Office Manager / Assistant

Czym będziesz się zajmować?

Ludzie i HR

• Umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością)
• Pilnowanie wypłat i terminów
• Pamiętanie o urodzinach, prezentach i drobiazgach budujących atmosferę
• Organizacja integracji i wyjazdów firmowych

Administracja i finanse

• Opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności
• Opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów
• Miękka windykacja - przypominanie klientom o płatnościach
• Bieżący kontakt z księgowością oraz dbanie o biuro

Wsparcie właściciela firmy

• Researche - od tematów biznesowych po przyziemne
• Organizacja kalendarza, wyjazdów i hoteli
• Załatwianie spraw prywatnych
• Okazjonalne wspólne wyjazdy na spotkania, targi i eventy

Operacje

• Logistyka paczek - statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem
• Pakowanie paczek i pomoc na hali w drukarni
• Współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji
• Doraźne zadania zlecone

Model pracy

• Praca stacjonarna w Lizawicach, elastyczne godziny pracy, od początku na 100%
• Współpraca w modelu kontraktu B2B lub umowy zlecenia
• Codzienna praca z AI (Claude, ChatGPT) - notatki ze spotkań, researche, maile i dokumenty

Kogo poszukujemy?

• Doświadczenie na podobnym stanowisku - asystent/ka lub office manager, najlepiej przy właścicielu firmy
• Realne doświadczenie w administracji i finansach firmy - faktury, opisywanie kosztów, przelewy, kontakt z księgowością, umowy
• Codzienne korzystanie z narzędzi AI (Claude, ChatGPT) i umiejętność weryfikowania ich wyników
• Doskonała komunikacja pisemna, zwłaszcza przez maila
• Skrupulatność i dokładność oraz umiejętność ogarnięcia chaosu
• Samodzielność i proaktywność w szukaniu przestrzeni do pomocy
• Dokumentowanie wykonywanych zadań, aby można je było powtórzyć
• Dyskrecja - dostęp do finansów, umów i spraw prywatnych
• Szybkie uczenie się nowych rzeczy
• Czynne prawo jazdy kategorii B i pewność za kierownicą
• Elastyczność - czasem wyjazd lub przestawienie dnia pracy
• Cenienie szczerości, rzetelności, wiarygodności, pogody ducha i rozwoju

Czego wymagamy?

2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku

Znajomości

• Komunikacja
• ChatGPT
• Claude
• Obsługa faktur
• Rozliczenia
• Dokładność
• Samodzielność
• Proaktywność
• Organizacja pracy

Mile widziane

• Szybkie uczenie się
• Prawo jazdy kat. B
• Dyskrecja

Języki

• Polski
• Angielski

Jakie warunki i benefity otrzymasz?

• 9k-11k PLN netto/m (B2B)
• 7k-9k PLN brutto/m (Umowa zlecenie)
• B2B - Elastyczne godziny pracy (100%)
• Praca zdalna: Brak
• Pakiet medyczny, Ubezpieczenie, Pakiet sportowy

Kim jesteśmy? impress Group is a globally operating group of companies that develops and manufactures trend-orientated wood-based panel decorative surfaces for the furniture and flooring industry, as well as for the modern interior design industry. The full-service product range contains decorative papers, finish foils, impregnated papers, inks and additives. We create the future-orientated decors for the design of tomorrow directly in-house. Our decors are based on trends which are identified across the globe by our strong network of internal scouts. Being one of the market leaders in the sector, impress provides exceptional trend forecasting for customers all over the world.