Pracownik sekretariatu

Organizacja wycieczek grupowych (ok. 50% czasu pracy)

• kompleksowe planowanie i rezerwacja: układanie harmonogramów zwiedzania dla grup (szkolnych, firmowych) i indywidualnych turystów,
• współpraca z podwykonawcami: kontakt z biurami podróży i lokalnymi przewodnikami oraz pilotami wycieczek w kraju i za granicą,
• współpraca z Gabajem Gminy, kasjerami i pozostałymi pracownikami,
• weryfikacja faktur związanych ze zwiedzaniem i ścisła współpraca z działem księgowości.

Obsługa sekretariatu i administracja biura (ok. 50% czasu pracy)

• organizacja i prowadzenie spraw sekretariatu - zapewnienie właściwej oprawy spotkań w biurze Gminy,
• utrzymywanie kontaktów z firmami zewnętrznymi - kontrahentami i klientami, Członkami Gminy, telefoniczne udzielanie informacji, przyjmowanie interesantów;
• zarządzanie pocztą emailową,
• zapewnienie obsługi kancelaryjnej, szybkiego i sprawnego przepływu informacji oraz koordynowanie obiegu poczty przychodzącej i wychodzącej, prowadzenie dziennika podawczego i archiwizacja dokumentacji, zajmowanie się wysyłką poczty, przesyłek kurierskich;
• dokonywanie czynności związanych z dekretacją zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów;
• koordynacja zapotrzebowania i zamówień w artykuły biurowe, przemysłowe

i spożywcze Gminy w porozumieniu z Kierownikiem Biura,

• zaopatrzenie biura: dbanie o dostępność materiałów biurowych, artykułów spożywczych oraz materiałów reklamowych (biletów i ulotek),
• współpraca z Kierownikiem Biura podczas organizacji świąt żydowskich – dbanie o zapewnienie ich właściwej oprawy,
• wsparcie administracyjne Kierownika Biura przygotowywanie pism i wniosków do podmiotów i urzędów oraz dbanie o ich złożenie w terminie.

Nasze wymagania

• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (w administracji / w biurze podróży),
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów oraz odporność na stres,
• skrupulatność i dokładność w pracy z dokumentami,
• płynna obsługa komputera, w tym bardzo dobra znajomość pakietu MS Office,
• wysokie umiejętności interpersonalne, kultura osobista i łatwość w budowaniu relacji z klientami oraz kontrahentami,
• znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 (umożliwiająca swobodną komunikację z klientami i gośćmi z zagranicy).

Co oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,
• pracę w dynamicznym, pełnym pasji zespole,
• możliwość rozwoju zawodowego.