Specjalista

Zakres obowiązków

Poszukujemy osoby do pracy w obszarze mobilności międzynarodowej, odpowiedzialnej za administracyjną i organizacyjną obsługę wyjazdów i przyjazdów studentów oraz pracowników, realizowanych w ramach programu Erasmus+ i innych inicjatyw wspierających współpracę międzynarodową Politechniki Gdańskiej. Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie uczestniczyć w organizacji i koordynacji procesów mobilnościowych, przygotowywaniu dokumentacji, udzielaniu wsparcia uczestnikom programów oraz realizacji działań informacyjnych i promocyjnych związanych z ofertą mobilności międzynarodowej w szczególności:

• obsługa administracyjna programu Erasmus+, oraz innych inicjatyw krajowych i międzynarodowych
• organizacja i bieżąca obsługa mobilności
• przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji związanej z mobilnością, w tym umów, porozumień o programie studiów lub praktyk, potwierdzeń pobytu, dokumentów finansowych oraz innych wymaganych formularzy
• udzielanie informacji dotyczących zasad udziału w programach mobilnościowych, procedur rekrutacyjnych, wymaganych dokumentów oraz organizacji wyjazdów i przyjazdów
• współpraca z jednostkami organizacyjnymi uczelni, w szczególności z wydziałami, dziekanatami, Welcome Office oraz jednostkami odpowiedzialnymi za finanse i obsługę administracyjną
• bieżąca współpraca z uczelniami i instytucjami partnerskimi w kraju i za granicą w sprawach dotyczących organizacji i realizacji mobilności
• wspieranie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących możliwości wyjazdów zagranicznych, w tym przygotowywanie materiałów informacyjnych, aktualizowanie treści na stronach internetowych oraz udział w spotkaniach, prezentacjach i wydarzeniach promocyjnych
• przygotowywanie zestawień, sprawozdań i danych statystycznych dotyczących realizowanych mobilności na potrzeby uczelni, partnerów i instytucji finansujących
• wspieranie działań związanych z monitorowaniem jakości obsługi uczestników mobilności oraz doskonaleniem procedur administracyjnych
• wykonywanie innych zadań związanych z działalnością Hubu Współpracy Międzynarodowej w obszarze mobilności akademickiej.

Wymagania

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Inne wymagania: PODSTAWOWE
• wykształcenie wyższe
• min. 3 lata doświadczenia zawodowego
• znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2, umożliwiająca swobodną komunikację ustną i pisemną w środowisku międzynarodowym
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o prawidłowość prowadzonej dokumentacji
• umiejętność planowania i realizacji zadań z uwzględnieniem terminów oraz obowiązujących procedur
• umiejętność redagowania korespondencji służbowej i przygotowywania dokumentów administracyjnych
• dobre umiejętności komunikacyjne oraz gotowość do współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk kulturowych
• umiejętność obsługi pakietu MS Office lub Microsoft 365, w szczególności programów Word, Excel i Outlook
• samodzielność, odpowiedzialność, rzetelność oraz umiejętność rozwiązywania bieżących problemów organizacyjnych
• gotowość do pracy w środowisku międzynarodowym oraz realizacji kilku zadań równolegle

Mile widziane

• doświadczenie zawodowe w obsłudze administracyjnej programów mobilnościowych, w szczególności Erasmus+, lub w obszarze współpracy międzynarodowej
• znajomość zasad realizacji programu Erasmus+, w tym mobilności studentów i pracowników, procedur rekrutacyjnych oraz zasad przygotowywania i rozliczania mobilności
• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej, instytucji edukacyjnej lub organizacji realizującej projekty międzynarodowe
• biegła znajomość dodatkowego języka obcego, w szczególności niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego lub innego języka przydatnego w kontaktach z partnerami zagranicznymi doświadczenie w przygotowywaniu raportów, zestawień, analiz i dokumentacji projektowej
• znajomość systemów informatycznych wspierających obsługę mobilności akademickiej, w tym systemów wykorzystywanych w programie Erasmus+
• doświadczenie w organizacji wydarzeń informacyjnych, spotkań międzynarodowych lub działań promocyjnych
• znajomość zasad współpracy międzyinstytucjonalnej, w tym przygotowywania i obsługi umów oraz porozumień dotyczących wymiany akademickiej
• Przeznaczone wyłącznie dla osób zarejestrowanych w urzędzie pracy: nie

Oferujemy

• Wynagrodzenie brutto: od 5 500 do 7 000 PLN
• Opis wynagrodzenia: wynagrodzenie uzależnione od doświadczenia, kwalifikacji i stażu pracy kandydata/ kandydatki.

Pracodawca oferuje

-pracę w jednej z wiodących uczelni technicznych w Polsce, współtworzącej nowoczesną naukę i edukację stabilne zatrudnienie oraz przejrzyste warunki pracy -dodatkowe wynagrodzenie roczne -przyjazne środowisko oparte na współpracy, wzajemnym szacunku i akademickich wartościach -możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, projektach oraz programach rozwojowych -możliwość udziału w zagranicznych mobilnościach w ramach programu Erasmus+ świadczenia socjalne, w tym preferencyjne pożyczki, dofinansowanie do wypoczynku oraz możliwość korzystania z Ośrodka Wczasowego Politechniki Gdańskiej położonego w malowniczym otoczeniu kaszubskich jezior i lasów -możliwość przystąpienia do prywatnej opieki medycznej, grupowego ubezpieczenia na życie oraz programu sportowo-rekreacyjnego MultiSport -dostęp do bogatych zasobów Biblioteki Politechniki Gdańskiej oraz nowoczesnej infrastruktury kampusu -zajęcia sportowe organizowane w obiektach Uczelni kampus przyjazny rodzinom z przedszkolem, miejscami do przewijania i karmienia dzieci oraz punktami gastronomicznymi i strefami relaksu -pracę w doskonale skomunikowanej lokalizacji, z możliwością korzystania z bezpłatnych miejsc parkingowych.

• System wynagrodzenia: Czasowy ze stawką miesięczną