Asystentka / Asystent Zarządu

Florentyna jest rodzinną firmą, istniejącą na polskim rynku od 1989 roku.

Nasza główna siedziba mieści się w miejscowości Korzkwy (k/ Pleszewa).

Dostarczamy naszym klientom produkty łączące funkcjonalność, jakość i nowoczesny design. Na przestrzeni ponad 20 lat stworzyliśmy marki, które na stałe zagościły w polskich domach.

O stanowisku

Aktualnie poszukujemy osoby, która wesprze Zarząd w codziennym funkcjonowaniu firmy, zadba o sprawną organizację pracy oraz będzie koordynować bieżące sprawy administracyjne i organizacyjne.

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej, która potrafi ustalać priorytety, dba o szczegóły i sprawnie współpracuje z różnymi działami organizacji.

Twój zakres obowiązków

• Bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne Zarządu.
• Prowadzenie kalendarza spotkań, koordynowanie terminów oraz organizacja spotkań biznesowych.
• Przygotowywanie dokumentów, zestawień, raportów i prezentacji na potrzeby Zarządu.
• Sporządzanie notatek ze spotkań, monitorowanie ustaleń oraz terminów realizacji powierzonych zadań.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dbanie o sprawny przepływ informacji.
• Koordynowanie obiegu e-faktur, w tym przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób i monitorowanie ich dalszego procedowania.
• Koordynowanie bieżących spraw organizacyjnych i administracyjnych firmy we współpracy z poszczególnymi działami.
• Organizowanie i realizacja bieżących zakupów na potrzeby Zarządu, w tym zapewnienie zaopatrzenia kuchni Zarządu.
• Dbanie o przygotowanie zaplecza organizacyjnego do spotkań biznesowych.
• Prowadzenie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji.
• Monitorowanie spraw wymagających dalszych działań oraz wspieranie terminowej realizacji ustaleń.
• Dbanie o poufność informacji i profesjonalny wizerunek firmy.

Nasze oczekiwania

• Doświadczenie na podobnym stanowisku lub w pracy administracyjnej, asystenckiej bądź organizacyjnej.
• Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i samodzielność.
• Umiejętność ustalania priorytetów i koordynowania kilku spraw jednocześnie.
• Wysoka kultura osobista i rozwinięte umiejętności komunikacyjne.
• Odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
• Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel i PowerPoint.
• Umiejętność sprawnego prowadzenia dokumentacji i pracy z narzędziami elektronicznymi.
• Inicjatywa, zaangażowanie i nastawienie na szukanie rozwiązań.

Mile widziane

• Doświadczenie we współpracy z Zarządem lub kadrą menedżerską.
• Doświadczenie w obsłudze elektronicznego obiegu dokumentów i faktur.
• Umiejętność przygotowywania zestawień i raportów.
• Znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym komunikację biznesową.

Co oferujemy?

• Umowę na zastępstwo
• Zatrudnienie w rozwijającej się organizacji
• Bezpośrednią współpracę z Zarządem i możliwość poznania funkcjonowania firmy z perspektywy operacyjnej i biznesowej
• Samodzielność w realizacji powierzonych zadań
• Możliwość zgłaszania własnych pomysłów i usprawnień organizacyjnych
• Przyjazną atmosferę i wsparcie zespołu,
• Dodatkowe wolne w Dniu Urodzin,
• Ubezpieczenie grupowe,
• Karta sportowa,
• Pakiet medyczny,
• Zniżki i rabaty pracownicze na produkty Floriny.