Asystent / Asystentka Zarządu w spółce nadzorującej podmioty z sektora nieruchomości oraz produkcji

Asystent / Asystentka Zarządu w spółce nadzorującej podmioty z sektora nieruchomości oraz produkcji

Wynagrodzenie: podstawa + prowizja

Czas pracy : 7:00 – 15:00 lub 8:00-16:00 (pracujemy w systemie, który pozwala cieszyć się wolnym popołudniem!)

Opis stanowiska: Poszukujemy osoby na stanowisko asystenta/ki zarządu, która będzie wspierać bieżącą działalność firmy pod względem administracyjnym oraz ma możliwość aktywnie uczestniczyć w obsłudze klientów i procesach produkcyjnych.

Twój zakres obowiązków

Zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji i dokumentacji w spółkach Grupy (obsługa korespondencji, zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, prowadzenie i archiwizacja dokumentacji),

Zapewnienie wsparcia organizacyjnego i administracyjnego Zarządu oraz organów Spółki, przygotowywanie dokumentów, prezentacji, raportów.

Koordynacja przepływu informacji: Służenie jako główny punkt kontaktu (hub komunikacyjny) między Zarządem a osobami operacyjnymi produkcji oraz kierownikami projektów deweloperskich.

Realizacja bieżących zadań administracyjnych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem biura

Realizacja innych zadań zleconych przez przełożonego, wynikających z bieżących potrzeb organizacji i pozostających w zakresie stanowiska.

bieżące wsparcie Zarządu w realizacji zadań administracyjnych i organizacyjnych (zadania/projekty)

Zarządzanie dokumentacją: prowadzenie ksiąg stadnych, ewidencji paszportów koni, dokumentacji hodowlanej, rodowodów oraz nadzór nad podwykonawcami: lekarzami weterynarii i kowalami.

nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, ich archiwizacją oraz dystrybucją korespondencji wewnętrznej

współpraca z działami wewnętrznymi oraz interesariuszami zewnętrznymi

bezpośrednie wsparcie zarządcy i administratorów budynków oraz działu księgowości ( pomoc w obsłudze zebrań, przygotowywanie uchwał, umów, deklaracji.)

Kontakt i korespondencja z usługodawcami, urzędami, mieszkańcami

Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej

Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura (obieg dokumentów, kontakt telefoniczny i e-mailowy, nadzór nad zaopatrzeniem)

Praca w siedzibie biura oraz w terenie ( np. przygotowywanie ofert,kontrola podwykonawców, prac remontowych, audyty,)

wsparcie procesów organizacyjnych, administracyjnych i operacyjnych w dziale produkcji (np. w zakładzie przemysłowym, firmie produkcyjnej)

Nasze wymagania

Wykształcenie wyższe (zarządzanie, ekonomia, biznes, administracja lub kierunki techniczne),

Mile widziane doświadczenie na stanowisku Asystenta/ki Zarządu lub na podobnym stanowisku związanym ze wsparciem kadry zarządzającej. Również możliwość przyuczenia.

Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365 (Excel, PowerPoint, Word i Outlook),

Znajomość zasad obiegu dokumentów i zarządzania dokumentacją,

Bardzo dobra organizacja pracy własnej,

Elastyczność i umiejętność działania pod presją czasu,

Skrupulatność oraz samodzielność,

Otwartość i proaktywne podejście do zadań,

bardzo dobą umiejętność organizacji pracy i zarządzania kalendarzem

Odpowiedzialność, komunikatywność, dyskrecja, wysoka kultura osobista

umiejętność prowadzenia i protokołowania spotkań

biegła obsługa narzędzi z pakietu MS Office wykorzystywanych do przygotowywania dokumentacji, prezentacji, organizacji kalendarza i prowadzenia spotkań

Podstawowa wiedza z zakresu, gospodarki nieruchomościami, administracji

Kreatywność, samodzielność, sumienność i duże poczucie odpowiedzialności

To oferujemy

stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie

wynagrodzenie składające się z podstawy oraz atrakcyjnej prowizji

pracę w przyjaznej atmosferze

Możliwość dostosowania wymiaru czasu pracy do planu zajęć.

Zatrudnienie w oparciu o umowę zlecenie lub B2B,

Wsparcie na każdym etapie wdrożenia na tym stanowisku,

Prywatną opiekę medyczną, ubezpieczenie grupowe,

Docenianie jubileuszy pracy pracowników,

Świadczenia typu: dofinansowanie do karty Multisport.

wsparcie merytoryczne

możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji

niezbędne narzędzia pracy

nabycie doświadczenia, umiejętności i wiedzy

spotkania integracyjne