Specjalista/specjalistka

Główny Inspektorat Farmaceutyczny w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko

specjalista/specjalistka do spraw obsługi sekretarskiej w Departamencie Nadzoru Farmaceutycznego

00-082 Warszawa ul. Senatorska 12

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy

• Wykonuje czynności związane z koordynacją organizacji pracy Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego, w szczególności: obsługuje połączenia telefoniczne, prowadzi kalendarz pracy, a także organizuje i koordynuje sprawny przebieg spotkań Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego.
• Wykonuje czynności związane z obiegiem dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej), w szczególności: wykonuje zadania związane z obiegiem dokumentów głownie w systemie EZD, zapewnia prawidłową, zgodną z dekretacją dystrybucję dokumentów.
• Redaguje krótkie pisma oraz przygotowuje dokumenty, prezentacje, raporty, analizy, zestawienia z zakresu kompetencji Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego.
• Przygotowuje dokumenty dotyczące podróży służbowych Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego.
• Koordynuje czynności związane z zaopatrzeniem Departamentu w artykuły biurowe i spożywcze.
• Sporządza wnioski o zawarcie umów zleceń i umów o dzieło oraz projektów tych umów w zakresie objętym kompetencjami Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego.
• Prowadzi bazy informacji dotyczącą urzędów, instytucji, firm (m.in. numerów telefonów, osób zajmujących w nich kierownicze stanowiska, itp.) oraz udziela krótkich informacji dotyczących działalności DNF w języku angielskim (telefonicznie, pocztą elektroniczną).
• Wykonuje inne zadania na polecenie Dyrekcji Departamentu.

Warunki pracy

• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie, obsługa urządzeń biurowych
• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną.
• Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe)
• Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.

Inne informacje

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
• ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa
• Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i podpisane oświadczenia.
• Jeśli zostaniesz zakwalifikowany/zakwalifikowana do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).
• Oferty kandydatów/kandydatek, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).
• Oferty otrzymane po terminie zostaną uznane za niespełniające wymagań formalnych (decyduje data wpływu do Urzędu).
• Przed złożeniem aplikacji prosimy o zapoznanie się z informacjami zamieszczonymi na stronie www.gov.pl/gif w zakładce O GIF/Praca w GIF/Informacje dla kandydatów.
• Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:
• CV i list motywacyjny muszą być podpisane,
• wymagane oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane,
• dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni,
• w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu,
• w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego,
• spełnienie wymagania w zakresie długości doświadczenia zawodowego należy udokumentować kopiami dokumentów jednoznacznie potwierdzającymi zamknięty okres świadczenia pracy (m.in. kopiami świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, zaświadczeń potwierdzających świadczenie pracy w ramach umów cywilnoprawnych lub wolontariatu/staży/praktyk, wydrukiem z CEIDG). Umowy o pracę, umowy cywilnoprawne nie są dokumentami potwierdzającymi okresy doświadczenia zawodowego,
• aplikacje powinny zawierać adres e-mail oraz numer telefonu.
• Uwaga! Weryfikacja spełnienia przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części "dokumenty i oświadczenia niezbędne".
• Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane.
• Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne spełniające wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu.
• WAŻNA INFORMACJA: Przed zawarciem umowy o pracę na powyższym stanowisku kandydat/kandydatka zobowiązany/zobowiązana będzie do złożenia oświadczenia o braku konfliktu interesów zgodnie z art. 114 a ustawy - Prawo farmaceutyczne.
• Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem 224 lub 759.
• Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 928) informujemy, że procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych reguluje zarządzenie Nr 18 Głównego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 13 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Głównym Inspektoracie Farmaceutycznym.
• UWAGA od 01.11.2026 r. następuje zmiana adresu siedziby urzędu ul. Chmielna 85/87, 00-805 Warszawa

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej

pozostałe wymagania niezbędne

• Znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu
• Umiejętność sporządzania pism (z wykorzystaniem edytora tekstu MS Word)
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Kompetencje miękkie: orientacja na klienta/interesanta, komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie min. 1 roku doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej
• Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do: 2026-10-30 Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Miejsce składania dokumentów

Główny Inspektorat Farmaceutyczny ul. Senatorska 12 00-082 Warszawa z dopiskiem „specjalista ds. obsługi sekretarskiej w Departamencie Nadzoru Farmaceutycznego" ogłoszenie nr "169205" lub elektronicznie poprzez ePUAP lub e-Doręczenia AE:PL-41413-98175-HHEAF-19