Specjalista/Specjalistka ds. administracji, finansów i wsparcia zarządu

Zakres obowiązków

• Finanse operacyjne i raportowanie:
• prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy,
• prowadzenie zestawień przychodów i kosztów,
• przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu,
• kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji,
• przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji,
• monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności,
• kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków,
• porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami,
• przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego,
• bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym,
• egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych.
• Administracja i dokumentacja firmy:
• organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów,
• prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych,
• pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań,
• obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej,
• kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych,
• przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu,
• dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy.
• Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów:
• tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców,
• archiwizowanie ofert i kosztorysów,
• prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych,
• kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki,
• archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji,
• przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń,
• zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna.
• Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka.
• bezpośrednie wsparcie Zarządu w bieżących sprawach firmy,
• przygotowywanie informacji, raportów oraz zestawień na żądanie Zarządu,
• wyszukiwanie informacji i dokumentów w systemach firmy,
• monitorowanie realizacji uzgodnionych zadań i terminów,
• kontaktowanie się z dostawcami, księgowością i innymi partnerami w imieniu Zarządu w sprawach operacyjnych,
• przygotowywanie dokumentacji przed spotkaniami lub decyzjami,
• pomoc organizacyjna w prowadzeniu bieżących projektów oraz wysyłek do klientów.
• Obsługa systemów i ciągłość operacyjna:
• znajomość lokalizacji podstawowych danych i dokumentów,
• umiejętność pobierania podstawowych raportów,
• znajomość struktury dostępów i współpracy z dostawcami systemów,
• utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji dostępów i procesów,
• zapewnienie ciągłości administracyjnej i informacyjnej firmy.

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) wykształcenie - średnie zawodowe zawód - Asystent zarządu umiejetności - Obsługa komputera umiejetności - staranność, dokładność umiejetności - samodzielność umiejetności - Dobra organizacja pracy

Wymagania niezbędne

• minimum średnie wykształcenie, mile widziane wyższe lub w trakcie studiów zaocznych,
• bardzo dobra znajomość obsługi komputera,
• dobra znajomość Excel/Google Sheets,
• umiejętność pracy z liczbami, zestawieniami i dokumentacją finansową,
• bardzo dobra organizacja pracy,
• dokładność i skrupulatność,
• samodzielność oraz umiejętność doprowadzania powierzonych spraw do końca,
• odpowiedzialność,
• wysoki poziom dyskrecji i poufności,
• umiejętność pracy z wieloma dokumentami i systemami,
• swobodna komunikacja e-mailowa i telefoniczna.

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie w administracji, finansach operacyjnych, księgowości, office management lub wsparciu Zarządu,
• doświadczenie w e-commerce,
• podstawowa znajomość rachunkowości,
• doświadczenie w przygotowywaniu cash-flow lub raportów przychodowo-kosztowych,
• doświadczenie we współpracy z biurem księgowym,
• znajomość systemów e-commerce, ERP, CRM lub programów księgowych,
• język angielski na poziomie pozwalającym na podstawową komunikację i pracę z dokumentami.