Gospodarowanie środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami prawa, w sposób celowy, efektywny i oszczędny
• Reprezentowanie Działu w stosunku do innych Biur/Działów Spółki oraz w ramach przyznanych uprawnień wobec podmiotów lub instytucji zewnętrznych
• Współpracę z innymi Biurami/Działami Spółki w ramach realizacji celów działalności Spółki
• Realizację wszystkich innych obowiązków wynikających z wewnętrznych regulacji obowiązujących w Spółce
• Podnoszenie swoich kwalifikacji między innymi przez udział w szkoleniach, seminariach i kursach specjalistycznych
• Realizację innych zadań zleconych przez Zarząd Spółki

Wymagania

Wymagane wykształcenie

• wykształcenie minimalne: wyższe I stopnia (licencjat), mile widziane z zakresu administracji lub zarządzania
• wykształcenie optymalne/oczekiwane: wyższe II stopnia (magister), mile widziane z zakresu administracji lub zarządzania

Wymagane doświadczenie zawodowe

• doświadczenie minimalne: 3 lata doświadczenia w administracji publicznej lub spółce komunalnej
• doświadczenie optymalne/oczekiwane: 4 lata doświadczenia w administracji publicznej lub spółce komunalnej

Wymagana znajomość obsługi urządzeń i oprogramowania koniecznych do realizacji zadań:

• poziom minimalny:
• bardzo dobra obsługa komputera oraz standardowych urządzeń biurowych (komputer, drukarka, skaner)
• praktyczna znajomość pakietu biurowego (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna)
• umiejętność korzystania z systemów elektronicznego obiegu dokumentów
• umiejętność korzystania z elektronicznych narzędzi podpisu i autoryzacji dokumentów
• poziom optymalny:
• dobra znajomość zaawansowanych funkcji pakietu biurowego, w szczególności edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego
• znajomość systemów wewnętrznych wspierających obieg dokumentów, rejestrację spraw i raportowanie

Wymagana wiedza na stanowisku

• wymagana wiedza podstawowa:
• znajomość przepisów i regulacji wewnętrznych w organizacji
• znajomość przepisów prawa w sektorze publicznym
• znajomość zasad poufności i etykiety biznesowej
• wymagana wiedza specjalistyczna:
• bardzo dobra znajomość zasad poufności i etykiety biznesowej
• dobra znajomość zasad funkcjonowania organów spółek prawa handlowego

Wymagane umiejętności i postawy

• wymagane umiejętności i postawy w zakresie menedżerskim
• umiejętność koordynowania procesów i współpracy między komórkami organizacyjnymi
• wymagane umiejętności i postawy w zakresie współpracy i komunikacji
• umiejętność pracy zespołowej
• umiejętności komunikacji interpersonalnej
• wysoka kultura osobista i profesjonalizm
• umiejętność jasnego formułowania informacji
• umiejętność komunikacji z kadrą zarządzającą i reprezentowania stanowiska/Działu
• umiejętność dostosowania stylu komunikacji do różnych grup odbiorców (Zarząd, pracownicy, interesariusze zewnętrzni)
• umiejętność przekazywania informacji w sposób syntetyczny i adekwatny do potrzeb decyzyjnych organów Spółki
• wymagane umiejętności i postawy w zakresie pracy analitycznej
• umiejętność redagowania dokumentów
• umiejętność analizy sytuacji i rozwiązywania problemów
• umiejętność selekcji informacji
• dbałość o poprawność dokumentów
• umiejętność wyciągania wniosków i proponowania usprawnień
• umiejętność identyfikowania ryzyk administracyjnych i organizacyjnych
• umiejętność porządkowania złożonych informacji i przygotowywania syntetycznych materiałów dla organów Spółki
• Inne wymagane umiejętności i postawy:
• samodyscyplina
• organizacja pracy
• skrupulatność
• odpowiedzialność
• umiejętność pracy pod presją czasu
• dbałość o poufność informacji
• wysoka samodzielność w działaniu
• inicjatywa i proaktywność w usprawnianiu pracy administracyjnej
• odporność na stres i umiejętność pracy w środowisku o wysokiej dynamice decyzyjnej
• poczucie odpowiedzialności za jakość i terminowość obsługi organów spółki
• poufność i dbałość o wizerunek i interes Spółki

Benefity pracownicze

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• ubezpieczenie na życie

Rodzaj umowy

• Umowa o pracę na 3-miesięczny okres próbny, z możliwością kontynuacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony na okres minimum 12 miesięcy

Przed złożeniem aplikacji prosimy o zapoznanie się z klauzulą informacyjną dla kandydata do pracy.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi Kandydatami.