Specjalista/-ka ds. kontroli projektów (PMO)

Dołącz do zespołu FPP Enviro!

Poszukujemy: Specjalista/-ka ds. kontroli projektów (PMO)

Miejsce pracy: Białystok

FPP Enviro to zespół ekspertów/-ek ochrony środowiska specjalizujący się w adaptacji do zmian klimatu. Dla miast i gmin opracowujemy Miejskie Plany Adaptacji do zmian klimatu, strategie zwiększania odporności na upały, susze i ulewy oraz wspieramy samorządy we wdrażaniu tych dokumentów. Obecnie prowadzimy równolegle ponad 40 takich projektów w całej Polsce.

Merytorykę zapewniają nasi eksperci/-tki. Szukamy osoby, która przejmie zarządzanie procesem: zadba o to, by cały portfel projektów był realizowany zgodnie z umowami i terminowo, z kompletem dokumentów i w dobrej współpracy z urzędami. Wiedza z zakresu klimatologii czy urbanistyki nie jest wymagana.

Zakres obowiązków

• Odpowiedzialność za terminowe wykonanie formalnych obowiązków wynikających z umów: harmonogramów, raportów, protokołów odbioru i dokumentów przekazywanych Zamawiającym.
• Prowadzenie rejestru wszystkich umów: terminów, etapów, wymaganych dokumentów i ryzyk.
• Monitorowanie harmonogramów wszystkich projektów: bieżące porównywanie postępu prac z planem, wychwytywanie odchyleń i sygnalizowanie zagrożeń koordynatorom/-kom oraz kierownikowi/-czce działu.
• Prowadzenie oficjalnej korespondencji z urzędami miast i gmin: pisma, przypomnienia, potwierdzenia, ustalenia terminowe.
• Organizacja spotkań, warsztatów i konsultacji społecznych od strony logistycznej i formalnej.
• Przygotowanie i obieg protokołów odbioru, raportów z postępu prac oraz notatek ze spotkań.
• Kontrola kompletności dokumentów przed przekazaniem ich Zamawiającemu.
• Przygotowywanie cotygodniowego raportu statusu całego portfela projektów.
• Wsparcie przy aneksach i zmianach umów (zbieranie dokumentów i uzasadnień).

Wymagania

• Co najmniej 2 lata doświadczenia w koordynacji projektów, obsłudze kontraktów lub klientów instytucjonalnych.
• Umiejętność analizy umów pod kątem obowiązków, terminów i ich konsekwencji.
• Bardzo dobra znajomość Excela (filtry, tabele, formatowanie warunkowe) oraz pracy w OneDrive/SharePoint i Teams.
• Jasny, uprzejmy i stanowczy styl komunikacji mailowej i telefonicznej z urzędami.
• Konsekwencja w domykaniu ustaleń na piśmie i sprawdzaniu ich realizacji.
• Wykształcenie wyższe (kierunek nie ma znaczenia).

Mile widziane

• Doświadczenie w realizacji zamówień publicznych lub projektów dla administracji.
• Znajomość MS Project, Plannera, Asany lub podobnego narzędzia.
• Znajomość zasad realizacji projektów finansowanych z Funduszy Europejskich.
• Prawo jazdy kat. B.

Możliwości rozwoju

• Rozwój w kierunku zarządzania projektami – ścieżka od specjalisty/-ki do roli Project Managera/-ki lub kierownika/-czki biura projektów w dziale.
• Współtworzenie od podstaw standardów zarządzania portfelem projektów: procedur, narzędzi i sposobu raportowania.
• Doświadczenie w zarządzaniu dużym portfelem kontraktów publicznych realizowanych dla samorządów w całej Polsce.
• Bezpośrednia współpraca z kierownictwem działu i dyrekcją firmy.

Co oferujemy

• Forma zatrudnienia: umowa o pracę / umowa zlecenie
• Wynagrodzenie: Wynagrodzenie będzie ustalane indywidualnie, adekwatnie do doświadczenia i kompetencji kandydata/-ki.
• Stabilne zatrudnienie przy projektach zaplanowanych na kolejne lata.
• Pracę przy projektach, które realnie zmieniają sposób, w jaki miasta przygotowują się na skutki zmian klimatu.
• Zespół ekspertów, który lubi to, co robi.

Jak aplikować?

Prosimy o przesłanie CV przez OLX wraz z krótką informacją, ile równoległych projektów lub spraw kandydat/-ka prowadził/-a i w jaki sposób pilnował/-a ich terminów. Wybrane osoby zaprosimy na rozmowę połączoną z krótkim zadaniem praktycznym na przykładowej umowie.

Koniecznie dodaj w CV: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez FPP Enviro Sp. z o.o. zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).”