Specjalista / Specjalistka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu

Opis stanowiska

Do naszego biura w Warszawie szukamy osoby, która… …zadba o sprawne funkcjonowanie biura i wesprze Zarząd w codziennej pracy. Kogoś, kto dopilnuje prawidłowego obiegu faktur i dokumentów, terminowości płatności oraz bieżącej obsługi administracyjnej firmy. Szukamy osoby z doświadczeniem w pracy administracyjnej, recepcyjnej, która dobrze odnajduje się w tematach faktur, przelewów i obiegu dokumentów. Nasze systemy i procedury przedstawimy w trakcie wdrożenia. Cenisz porządek i terminowość? Potrafisz sprawnie przechodzić między różnymi zadaniami i ustalać priorytety? To bardzo dobry start.

Jeśli dodatkowo wiesz, że

• Rzetelnie prowadzona dokumentacja oszczędza czas całej firmie,
• Dobra organizacja biura to wsparcie dla każdego zespołu,
• A sprawy załatwione na czas nie wracają jako problemy,

to bardzo możliwe, że szukamy właśnie Ciebie.

Twoim zadaniem będzie

• Profesjonalne przyjmowanie i obsługa gości, klientów i pracowników firmy na recepcji
• Procesowanie faktur zakupowych i kosztowych oraz monitorowanie terminów płatności
• Wyjaśnianie z księgowością i kontrahentami korekt, rozliczeń i rozbieżności
• Wystawianie faktur i nadawanie uprawnień w KSeF
• Przygotowywanie dyspozycji przelewów i rozliczanie płatności kartą służbową
• Koordynacja obiegu, podpisów i archiwizacji dokumentów
• Weryfikacja nowych kontrahentów (KYC)
• Obsługa firmowych skrzynek mailowych oraz korespondencji i przesyłek
• Bieżące wsparcie Zarządu: podróże służbowe, spotkania, rezerwacje
• Administrowanie folderem procedur oraz obsługa podpisu i pieczęci kwalifikowanej
• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura

Szukamy osoby, która

• Ma doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub w obsłudze dokumentów finansowych (faktury, przelewy, obieg dokumentów)
• Zna podstawy dokumentacji księgowej (faktury, korekty, proformy)
• Zna KSeF lub jest gotowa szybko się go nauczyć
• Sprawnie porusza się w pakiecie MS Office / Microsoft 365, w tym w Excelu i OneDrive
• Komunikuje się po angielsku na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację
• Jest dokładna, dobrze organizuje swoją pracę i pilnuje terminów, także wtedy, gdy spraw jest kilka naraz
• Jest samodzielna, ma wysoką kulturę osobistą i potrafi zachować dyskrecję w sprawach Zarządu i firmy
• Lubi kontakt z ludźmi i chętnie udziela wsparcia, zachowując przy tym rzetelność w weryfikacji dokumentów

Co oferujemy

• Umowę o pracę
• Pracę w 8/16 - 9/17 w Biurze, ul. Taśmowa 7
• Realny wpływ na tworzenie procesów i standardów w firmie
• Kulturę organizacyjną opartą na odwadze, szacunku i otwartości
• Pracę wśród ludzi, którzy naprawdę pasjonują się energetyką i OZE
• Opieka medyczna Medicover
• Karta na zajęcia sportowe
• Ubezpieczenie na życie (też dla rodziny)
• Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin

Brzmi jak Ty? Aplikuj, czekamy na Ciebie!