Specjalista do spraw sprzedaży i administracji biura

Specjalista ds. sprzedaży i administracji biura

Miejsce pracy: Wieluń | praca stacjonarna

Do naszego zespołu poszukujemy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która będzie wspierać bieżące funkcjonowanie firmy w zakresie administracji, obsługi sprzedaży oraz współpracy z zarządem.

Szukamy osoby, która ma już doświadczenie w pracy biurowej, dziale sprzedaży lub obsłudze klienta, ale jednocześnie rozumie, jak ważny jest prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy klientem, firmą, księgowością i pozostałymi działami.

To stanowisko dla osoby, która lubi mieć kontrolę nad powierzonymi sprawami, potrafi ustalać priorytety i nie czeka z każdą decyzją na dokładną instrukcję.

Zakres obowiązków

Obsługa sprzedaży i zamówień (średnio 3 zamówienia dziennie)

• kontakt z klientami składającymi zamówienia mailowo, telefonicznie oraz poprzez platformy sprzedażowe,
• przyjmowanie, wprowadzanie i przekazywanie zamówień do realizacji,
• wystawianie faktur i dokumentów sprzedażowych,
• bieżąca współpraca z działem sprzedaży i produkcji,
• dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy klientem a firmą.

Administracja i wsparcie zarządu

• koordynowanie bieżących spraw administracyjnych firmy,
• nadzór nad praktykantami, koordynacja ich przyjęcia (2-3 x w roku)
• bieżące wsparcie zarządu w sprawach organizacyjnych i administracyjnych,
• pilnowanie terminów oraz powierzonych tematów,
• wspieranie codziennego funkcjonowania biura.

Wsparcie księgowości

• gromadzenie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentów finansowych,
• wystawianie faktur, zamówień oraz innych dokumentów,
• przekazywanie dokumentacji do księgowości,
• współpraca z biurem księgowym.

Kontrola należności

• monitorowanie terminów płatności,
• kontakt z klientami w sprawie zaległych należności,
• przygotowywanie przypomnień i wezwań do zapłaty.

Import i współpraca z partnerami (2-3 x w roku)

• koordynowanie dokumentacji związanej z przesyłkami importowymi,
• kontakt z firmami transportowymi i agencjami celnymi,
• weryfikacja dokumentów i kosztów związanych z dostawami.

Wydarzenia, instytucje i projekty

• przygotowywanie dokumentacji związanej z targami, konferencjami i innymi wydarzeniami,
• pomoc przy dokumentacji dotyczącej projektów i dofinansowań,
• kontakt z urzędami, PARP oraz innymi instytucjami,
• organizacyjne wsparcie udziału firmy w wydarzeniach branżowych.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która

• posiada minimum rok doświadczenia w pracy biurowej, administracyjnej, sprzedażowej lub obsłudze klienta,
• bardzo dobrze organizuje własną pracę,
• potrafi samodzielnie prowadzić powierzone tematy,
• umie ustalać priorytety i pracować nad kilkoma sprawami jednocześnie,
• jest dokładna, odpowiedzialna i terminowa,
• swobodnie komunikuje się z klientami i współpracownikami,
• posiada wysoką kulturę osobistą,
• dobrze radzi sobie z komputerem i narzędziami biurowymi,
• zna pakiet Office / Excel lub Google Workspace,
• potrafi sprawnie obsługiwać pocztę elektroniczną i dokumenty,
• jest gotowa uczyć się nowych systemów i procedur.

Mile widziane będzie

• doświadczenie w dziale sprzedaży lub administracji sprzedaży,
• doświadczenie w wystawianiu faktur i pracy z systemami sprzedażowymi,
• znajomość zasad obiegu dokumentacji pomiędzy firmą a kontrahentami,
• doświadczenie we współpracy z księgowością,
• doświadczenie w sprzedaży B2B,
• znajomość procesów związanych z importem, logistyką lub windykacją.

Co oferujemy?

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie,
• odpowiedzialne i różnorodne stanowisko — bez monotonii,
• możliwość poznania wielu obszarów funkcjonowania firmy,
• realny wpływ na organizację i usprawnianie codziennej pracy,
• bezpośrednią współpracę z zarządem,
• możliwość rozwoju wraz z firmą,
• wdrożenie w obowiązki i specyfikę naszej działalności.

Kogo szczególnie chcielibyśmy poznać?

Osobę, która po otrzymaniu zadania potrafi doprowadzić temat do końca, a gdy pojawia się problem — najpierw zastanawia się nad rozwiązaniem, zamiast czekać na gotową instrukcję.

Cenimy inicjatywę, odpowiedzialność oraz umiejętność zauważania rzeczy, które można zrobić sprawniej, szybciej lub lepiej.

Jeżeli masz doświadczenie w sprzedaży lub administracji, dobrze czujesz się w kontakcie z ludźmi, a jednocześnie lubisz porządek w dokumentach i organizowaniu wielu spraw — chętnie Cię poznamy.

Zainteresowana/y? Wyślij swoje CV poprzez OLX.