Kierownik/kierowniczka działu administracji (nr 1900)

Zakres obowiązków

Główne zadania i obowiązki

• organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy podległego zespołu, rozliczanie czasu pracy,
• bieżące monitorowanie stanu budynków, pomieszczeń i terenów Opery oraz zapewnienie właściwego standardu czystości, porządku, estetyki i bezpieczeństwa,
• koordynacja spraw związanych z ochroną/dozorem w budynkach i lokalach administrowanych oraz użytkowanych przez Operę,
• nadzorowanie organizowanie i rozliczanie gospodarki transportowej,
• prowadzenie spraw związanych z wynajmami (m.in. wynajmem mieszkań, pomieszczeń restauracji, punktów gastronomicznych, parkingu podziemnego, magazynu, kina) etc.
• prowadzenie gospodarki środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi,
• nadzorowanie prawidłowego zaopatrzenia materiałowego Opery zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez poszczególne działy,
• kontrola prawidłowości opłat za media i inne usługi eksploatacyjne,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi,
• merytoryczna kontrola otrzymywanych faktur,
• nadzorowanie kompletności, poprawności i terminowości dokumentacji oraz danych prowadzonych w obszarze administracji, w tym obiegu dokumentów, umów i obowiązków związanych z CRU (JSFP)
• nadzorowanie pracy magazynu materiałów oraz gospodarki zapasami,
• prowadzenie postępowań reklamacyjnych dotyczących dostaw materiałów i środków trwałych,
• identyfikowanie problemów i ryzyk w obszarze administracji oraz inicjowanie usprawnień organizacyjnych, technicznych i kosztowych,
• zapewnienie sprawnego, bezpiecznego i efektywnego funkcjonowania obszaru administracji oraz właściwego wykorzystania powierzonego majątku Opery.

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Kierownik działu administracyjno-gospodarczego

Wymagane kwalifikacje i uprawnienia

• wykształcenie wyższe magisterskie, preferowane kierunki z zakresu prawa, administracji, zarządzania lub kierunki pokrewne,
• co najmniej 2-letnie doświadczenie w samodzielnym zarządzaniu zespołem liczącym powyżej 10 osób,
• doświadczenie w administracji obiektem, zarządzaniu majątkiem,
• znajomość obowiązujących przepisów w zakresie prawa pracy, umów cywilnoprawnych, prawa zamówień publicznych oraz zasad dotyczących gospodarki transportowej, materiałowej i składnikami majątkowymi,
• biegła znajomość pakietu MS Office,
• bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i podejmowania decyzji,
• umiejętność skutecznego delegowania zadań oraz egzekwowania ich realizacji,
• wysoki poziom odpowiedzialności, samodzielności i zaangażowania,
• umiejętność dostrzegania problemów i ryzyk oraz podejmowania działań zapobiegawczych i naprawczych,
• inicjatywa, elastyczność i nastawienie na usprawnienie organizacji pracy,
• wysokie kompetencje interpersonalne, komunikacyjne i negocjacyjne.

Mile widziane

• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• doświadczenie w pracy w instytucji kultury lub obiekcie o złożonej strukturze funkcjonalnej,
• przeszkolenie z obsługi systemów klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją),
• znajomość przepisów i doświadczenie w stosowaniu rozwiązań z zakresu dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami.

staż pracy ogółem - lata: 2

Wynagrodzenie

proponowane wynagrodzenie: od 7.500 zł brutto + dodatek funkcyjny od 1000 zł brutto + dodatek za wieloletnią pracę,