Pracownik administracyjno- biurowy

Miejsce pracy: Sekretariat / Dział Administracyjno-Księgowy

• Obsługa sekretariatu i zadania administracyjne (ok. 50% czasu pracy)
• Prowadzenie sekretariatu: Bieżąca obsługa recepcyjna biura, witanie gości oraz dbanie o profesjonalny wizerunek firmy.
• Zarządzanie korespondencją: Przyjmowanie, rejestrowanie, sortowanie oraz wysyłanie poczty tradycyjnej i kurierskiej.
• Obsługa połączeń i e-maili: Odbieranie telefonów, udzielanie informacji oraz przekierowywanie spraw do odpowiednich działów/osób.
• Organizowanie spotkań: Koordynacja kalendarza spotkań biznesowych, sal konferencyjnych oraz obsługa logistyczna gości (kawa, herbata, materiały).
• Zaopatrzenie biura: Monitorowanie stanu i zamawianie artykułów biurowych, spożywczych oraz eksploatacyjnych.
• Wsparcie działu księgowości (ok. 25% czasu pracy)
• Wprowadzanie danych: Rejestrowanie dokumentów w systemie finansowo-księgowym.
• Wystawianie dokumentów: Sporządzanie faktur sprzedażowych, refaktur, korekt oraz not księgowych na polecenie przełożonego.
• Kontrola płatności: Monitorowanie terminów płatności faktur oraz wstępny kontakt z klientami w sprawie zaległości (monitoring należności), potwierdzenie sald
• Wsparcie procesów kadrowych (ok. 25% czasu pracy)
• Ewidencja czasu pracy: Zbieranie, weryfikacja i wprowadzanie do systemu list obecności, wniosków urlopowych oraz zwolnień lekarskich (ZLA).
• Teczki osobowe: Prowadzenie, kompletowanie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej (papierowej i elektronicznej) zgodnie z RODO i Kodeksem Pracy.
• Badania i szkolenia: Monitorowanie ważności profilaktycznych badań lekarskich (wstępnych, okresowych) oraz szkoleń BHP, a także wystawianie skierowań.
• Tworzenie umów: okres próbny, czas określony i nieokreślony

.

• Wymagania profilowe
• Wykształcenie min. średnie (mile widziane kierunkowe: administracja, ekonomia, finanse, rachunkowość).
• Doświadczenie na podobnym stanowisku (sekretariat, biuro, asystentka) –
• Praktyczna, podstawowa znajomość pojęć księgowych (faktura, VAT, koszt) oraz przepisów prawa pracy.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności MS Excel i MS Word).