Asystent/asystentka ds. administracyjnych

Zakres zadań

• prowadzenie kompleksowej obsługi sekretarsko-biurowej Powiatowego Lekarza Weterynarii oraz jego Zastępcy,
• wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w tym rejestrowanie, klasyfikowanie i znakowanie korespondencji wpływającej i wychodzącej w systemie tradycyjnym lub elektronicznym (EZD),
• obsługa dokumentacji weterynaryjnej, w tym wprowadzanie danych do dedykowanych systemów informatycznych Inspekcji Weterynaryjnej (np. systemy identyfikacji i rejestracji zwierząt, rejestry decyzji administracyjnych),
• koordynowanie obiegu dokumentów wewnątrz Powiatowego Inspektoratu Weterynarii oraz dbanie o terminowy przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
• organizacja i obsługa spotkań służbowych, narad oraz wyjazdów terenowych Powiatowego Lekarza Weterynarii,
• bezpośrednia i telefoniczna obsługa interesantów (klientów zewnętrznych), udzielanie podstawowych informacji oraz kierowanie spraw do właściwych merytorycznie pracowników,
• przygotowywanie projektów pism, pism przewodnich, zaproszeń oraz innych dokumentów o charakterze ogólnym na polecenie przełożonego,
• archiwizacja dokumentacji i akt spraw zgodnie z obowiązującym rzeczowym wykazem akt i przepisami o narodowym zasobie archiwalnym,
• zaopatrzenie sekretariatu i urzędu w niezbędne materiały biurowe oraz dbanie o należyty stan estetyczny sekretariatu.

Warunki pracy

Warunki pracy

Praca biurowa w siedzibie urzędu (w tym praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie). Praca w terenie na obszarze powiatu opolskiego, obejmująca wyjazdy służbowe oraz bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym. Prowadzenie służbowych pojazdów samochodowych. Udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje.

Dostępność budynku

W siedzibie urzędu znajduje się winda, co zapewnia dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Wymagania niezbędne wykształcenie: średnie

• biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych: pakiet MS Office (szczególnie Word i Excel do tworzenia pism i tabel), obsługa skanera, niszczarki,
• szybkie przyswajanie systemów informatycznych: w PIW pracuje się na specyficznych programach (np. systemy weterynaryjne, bazy danych zwierząt) oraz systemach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD),
• poprawność językowa i redakcyjna: umiejętność pisania pism urzędowych, pism przewodnich i maili zgodnie z zasadami ortografii, interpunkcji i etykiety urzędowej,
• podstawowa znajomość struktur administracji publicznej: wiedza, jak funkcjonuje urząd, czym różni się administracja rządowa od samorządowej i jak przepływają dokumenty.
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Oferujemy

• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników

Dokumenty

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Termin i miejsce składania dokumentów Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-16

Miejsce składania dokumentów

Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Opolu ul. Wrocławska 170 45-836 opole

Metody i techniki naboru

Rekrutacja zostanie przeprowadzona dwuetapowo

Etap I: Weryfikacja formalna nadesłanych ofert i dokumentów aplikacyjnych. Etap II: Test wiedzy (pisemny) oraz rozmowa kwalifikacyjna z wybranymi kandydatami.

Zakres tematyczny testu wiedzy obejmować będzie w szczególności znajomość:

Ustawy o Inspekcji Weterynaryjnej oraz podstawowych zagadnień z zakresu prawa weterynaryjnego, Kodeksu postępowania administracyjnego (Kpa) - w stopniu podstawowym, Instrukcji kancelaryjnej i zasad funkcjonowania administracji publicznej.

Inne informacje W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

• ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa