Specjalista/ka ds. Organizacji Eventów

Szukamy Specjalisty/ki ds. Organizacji Eventów, który/a pomoże nam w SMAY tworzyć wydarzenia budujące relacje z Klientami, Partnerami i przyszłymi pracownikami. Jeśli lubisz, gdy wszystko „gra” - od pierwszego pomysłu, przez budżet i logistykę, aż po ostatniego gościa wychodzącego z wydarzenia - ta rola jest dla Ciebie!

Jako Specjalista/ka ds. Organizacji Eventów w zespole Działu Marketingu & PR, będziesz osobą odpowiedzialną za udział SMAY w targach i konferencjach branżowych oraz za nasze własne wydarzenia - stacjonarne, online i hybrydowe. Twoja misja to planowanie i koordynowanie średnio kilku wydarzeń kwartalnie, o budżetach od kilku do kilkuset tysięcy złotych. Współpracując z Zarządem, działami handlowymi, agencjami eventowymi i podwykonawcami, będziesz dbać o to, by każde wydarzenie było dopięte na ostatni guzik i realnie wspierało wizerunek oraz cele biznesowe SMAY.

Pracując w SMAY, będziesz odpowiadać za

• Koordynację udziału firmy w wydarzeniach branżowych - weryfikowanie targów i konferencji, prezentowanie możliwości uczestnictwa oraz współpracę z organizatorami.
• Inicjowanie i koordynowanie własnych wydarzeń SMAY dla celów biznesowych (online, stacjonarnych i hybrydowych) - od koncepcji po realizację.
• Budżetowanie i rozliczanie wydarzeń zewnętrznych i wewnętrznych.
• Współpracę z agencjami eventowymi, podwykonawcami, artystami i partnerami biznesowymi - ustalanie warunków współpracy, wyceny, przygotowywanie zamówień i umów, rozliczanie wykonawców i faktur.
• Reprezentowanie SMAY na targach i konferencjach - krótkie wystąpienia, zapowiedzi firmy, opieka nad stoiskiem.
• Przygotowywanie treści promocyjnych i informacyjnych dotyczących planowanych wydarzeń.
• Zarządzanie magazynem marketingowym - gadżety, elementy wystawiennicze, próbki produkcyjne - na potrzeby eventów i relacji z klientami.
• Współpracę ze szkołami i uczelniami wyższymi oraz koordynację programu rozwojowego dla studentów.
• Wsparcie w organizacji wizyt klientów i szkoleń w firmie oraz na obiektach.
• Nawiązywanie kontaktów biznesowych, które pozwolą tworzyć ciekawe wydarzenia i budować wizerunek SMAY poprzez inicjatywy zewnętrzne.

W pracy na tym stanowisku pomogą Ci

• Minimum 2 lata doświadczenia w organizacji eventów, konferencji lub targów (po stronie firmy lub agencji eventowej).
• Doświadczenie w obszarze marketingu oraz praktyczna znajomość kanałów marketingowych.
• Umiejętność samodzielnego prowadzenia projektu eventowego od A do Z - planowanie, harmonogram, logistyka, koordynacja podwykonawców, raportowanie wyników.
• Doświadczenie w budżetowaniu i rozliczaniu wydarzeń oraz w negocjowaniu warunków współpracy z dostawcami.
• Wiedza z zakresu technologii wystawienniczych i organizacji udziału w targach.
• Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: marketing, reklama i promocja, zarządzanie).
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2 (komunikacja z partnerami i organizatorami).
• Biegła znajomość pakietu MS Office, w tym dobra znajomość Excela.
• Prawo jazdy kat. B.
• Elastyczność, odporność na pracę pod presją czasu oraz kreatywność w rozwiązywaniu problemów - zawsze coś może pójść inaczej niż w planie.
• Swoboda w wystąpieniach publicznych i nawiązywaniu relacji biznesowych.

Dodatkowo premiujemy za (mile widziane)

• Doświadczenie w organizacji eventów B2B, targów branżowych lub wydarzeń dla firm produkcyjnych/technicznych.
• Doświadczenie w organizacji wydarzeń online i hybrydowych (np. ClickMeeting).
• Znajomość programu SketchUp (np. do projektowania stoisk i aranżacji przestrzeni).
• Doświadczenie we współpracy ze szkołami i uczelniami (programy praktyk, staży, employer branding).
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami lub koordynowaniu pracy zespołów projektowych.

Oferujemy

• Ciekawą pracę w prężnie rozwijającej się polskiej firmie, liderze w swojej branży.
• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na cały etat.
• Współpracę w firmie, która stawia na zespół oraz świetną atmosferę.
• Atrakcyjny pakiet benefitów (m.in. pakiet sportowy, kurs języka angielskiego, ubezpieczenie grupowe, pakiet medyczny).
• Dofinansowanie posiłków w ramach firmowej kantyny.
• Niezbędne narzędzia do realizacji zadań.
• Codzienne wsparcie specjalistów.
• Niezapomniane imprezy firmowe, eventy świąteczne i branżowe.

Jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny?

• Selekcja CV - prześlij swoje CV oraz wypełnij formularz aplikacyjny, a my dokładnie przeanalizujemy nadesłane aplikacje.
• Video - Rozmowa - prześlemy Ci kilka nietrudnych pytań, a Ty będziesz mieć 48 godzin, by odpowiedzieć (nagrać swoje odpowiedzi) w dowolnym czasie - chodzi nam o to, by lepiej Cię poznać i dać szansę na poznanie się wszystkim w procesie.
• Zadanie rekrutacyjne - poprosimy Cię o koncepcyjne opracowanie planu organizacji eventu. Nie szukamy idealnej prezentacji - chcemy zobaczyć, jak planujesz, o czym pamiętasz i jak myślisz jako event specjalista.
• Rozmowa - spotkanie, na którym wspólnie omówimy Twoje zadanie, porozmawiamy o Twoim doświadczeniu oraz o roli i naszych wzajemnych oczekiwaniach.
• Feedback/Oferta - niezależnie od wyniku każdej osobie przekażemy informację zwrotną.