Specjalistka / Specjalista ds. operacyjnych – organizacja pracy biura, administracja i obsługa procesów

Specjalista / Specjalistka ds. operacyjnych – organizacja i administracja biura

O nas

TWÓR to warszawskie biuro projektowe zajmujące się projektowaniem instalacji sanitarnych, doradztwem technicznym i nadzorowaniem robót budowlanych.

Jesteśmy niewielkim, rozwijającym się zespołem. Realizujemy wiele różnorodnych projektów, dlatego dobra organizacja pracy, sprawny przepływ informacji i terminowość mają dla nas duże znaczenie.

Szukamy osoby, która wesprze nas w codziennym funkcjonowaniu biura, a docelowo przejmie samodzielne prowadzenie wybranych procesów administracyjnych i operacyjnych.

Twój zakres obowiązków

• Organizacja bieżących spraw administracyjnych i operacyjnych biura.
• Prowadzenie i aktualizacja rejestrów projektów, umów i dokumentów.
• Monitorowanie terminów, statusów spraw i realizacji ustaleń.
• Organizacja obiegu dokumentów i korespondencji.
• Przygotowywanie umów, zestawień, pism i dokumentów ofertowych.
• Wsparcie organizacyjne zespołu projektowego.
• Kontakt z klientami i współpracownikami w sprawach administracyjnych i organizacyjnych.
• Współpraca z księgowością w zakresie dokumentów i rozliczeń.
• Usprawnianie i porządkowanie wewnętrznych procesów firmy.

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy administracyjnej, organizacyjnej lub operacyjnej.
• Umiejętność samodzielnego planowania i organizowania pracy.
• Odpowiedzialność za powierzone sprawy i konsekwencja w doprowadzaniu ich do końca.
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Excela i Outlooka.
• Swoboda w komunikacji pisemnej i telefonicznej.
• Dokładność, terminowość i umiejętność ustalania priorytetów.
• Samodzielność w rozwiązywaniu problemów i inicjatywa w działaniu.
• Umiejętność pracy z kilkoma równoległymi tematami.

Mile widziane

• Doświadczenie w firmie projektowej, budowlanej lub technicznej.
• Znajomość Microsoft 365, Teams i narzędzi do organizacji pracy.
• Doświadczenie w usprawnianiu procesów administracyjnych.

To oferujemy

• Pracę w niewielkim, rozwijającym się biurze projektowym.
• Zatrudnienie w wymiarze około 1/2-3/4 etatu (20-30 godzin tygodniowo).
• Wynagrodzenie w przedziale 5 500–7 500 zł brutto miesięcznie w przeliczeniu na pełny etat.
• Ostateczne wynagrodzenie ustalane indywidualnie, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy, doświadczenia, kwalifikacji oraz zakresu odpowiedzialności.
• Elastyczne godziny pracy, ustalane indywidualnie.
• Możliwość zwiększenia wymiaru zatrudnienia wraz z rozwojem firmy.
• Umowę o pracę lub umowę zlecenie i stabilną współpracę.
• Samodzielne stanowisko z możliwością stopniowego zwiększania odpowiedzialności.
• Bezpośrednią współpracę z właścicielem firmy i zespołem projektowym.
• Możliwość proponowania i wdrażania własnych rozwiązań.
• Wdrożenie w procesy i specyfikę działalności firmy.
• Przyjazną atmosferę i partnerskie podejście.

Kogo szukamy?

Zależy nam przede wszystkim na osobie samodzielnej, odpowiedzialnej i dobrze zorganizowanej.

Nie szukamy kogoś, komu trzeba codziennie przydzielać kolejne zadania i przypominać o ich realizacji. Chcemy współpracować z osobą, która po poznaniu zasad funkcjonowania firmy będzie potrafiła przejąć odpowiedzialność za określone procesy, samodzielnie je prowadzić i doprowadzać sprawy do końca.

Nie wymagamy doświadczenia w branży projektowej. Ważniejsze są dla nas umiejętności organizacyjne, zaangażowanie i gotowość do uczenia się nowych rzeczy.

Jak aplikować?

Prześlij nam swoje CV.

W zgłoszeniu napisz również krótko, za jakie procesy lub obszary odpowiadałaś/odpowiadałeś samodzielnie w poprzedniej pracy.

Chętnie poznamy konkretne przykłady Twoich doświadczeń.