Specjalista/Specjalistka ds. administracji i odnowień licencji

Securivy sp. z o.o. · Poznań / zdalnie · pełny etat · umowa zlecenie (możliwa współpraca B2B) Wynagrodzenie: 6000 - 10 000 zł brutto miesięcznie przy umowie zlecenie w pełnym wymiarze (przy B2B ustalane indywidualnie). Wysokość zależy od doświadczenia; wyżej wyceniamy samodzielność i zaawansowaną pracę z AI.

O nas

Securivy zajmuje się cyberbezpieczeństwem: sprzedajemy, wdrażamy i wspieramy rozwiązania do zarządzania dostępem uprzywilejowanym, monitorowania aktywności użytkowników i zarządzania uprawnieniami administratora. Działamy głównie przez partnerów, czyli integratorów i resellerów IT, a także bezpośrednio z klientami. Jesteśmy małym zespołem: krótka ścieżka decyzji, bezpośredni kontakt z zarządem i spisane procesy zamiast zgadywania.

Po co jest ta rola

Dbasz o to, żeby klienci mieli ciągłość licencji, faktury i płatności się zgadzały, terminy były dotrzymane, a firma działała sprawnie od strony organizacyjnej. Pracujesz bezpośrednio z CEO i wspierasz cały zespół.

Czym się zajmiesz

• Odnowienia licencji: przygotowanie i obsługa standardowych odnowień licencji oprogramowania, kontakt z klientami i partnerami, zamówienia u producentów, certyfikaty, aktualizacja danych w CRM (HubSpot).
• Finanse operacyjne: wystawianie faktur i proform, faktury kosztowe w KSeF, rozliczanie płatności, cotygodniowe przygotowanie przelewów do akceptacji, zamknięcie miesiąca we współpracy z biurem rachunkowym.
• Kadry i administracja: ewidencja czasu pracy, dokumenty współpracowników, kontakt z biurem kadrowym, formalności przy wdrożeniu i odejściu osób z zespołu.
• Wsparcie sprzedaży i marketingu: przygotowanie dokumentów i materiałów, pomoc w ofertach i korespondencji, porządek danych w CRM, publikacja i aktualizacja treści.
• Wydarzenia: wsparcie przy konferencjach, szkoleniach i spotkaniach z partnerami, czyli rezerwacje, logistyka, materiały, rozliczenie.
• Terminy i organizacja pracy zarządu: prowadzenie kalendarza terminów i listy zadań, pilnowanie, żeby ustalenia miały właściciela i datę, regularne przypominanie zespołowi o zaległościach i cotygodniowy status.
• Dokumenty: przygotowywanie i redakcja dokumentów z pomocą narzędzi AI, opieka nad biblioteką procedur wewnętrznych.

Czego oczekujemy

• Minimum 2 lat doświadczenia w administracji, back-office, księgowości operacyjnej lub obsłudze klienta B2B.
• Bardzo dobrej pracy z kalendarzem i listą zadań. U Ciebie nic nie ginie, a każdy temat ma status, termin i następny krok.
• Pilnowania terminowości: swojej i zespołu. Przypominasz, dopytujesz i domykasz, także wtedy, gdy zadanie leży u kogoś innego.
• Asertywności. Potrafisz powiedzieć „nie zdążę” albo „to jest zagrożone” wcześniej, a nie po terminie, i zaproponować rozwiązanie.
• Praktycznej znajomości systemu do fakturowania i podstaw obiegu dokumentów księgowych.
• Dokładności w liczbach.
• Swobodnej pracy w Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint).
• Bardzo dobrego polskiego i komunikatywnego angielskiego w piśmie.

Mile widziane

HubSpot lub inny CRM, Fakturownia, Saldeo, KSeF, Calamari; doświadczenie w firmie IT; praktyczne korzystanie z narzędzi AI (Claude, ChatGPT) przy dokumentach.

Co oferujemy

• Umowę zlecenie na pełny wymiar (możliwa współpraca B2B) i jawne widełki wynagrodzenia.
• Pracę zdalną z elastycznymi godzinami pracy i core hours 9:00-15:00. Elastyczność wymaga dobrego zarządzania własnym czasem pracy, dlatego to dla nas ważna kompetencja.
• Cykliczne wewnętrzne szkolenia z AI, cyberbezpieczeństwa, nowoczesnego marketingu i sprzedaży.
• Integracyjne wyjazdy firmowe.
• Spisane procesy i wdrożenie pod okiem CEO.
• Firmowe konta narzędzi AI (Claude, ChatGPT) do pracy.
• Możliwość przystąpienia do programu MultiSport.