Specjalista DS. administracji

Zakres obowiązków

Prowadzenie sekretariatu Centrum Sportu Akademickiego PG, w tym w szczególności: -obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej; -nadzór nad prawidłowym obiegiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji; -prowadzenie spraw kadrowych pracowników Centrum, w tym m.in. sporządzanie oraz kompletowanie dokumentacji związanej z rekrutacją i zatrudnieniem, monitorowanie i rozliczanie czasu pracy, opracowywanie harmonogramów, przygotowywanie raportów i zestawień; -przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych związanych z działalnością Centrum, we współpracy z właściwymi jednostkami administracyjnymi; -obsługa administracyjnych i finansowych systemów informatycznych (tj. TETA, EZD, Jira, Moja PG) funkcjonujących na uczelni, w zakresie wynikającym z powierzonych obowiązków i przyznanych uprawnień; -koordynowanie i monitorowanie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP), ochroną przeciwpożarową (PPOŻ) oraz wymaganiami Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Sanepid); -przygotowywanie dokumentacji oraz obsługa spraw związanych z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych na potrzeby bieżącej działalności Centrum; -prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem majątkiem Centrum, w tym ewidencją środków trwałych, ubezpieczeniami oraz obsługą zgłoszeń szkód; -współpraca z innymi jednostkami uczelni w celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań -zapewnianie bieżącego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego dyrektorowi oraz pracownikom Centrum.

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Pracownik biurowy

Wymagania podstawowe

-wykształcenie wyższe, preferowane z zakresu administracji, zarządzania, zarządzania zasobami ludzkimi; -co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku; -znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację ustną i pisemną; -bardzo dobra znajomość pakietu MS Office w szczególności programów Word, Excel i Outlook; -umiejętność redagowania korespondencji służbowej i przygotowywania dokumentów administracyjnych; -bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność oraz dbałość o prawidłowość prowadzonej dokumentacji; -umiejętność planowania i realizacji zadań z uwzględnieniem terminów oraz obowiązujących procedur; -komunikatywność oraz gotowość do współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk kulturowych; -odpowiedzialność oraz umiejętność samodzielnego reagowania na bieżące wyzwania organizacyjne i realizacji kilku zadań równolegle.

Mile widziane

-doświadczenie w pracy w środowisku akademickim; -znajomość systemów: EZD, TETA, CRU, Jira; -znajomość Prawa Zamówień Publicznych. staż pracy ogółem - lata: 3

Wynagrodzenie

wynagrodzenie w zależności od doświadczenia, kwalifikacji i stażu pracy kandydata/ kandydatki.

Pracodawca oferuje

-pracę w jednej z wiodących uczelni technicznych w Polsce, -współtworzącej nowoczesną naukę i edukację stabilne zatrudnienie oraz przejrzyste warunki pracy -dodatkowe wynagrodzenie roczne -przyjazne środowisko oparte na współpracy, wzajemnym szacunku i akademickich wartościach możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, projektach oraz programach rozwojowych -możliwość udziału w zagranicznych mobilnościach w ramach programu Erasmus+ świadczenia socjalne, w tym preferencyjne pożyczki, dofinansowanie do wypoczynku oraz możliwość korzystania z Ośrodka Wczasowego Politechniki Gdańskiej położonego w malowniczym otoczeniu kaszubskich jezior i lasów -możliwość przystąpienia do prywatnej opieki medycznej, grupowego ubezpieczenia na życie oraz programu sportowo-rekreacyjnego MultiSport -dostęp do bogatych zasobów Biblioteki Politechniki Gdańskiej oraz nowoczesnej infrastruktury kampusu -zajęcia sportowe organizowane w obiektach Uczelni -kampus przyjazny rodzinom z przedszkolem, miejscami do przewijania i karmienia dzieci oraz punktami gastronomicznymi i strefami relaksu -pracę w doskonale skomunikowanej lokalizacji, z możliwością korzystania z bezpłatnych miejsc parkingowych.