Specjalista / Specjalistka ds. Administracji Operacyjnej

O stanowisku

Do naszego zakładu sortowania w Pile poszukujemy zorganizowanej i rzetelnej osoby do pracy w administracji operacyjnej i logistyce.

Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiadać za prawidłowe i terminowe prowadzenie dokumentacji oraz aktualizowanie danych dotyczących przepływu materiałów, procesów produkcyjnych, transportu i faktur. Ważnym elementem pracy będzie również kontrola kompletności dokumentów, monitorowanie statusów oraz wyjaśnianie ewentualnych rozbieżności.

Twoje zadania

• Administracyjna obsługa bieżących procesów operacyjnych w zakładzie.
• Wystawianie faktur sprzedażowych na podstawie zatwierdzonych ilości i wykonanych usług.
• Przyjmowanie i wstępna weryfikacja faktur zakupowych, przyporządkowywanie faktur do odpowiednich zamówień, usług lub dostaw oraz monitorowanie ich statusu. Zakres obowiązków nie obejmuje samodzielnego zatwierdzania płatności.
• Administracyjne wsparcie planowania przyjęć i wydań materiału we współpracy z produkcją, magazynem, logistyką i spedytorami.
• Przygotowywanie, weryfikacja i archiwizowanie dokumentów transportowych, takich jak CMR, dokumenty WZ, kwity wagowe oraz potwierdzenia przekazania materiałów.
• Bieżące wprowadzanie i aktualizowanie danych dotyczących ilości materiałów, statusów procesów oraz dokumentacji w systemie produkcyjnym.
• Porównywanie stanów fizycznych, danych systemowych oraz dokumentów transportowych i fakturowych; monitorowanie i wyjaśnianie rozbieżności.
• Zapewnienie kompletnej, przejrzystej i zgodnej z procesami dokumentacji.
• Przygotowywanie zestawień dotyczących otwartych dokumentów, statusu faktur, wejść i wyjść oraz rozbieżności.
• Ścisła współpraca z produkcją, magazynem, logistyką, finansami i zewnętrznymi partnerami transportowymi.
• Udział w doskonaleniu i standaryzacji procesów administracyjnych w zakładzie.

Twój profil

• Doświadczenie w administracji operacyjnej, logistyce, gospodarce magazynowej, dyspozycji, produkcji lub obsłudze faktur.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excela; gotowość do wdrożenia się w system produkcyjny, ERP lub WMS.
• Bardzo dokładne, uporządkowane i samodzielne podejście do pracy oraz rzetelność w zakresie terminów i danych.
• Rozumienie procesów dotyczących ilości, dokumentacji i faktur.
• Umiejętność komunikacji i chęć współpracy z różnymi wewnętrznymi i zewnętrznymi partnerami.
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie.
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie; wymagana do współpracy w środowisku międzynarodowym.

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy z dokumentami transportowymi, w szczególności CMR, dokumentami WZ i kwitami wagowymi.
• Doświadczenie w wystawianiu lub weryfikacji faktur.
• Znajomość systemu ERP, WMS lub systemu produkcyjnego.
• Doświadczenie w pracy z systemem KSeF.
• Doświadczenie w produkcji, recyklingu, magazynie lub transporcie.

Oferujemy

• Odpowiedzialne stanowisko łączące kluczowe procesy operacyjne w zakładzie w Pile.
• Ustrukturyzowane wdrożenie w procesy i wykorzystywane systemy.
• Współpracę w środowisku międzynarodowym.
• Możliwość aktywnego współtworzenia i rozwijania procesów.

Ważne informacje dotyczące stanowiska

Stanowisko koncentruje się na prawidłowości danych, kompletności dokumentacji oraz monitorowaniu procesów administracyjnych i operacyjnych. Nie obejmuje prowadzenia samodzielnej księgowości, zatwierdzania płatności ani bezpośredniego zarządzania produkcją czy organizacją transportu.