Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno-korporacyjnych

BAYLEG S.A. to firma z 30 letnią tradycją na rynku farmacji weterynaryjnej.

Poszukujemy osoby dobrze zorganizowanej, dokładnej i samodzielnej, która wesprze Zarząd oraz obszar prawno-administracyjny w bieżącej obsłudze dokumentacji, koordynacji procesów administracyjnych i realizacji zadań organizacyjnych.

Jeśli cenisz dobrą organizację pracy, potrafisz sprawnie zarządzać dokumentami i terminami, a jednocześnie dobrze odnajdujesz się we współpracy z różnymi osobami, zapraszamy do aplikowania! Oferta jest skierowana również do studentów i studentek, którzy chcą zdobyć praktyczne doświadczenie zawodowe i połączyć pracę z nauką.

Zakres obowiązków

• Bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne Zarządu.
• Przygotowywanie i redagowanie pism, korespondencji oraz notatek na potrzeby Zarządu, obszaru prawnego i administracji.
• Współudział w opracowywaniu i aktualizacji dokumentacji korporacyjnej, w tym projektów uchwał, pełnomocnictw i protokołów.
• Prowadzenie i aktualizowanie rejestrów umów, uchwał, pełnomocnictw oraz regulacji wewnętrznych.
• Koordynowanie obiegu dokumentów, organizowanie procesu zbierania podpisów i monitorowanie terminów.
• Współpraca z kancelariami prawnymi, notariuszami oraz instytucjami zewnętrznymi.
• Kompletowanie dokumentacji na potrzeby spraw korporacyjnych, kontroli i audytów.
• Wsparcie w przygotowywaniu raportów poprzez gromadzenie, porządkowanie i zestawianie danych.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarówno tradycyjnej, jak i elektronicznej.
• Archiwizacja dokumentów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Przyjmowanie gości oraz bieżące wsparcie administracyjne biura.
• Wspieranie administracyjne pozostałych działów i osób na samodzielnych stanowiskach.

Wymagania

• Wykształcenie minimum średnie; mile widziane osoby w trakcie studiów.
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word i Excel.
• Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i terminowej realizacji zadań.
• Dokładność, skrupulatność i dbałość o poprawność dokumentów oraz danych.
• Umiejętność jasnego i poprawnego redagowania pism, korespondencji oraz notatek.
• Sprawność w wyszukiwaniu, porządkowaniu i zestawianiu informacji.
• Dyskrecja i odpowiedzialne podejście do informacji poufnych.
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i umiejętność współpracy z Zarządem, pracownikami oraz partnerami zewnętrznymi.
• Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w rozwiązywaniu bieżących problemów.
• Elastyczność oraz umiejętność reagowania na zmieniające się priorytety.
• Umiejętność rozpoznawania spraw wymagających konsultacji lub decyzji przełożonego.

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie w stale rozwijającej się firmie.
• Umowę o pracę w wymiarze dostosowanym do możliwości kandydata/kandydatki, przy czym minimalny wymiar zatrudnienia wynosi 3/4 etatu.
• Elastyczne godziny pracy z możliwością dopasowania grafiku do zajęć – szczególnie z myślą o osobach studiujących.
• Uporządkowaną pracę administracyjną i możliwość poznania praktycznych aspektów funkcjonowania organizacji.
• Szkolenie wdrażające i przygotowujące do realizacji powierzonych zadań.
• Możliwość zdobycia cennego doświadczenia zawodowego w obszarze administracji i spraw korporacyjnych.
• Przyjazną atmosferę oraz wsparcie ze strony zespołu.
• Świadczenia w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
• Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego.
• Wynagrodzenie adekwatne do umiejętności i doświadczenia.
• Premię motywacyjną.