Specjalista/Specjalistka ds. Administracji

Agencja pracy Contrain dla swojego Klienta z branży motoryzacyjnej, poszukuje osoby na stanowisko Specjalisty/Specjalistki ds. Administracji.

Dołącz do zespołu HR & Administracja i wspieraj sprawne funkcjonowanie biura oraz codzienną obsługę pracowników.

Zakres obowiązków

• Organizacja podróży służbowych, w tym rezerwacja noclegów, lotów i transportu oraz przygotowywanie i rozliczanie kosztów podróży.
• Zakup i zarządzanie wyposażeniem, materiałami oraz sprzętem biurowym.
• Wsparcie pracowników w zakresie wynajmu mieszkań oraz obsługa i monitorowanie umów najmu.
• Planowanie i organizacja wydarzeń firmowych oraz uroczystości, monitorowanie ich przebiegu i przygotowywanie raportów.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym tradycyjnej poczty oraz przesyłek InPost i kurierskich.
• Obsługa gości, klientów i osób odwiedzających biuro oraz dbanie o profesjonalny standard ich przyjęcia.
• Dbanie o porządek i prawidłowe funkcjonowanie przestrzeni biurowej, w tym sal konferencyjnych i stref wspólnych.
• Wsparcie w administracji flotą samochodów firmowych, w tym obsługa ubezpieczeń oraz kontakt z dostawcami i warsztatami.
• Koordynowanie obowiązkowych szkoleń BHP oraz rejestrowanie pracowników na wymagane kursy.
• Administracja firmowymi telefonami komórkowymi, w tym przydzielanie urządzeń, monitorowanie umów oraz rozwiązywanie kwestii związanych z usługami i operatorami.

Wymagania

• Doświadczenie w pracy na stanowisku związanym z administracją biura.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel, Word i PowerPoint.
• Doświadczenie w nawiązywaniu współpracy i zawieraniu umów z dostawcami.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2.
• Umiejętność negocjacji będzie dodatkowym atutem.
• Prawo jazdy kat. B będzie dodatkowym atutem.
• Doświadczenie w administracji flotą samochodową nie jest wymagane.

Oferujemy

• Dołączenie do zespołu HR & Administracja.
• Stabilne zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin.
• Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00.
• Pracę na czas określony w ramach zastępstwa.
• Możliwość zdobycia doświadczenia i wdrożenia się w nowe systemy oraz procesy administracyjne.