PMO / Koordynator Projektów - Automatyka i Elektryka

W związku z rozwojem portfela realizowanych projektów poszukujemy osoby, która wesprze Dyrektora Techniczno-Handlowego oraz Kierowników Projektów w koordynacji całego portfela realizacji.

Szukamy osoby, która będzie spinała proces realizacyjny pomiędzy DTH, Kierownikami Projektów, zespołem technicznym, działem handlowym, finansami oraz zakupami i zadba o to, aby każda realizacja miała jasno określony status, właściciela, harmonogram, budżet oraz kolejne kroki.

PMO będzie raportować bezpośrednio do Dyrektora Techniczno-Handlowego i działać w jego imieniu w zakresie standardu prowadzenia oraz raportowania projektów.

Zakres obowiązków

• koordynacja portfela prowadzonych projektów z obszaru automatyki, BMS/EMS, AKPiA, instalacji elektrycznych i teletechnicznych,
• bieżąca współpraca z Dyrektorem Techniczno-Handlowym oraz Kierownikami Projektów,
• pilnowanie kompletności projektów od momentu przekazania z działu handlowego do realizacji,
• organizacja i koordynacja kickoffów projektowych,
• kontrola przygotowania harmonogramów, budżetów, planów zakupowych i zasobów,
• monitorowanie terminów realizacji, kamieni milowych i ryzyk projektowych,
• bieżąca kontrola statusu projektów w systemach Jira / Monday / systemie ERP,
• egzekwowanie aktualności danych projektowych od osób odpowiedzialnych za realizację,
• przygotowywanie tygodniowych zestawień statusowych dla DTH,
• identyfikowanie projektów zagrożonych terminowo, kosztowo lub organizacyjnie oraz eskalowanie ich do DTH,
• koordynacja informacji pomiędzy Kierownikami Projektów, działem technicznym, finansami, zakupami oraz działem handlowym,
• kontrola statusu zamówień materiałowych oraz kluczowych dostaw,
• monitorowanie budżetów i odchyleń kosztowych wspólnie z PM oraz działem finansowym,
• pilnowanie formalnego przygotowania projektów do fakturowania - protokołów, odbiorów, etapów i terminów,
• przygotowywanie informacji o projektach gotowych do fakturowania,
• wsparcie w planowaniu obciążenia Kierowników Projektów oraz zespołów technicznych,
• rozwój i standaryzacja procesu zarządzania projektami,
• tworzenie i utrzymywanie checklist, wzorów kickoffów, raportów, standardów projektowych i zasad przekazywania projektów,
• dbanie o prawidłowy przepływ informacji pomiędzy etapem handlowym a realizacyjnym.

Jak rozumiemy rolę PMO?

Kierownik Projektu pozostaje odpowiedzialny za realizację swojego projektu - jego zakres, harmonogram, budżet, klienta, zasoby i wynik.

PMO odpowiada natomiast za to, aby cały system zarządzania projektami działał w sposób uporządkowany i przewidywalny.

PMO nie jest przełożonym służbowym Kierowników Projektów, ale posiada mandat Dyrektora Techniczno-Handlowego do egzekwowania obowiązującego standardu prowadzenia projektów, kompletności informacji oraz terminowego raportowania.

W praktyce oznacza to, że

PM realizuje projekt. PMO pilnuje procesu i portfela. DTH podejmuje decyzje dotyczące priorytetów, zasobów, istotnych odchyleń i eskalacji.

Czego oczekujemy?

• doświadczenia w koordynacji projektów, PMO, Project Management lub Project Coordination,
• bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności jednoczesnego prowadzenia wielu tematów,
• umiejętności pracy na harmonogramach, budżetach i statusach projektowych,
• rozumienia zależności pomiędzy sprzedażą, zakupami, realizacją, odbiorami i fakturowaniem,
• umiejętności egzekwowania ustaleń bez konieczności formalnego zarządzania zespołem,
• umiejętności identyfikowania ryzyk oraz szybkiego wyłapywania brakujących informacji,
• swobodnego poruszania się w narzędziach do zarządzania projektami,
• bardzo dobrej komunikacji i umiejętności współpracy z różnymi działami organizacji,
• samodzielności, odpowiedzialności i konsekwencji w działaniu,
• umiejętności odróżnienia problemu wymagającego interwencji PM od problemu wymagającego eskalacji do DTH.

Wiedza techniczna

Nie oczekujemy umiejętności programowania sterowników PLC ani projektowania systemów automatyki.

Oczekujemy natomiast rozumienia środowiska technicznego, w którym prowadzimy projekty.

Mile widziane będzie doświadczenie w jednej z branż

• automatyka przemysłowa,
• BMS / EMS,
• AKPiA,
• instalacje elektryczne,
• HVAC,
• teletechnika,
• prefabrykacja szaf sterowniczych,

Osoba na tym stanowisku powinna rozumieć takie pojęcia jak zakres projektu, BOM, harmonogram, odbiór, podwykonawca, dokumentacja wykonawcza, zamówienie materiałowe, protokół, etapowanie i budżet projektu.

Narzędzia

Mile widziana znajomość

• Jira,
• Monday,
• Excel,
• systemy ERP / systemy kosztowe,
• narzędzi do raportowania i zarządzania portfelem projektów.

Dodatkowym atutem będzie

• doświadczenie jako Project Coordinator, PMO Specialist lub Project Manager,
• doświadczenie w integratorze automatyki lub firmie wykonawczej,
• znajomość procesów inwestycyjnych i realizacyjnych,
• doświadczenie w kontroli kosztów projektowych,
• doświadczenie we współpracy z działem finansowym i zakupowym,
• udział w tworzeniu lub porządkowaniu procesów zarządzania projektami,
• znajomość metodologii IPMA, PMI, PRINCE2 lub Agile - traktujemy je jako dodatkową wiedzę, a nie warunek konieczny.

Co oferujemy?

• udział w tworzeniu standardów zarządzania projektami i zasad przekazywania projektów,
• bezpośrednią współpracę z Dyrektorem Techniczno-Handlowym,
• możliwość zbudowania standardu PMO wraz z rozwojem firmy,
• pracę przy projektach dla dużych klientów przemysłowych i komercyjnych,
• dużą samodzielność i możliwość wpływania na procesy organizacyjne,
• możliwość dalszego rozwoju wraz ze wzrostem portfela projektów i zespołu,
• formę zatrudnienia dopasowaną do doświadczenia i oczekiwań,
• niezbędne narzędzia pracy.

Jak będzie wyglądała współpraca?

Osoba na tym stanowisku będzie blisko współpracowała z DTH.

PMO ma sprawić, aby DTH oraz Kierownicy Projektów mieli w każdym momencie jasną odpowiedź na pięć pytań:

Gdzie jesteśmy? Co jest kolejnym krokiem? Kto za niego odpowiada? Jaki jest termin? Co zagraża realizacji?

Jeżeli lubisz porządkować złożone środowisko projektowe, potrafisz łączyć informacje pochodzące z kilku działów i sprawia Ci satysfakcję sytuacja, w której projekty zaczynają działać według jasnych zasad - ta rola może być dla Ciebie.

Proces rekrutacji

• Rozmowa o Twoim doświadczeniu i sposobie pracy.
• Spotkanie z osobami zaangażowanymi w decyzję o zatrudnieniu.