Koordynator ds. administracyjno-księgowych

Szukamy osoby, która lubi porządek w dokumentach, dobrze czuje się w pracy z liczbami i potrafi zadbać o sprawne funkcjonowanie firmy. Jeśli jesteś osobą skrupulatną, samodzielną i proaktywną, a dobra organizacja pracy to Twoja mocna strona – zapraszamy do naszego zespołu!

Na tym stanowisku połączysz zadania administracyjne z bieżącą obsługą procesów finansowo-księgowych. Będziesz współpracować z działem księgowości, kontrahentami, dostawcami oraz poszczególnymi działami firmy, dbając o prawidłowy obieg dokumentów, terminowość rozliczeń i sprawną organizację codziennych procesów.

Twój zakres obowiązków

Finanse i księgowość

• Bieżąca współpraca z działem księgowości oraz koordynacja działań związanych z procesami finansowo-księgowymi.
• Obsługa dokumentów sprzedażowych oraz kontrola należności i terminowości wpłat od kontrahentów.
• Prowadzenie korespondencji z klientami w sprawach płatności oraz wyjaśnianie zaległości.
• Weryfikacja zgodności sald i wyjaśnianie rozbieżności we współpracy z księgowością.
• Przygotowywanie zestawień oraz dbanie o prawidłowy obieg i kompletność dokumentacji finansowej.
• Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów oraz prowadzenie gospodarki kasowej i magazynowej.

Administracja i dokumentacja

• Przygotowywanie, porządkowanie i nadzorowanie dokumentacji formalnej firmy, w tym licencji, koncesji, pozwoleń, umów, polis, regulaminów i instrukcji.
• Monitorowanie terminów ważności dokumentów oraz pilnowanie terminów wynikających z zawartych umów i zobowiązań.
• Obsługa korespondencji, w tym e-doręczeń, ewidencjonowanie przesyłek przychodzących i wychodzących oraz współpraca z pocztą i firmami kurierskimi.
• Prowadzenie archiwizacji dokumentów i dbanie o ich właściwe przechowywanie.
• Organizowanie zaopatrzenia biura i hotelu zgodnie z bieżącymi potrzebami.

Współpraca i koordynacja

• Współpraca z dostawcami towarów i usług, podwykonawcami oraz instytucjami publicznymi.
• Prowadzenie spraw związanych z najmem, w tym kontakt z pośrednikami, przygotowywanie umów, monitorowanie terminów, waloryzacji i rozliczeń.
• Bieżąca współpraca z działem technicznym oraz wsparcie w koordynacji spraw administracyjnych.
• Dbanie o sprawną komunikację i terminową realizację powierzonych zadań.

Nasze wymagania

• Minimum rok doświadczenia w administracji biurowej, na recepcji, w back office lub na podobnym stanowisku.
• Doświadczenie w pracy z dokumentacją księgową lub we współpracy z biurem rachunkowym.
• Dokładność, skrupulatność i dbałość o szczegóły, szczególnie w pracy z dokumentami i liczbami.
• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do powierzonych zadań.
• Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów i pilnowania terminów.
• Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności pracy z dokumentami, zestawieniami, arkuszami kalkulacyjnymi i kalendarzami.
• Umiejętność sprawnej komunikacji i współpracy z różnymi osobami oraz podmiotami zewnętrznymi.

Mile widziane

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Prawo jazdy kategorii B.

Co oferujemy?

• Kompleksowe wdrożenie – zapewniamy niezbędne szkolenia, dzięki którym poznasz nasze procedury, narzędzia i sposób organizacji pracy.
• Możliwość rozwoju – oferujemy dostęp do szkoleń i możliwość rozwijania kompetencji w ramach struktur firmy.
• Różnorodność zadań – połączysz obszar administracji, finansów i koordynacji, dzięki czemu Twoja praca będzie miała realny wpływ na sprawne funkcjonowanie firmy.
• Możliwość wykazania się inicjatywą – cenimy osoby, które dostrzegają usprawnienia, szukają rozwiązań i aktywnie podchodzą do codziennych obowiązków.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która nie tylko sprawnie organizuje dokumenty i pilnuje terminów, ale również rozumie, jak ważna jest rzetelność w pracy z finansami. Zwracasz uwagę na szczegóły, lubisz pracę z liczbami, a zauważone rozbieżności traktujesz jako zadanie do wyjaśnienia, a nie problem do odłożenia na później? Potrafisz samodzielnie zaplanować swoją pracę, przewidywać potrzeby i reagować, zanim drobna sprawa stanie się większym wyzwaniem?

Jeśli tak, chętnie Cię poznamy!

Prześlij nam swoje CV i dołącz do naszego zespołu jako Koordynator / Koordynatorka ds. administracyjno-księgowych.