Kierownik recepcji

Recepcja to pierwsza linia kontaktu i wizytówka DCG Centrum Medycznego. To tutaj zaczyna się doświadczenie pacjenta i to od tej roli zależy, czy od pierwszego kroku i przekroczenia progu placówki pacjent poczuje spokój, troskę oraz pełen profesjonalizm. Miesięcznie trafia do nas około 4 000 pacjentek, a w grafikach koordynujemy pracę blisko 50 lekarzy z 17 specjalizacji — aby ten złożony ekosystem działał płynnie, potrzebujemy sprawnego lidera operacyjnego.

Poszukujemy osoby na stanowisko Kierownika Recepcji, która łączy naturalną empatię i kulturę obsługi z twardą dyscypliną operacyjną. Szukamy kogoś, kto potrafi z zaangażowaniem poprowadzić 9-osobowy zespół, poukładać procesy rejestracji i koordynacji gabinetów, a w trudnych czy nagłych momentach zachowuje spokój i klasę. Jeśli potrafisz mądrze motywować ludzi, dbać o optymalne wykorzystanie dostępności lekarzy i chcesz mieć bezpośredni wpływ na codzienne funkcjonowanie nowoczesnego centrum medycznego — to stanowisko jest dla Ciebie.

Twój zakres obowiązków

Prowadzisz 9-osobowy zespół rejestracji. Odpowiadasz za grafiki pracy i zapewnienie ciągłości obsługi niezależnie od absencji, urlopów czy spiętrzeń ruchu. Prowadzisz regularne szkolenia ze standardów komunikacji, rozwijasz umiejętności doradcze i uczysz zespół, jak z empatią i spokojem rozwiązywać trudne sytuacje.

Dbasz o najwyższą jakość obsługi i sprawny przebieg całego procesu rejestracji (osobistej, telefonicznej oraz przez kanały zdalne). Osobiście przejmujesz i rozwiązujesz sytuacje konfliktowe oraz sprawy wymagające indywidualnej uwagi, dbając o poczucie bezpieczeństwa i szacunek dla pacjenta. Czuwasz nad estetyką przestrzeni recepcyjnej oraz opiniami o placówce.

Ściśle współpracujesz z lekarzami przy optymalizacji obłożenia gabinetów, prowadzeniu terminarzy i minimalizacji niewykorzystanych terminów wizyt.

Tworzysz jasne procedury, instrukcje i mapy procesów ułatwiające codzienną pracę zespołu. Czuwasz nad prawidłowym obiegiem dokumentacji medycznej, weryfikacją uprawnień w eWUŚ, fiskalizacją, rozliczeniami z NFZ oraz poprawnością raportów kasowych dla księgowości.

Sprawnie organizujesz pracę zespołu z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych (Google Workspace, środowisko Microsoft 365) oraz aktywnie wdrażasz usprawnienia i wykazujesz otwartość na wykorzystywanie technologii AI w codziennej pracy recepcji.

Wymagania

• Autentyczna pasja do pracy z ludźmi: szukamy osoby, która uwielbia kontakt z drugim człowiekiem, doskonale odnajduje się w ciągłej pracy przy ludziach i obok ludzi (zespół, lekarze, pacjenci), cechuje się wysoką kulturą osobistą, rozwiniętymi umiejętnościami komunikacyjnymi oraz naturalną, zdrową asertywnością.
• Doświadczenie w zarządzaniu: poparta sukcesami praktyka w kierowaniu zespołem pierwszej linii (recepcja, rejestracja, call center, customer service) — mile widziane doświadczenie w branży medycznej lub sektorze usług o wysokim standardzie obsługi klienta.
• Biegłość w codziennym korzystaniu z narzędzi cyfrowych (ekosystem Google, środowisko Microsoft); praktyczna znajomość narzędzi AI będzie dużym atutem, natomiast warunkiem koniecznym jest szczera otwartość i chęć ich wykorzystywania do ułatwiania sobie pracy.
• Podejście analityczno-operacyjne: umiejętność pracy na wskaźnikach efektywności (% obłożenia grafików, wskaźniki odwołań, realizacja celów) oraz przekładania danych na konkretne decyzje organizacyjne.
• Sprawczość i myślenie procesowe: nastawienie na usuwanie przyczyn problemów, a nie tylko gaszenie pożarów; umiejętność tworzenia procedur i konsekwentnego dbania o ich stosowanie.
• Dojrzałość emocjonalna i opanowanie: umiejętność zachowania profesjonalizmu, taktu i spokoju w sytuacjach stresowych lub kryzysowych.
• Praktyka w obsłudze systemów: doświadczenie w pracy z terminarzami i systemami rejestracji pacjentów (znajomość systemów medycznych HIS oraz portalu ZnanyLekarz jest mile widziana).

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.
• Wynagrodzenie: 7 000 – 8 500 zł brutto.
• Pracę w stabilnej firmie z 25-letnią historią, która stale rośnie, modernizuje się i wdraża innowacje.
• Realną sprawczość: krótką ścieżkę decyzyjną, bezpośredni wpływ na kształtowanie standardów obsługi i pełne wsparcie we wdrażaniu usprawnień.
• Pracę stacjonarną ramię w ramię z zespołem w centrum Wrocławia.
• Uczciwy i partnerski onboarding: wsparcie wdrożeniowe i jasno określone cele.
• Pakiet benefitów: zniżki na świadczenia i diagnostykę medyczną w DCG dla Ciebie i Twojej rodziny, dofinansowanie do karty MultiSport