Office Assistant

Office Assistant

Impact · Warszawa · Umowa o pracę (pełny etat) lub umowa zlecenie · Praca wyłącznie stacjonarna, 8:00-16:00

Szukamy osoby, która zadba o sprawne działanie biura na co dzień - od porannego otwarcia, przez zaopatrzenie i dokumenty, po obsługę gości.

Kim jesteśmy?

Impact to jedno z największych i najbardziej prestiżowych wydarzeń gospodarczo-technologicznych w Europie Środkowo-Wschodniej, w którym udział biorą topowi managerowie z największych globalnych korporacji, decydenci polityczni, regulatorzy, wybitni naukowcy oraz światowej klasy eksperci.

Wśród TOP SPEAKERÓW dotychczasowych edycji byli m.in. Hillary Clinton, Yuval Noah Harari, Nassim Nicholas Taleb, Natalie Portman czy Michelle Obama i Barack Obama.

Bądź w samym centrum tego, co robimy: dołącz do zespołu jako osoba koordynująca pracę biura i wspierająca zarząd w realizacji codziennych zadań.

Czym się zajmiesz

• Codzienna organizacja biura - poranne przygotowanie biura i gabinetu Prezesa, porządek w kuchni, magazynku i łazienkach, wynoszenie śmieci.
• Zaopatrzenie - artykuły biurowe, środki czystości, kawa i przekąski, zamawianie i odbiór obiadów oraz cateringu, prenumeraty.
• Goście i spotkania - kalendarz, przygotowanie sali i poczęstunku, obsługa domofonu.
• Poczta i przesyłki - skrytka pocztowa, wizyty na poczcie, nadawanie i odbiór paczek, służbowa skrzynka mailowa.
• Faktury i dokumenty - obieg faktur kosztowych w Saldeo, skanowanie faktur i przekazywanie dokumentów do księgowości, obieg dokumentów w firmie.
• Administracja - dbanie o rozsądne koszty zakupów, kontakt z dostawcami i administracją budynku.
• Sprzęt biurowy - dbanie o sprawność sprzętu w biurze (m.in. drukarki, niszczarki, ekspresu do kawy), zgłaszanie usterek i kontakt z serwisem.
• Wsparcie zespołu i Zarządu - planowanie podróży zarządu wraz z logistyką i dokumentacją wyjazdów zagranicznych, bilety, karty Multisport, doraźne sprawy.

Czego oczekujemy

• Doświadczenia na podobnym stanowisku i w obiegu faktur kosztowych.
• Dobrej organizacji, samodzielności i dbałości o szczegóły.
• Umiejętności zarządzania czasem, priorytetami i wieloma zadaniami jednocześnie.
• Znajomości Google Docs, Slacka i środowiska macOS.
• Gotowości do pracy wyłącznie stacjonarnej i do zadań praktycznych (porządki, zakupy, poczta, przygotowanie poczęstunku).
• Życzliwości i kultury osobistej w kontakcie z gośćmi i zespołem.
• Mile widziane: doświadczenie w Saldeo (nie jest wymagane - pokażemy, jak z niego korzystać).

Co oferujemy

• Umowę o pracę na pełny etat lub umowę zlecenie
• Wynagrodzenie 4 000-5 000 zł netto miesięcznie, w zależności od umiejętności i doświadczenia.
• Pracę w zgranym zespole profesjonalistów z różnych dziedzin.
• Kartę Multisport.
• Lunch w biurze finansowany przez firmę.
• Kawę, herbatę, owoce, poniedziałkowe śniadania z wypiekami i integracje zespołowe.
• Wprowadzenie na stanowisko.