Recepcjonistka-Asystentka Zarządu

Szczęśniak Pojazdy Specjalne sp. z o.o. to firma produkcyjno-handlowa działająca od 1992 roku w branży motoryzacyjnej, współpracująca z wiodącymi producentami przemysłu motoryzacyjnego jak Iveco, Scania, Volvo, Mercedes Benz czy MAN. Firma produkuje pojazdy specjalne np. pojazdy pożarnicze, wojskowe oraz policyjne. Około 30% pojazdów specjalnych firmy jest eksportowanych do krajów Europy, Azji, Afryki i Ameryki Południowej.

Zakres obowiązków

• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura Zarządu oraz bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne.
• Obsługa centrali telefonicznej – odbieranie i łączenie rozmów przychodzących oraz przekazywanie wiadomości.
• Przyjmowanie gości i kontrahentów – określanie celu wizyty, kierowanie do odpowiednich osób oraz zapewnienie odpowiedniego standardu obsługi.
• Prowadzenie kalendarza Zarządu oraz kalendarza firmowego – planowanie i koordynacja spotkań, ustalanie harmonogramów.
• Ewidencjonowanie wizyt gości, klientów oraz służbowych wyjść pracowników.
• Utrzymywanie profesjonalnego wizerunku firmy w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów firmowych.
• Monitorowanie i realizacja bieżących potrzeb biura, w tym zaopatrzenia, serwisu technicznego
• Udział w usprawnianiu procedur administracyjnych i obiegu dokumentów w firmie.
• Dbałość o porządek i estetykę przestrzeni reprezentacyjnych firmy (np. recepcji, salek konferencyjnych).
• Ścisła współpraca z innymi działami firmy w zakresie organizacyjnym i informacyjnym.
• Realizacja bieżących zadań zlecanych przez przełożonych i Zarząd.
• Zachowanie poufności informacji i dyskrecja w zakresie spraw firmowych oraz dokumentów zarządczych.

Wymagania

• Doświadczenie na podobnym stanowisku – mile widziane minimum 2 lata w pracy administracyjno-biurowej lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – profesjonalna obsługa gości, kontrahentów oraz współpraca z różnymi działami firmy.
• Znajomość zasad prowadzenia biura i podstawowych procesów administracyjnych.
• Biegła obsługa komputera (pakiet MS Office: Word, Excel, Outlook) oraz urządzeń biurowych.
• Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych zadań.
• Dyspozycyjność oraz elastyczność – gotowość do realizacji zadań zlecanych przez Zarząd w krótkim czasie.
• Dyskrecja i wysoka kultura osobista, szczególnie w kontaktach z gośćmi i klientami.
• Umiejętność pracy pod presją czasu i w sytuacjach wymagających szybkiego reagowania.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym będzie dodatkowym atutem.
• Prawo jazdy kat. B (opcjonalnie, jeśli wymagane przy realizacji zewnętrznych spraw biurowych).

Oferujemy

• stabilne warunki zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę,
• stałą pensję oraz premię uznaniową,
• możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego,
• uczestnictwo w kursach doszkalających i szkoleniach,
• pakiet świadczeń socjalnych: ubezpieczenie medyczne, ubezpieczenie grupowe, karta sportowa
• praca w firmie o 35-letniej tradycji z ugruntowaną pozycją na rynku.