Sekretarz/sekretarka

Komenda Główna Straży Granicznej w Warszawie Komendant Główny Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko: Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca samodzielna biurowo-administracyjna
• praca w siedzibie urzędu
• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych i wewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• praca w pomieszczeniu biurowym,
• ruchomy czas pracy w godzinach pomiędzy 7:15 – 18:00 (system 8 godzinny),
• stanowisko pracy sekretarza/ki zlokalizowane jest na I piętrze budynku,
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
• niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze z drzwiami z samozamykaczami,
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, windy, klimatyzacja,
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.
• obsługa urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, urządzenie wielofunkcyjne – drukarka, ksero, skaner).

Zakres zadań

• organizuje pracę sekretariatu Komendanta Głównego Straży Granicznej i Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk,
• prowadzi kalendarz spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnia właściwą obsługę podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu,
• udziela informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów,
• obsługuje pocztę elektroniczną w ramach systemu EZD oraz przekazuje korespondencję do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów i korespondencji,
• przygotowuje pisma i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy,
• ustala z Komendantem kolejność wejścia interesantów do gabinetu, czuwa nad terminowością spotkań, potwierdza udział w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu,
• prowadzi ewidencję wydatków i rozlicza fundusz reprezentacyjny Komendanta oraz dokonuje w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu,
• prowadzi na potrzeby Komendanta bieżący wykaz kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu właściwej wymiany informacji.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie

• Znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, niemiecki, rosyjski)
• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Znajomość przepisów kancelaryjnych
• Odporność w sytuacjach stresowych
• Dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych
• Kurs asystencko – sekretarski
• Obsługa programów z pakietu Office

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów lub oświadczenie kandydata o wymaganej znajomości jednego z języków obcych: języka angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego na poziomie komunikatywnym
• Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
• Oświadczenie kandydata, że w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. nie pracowałam/łem, nie pełniłam/łem służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłam/łem współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. (Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później)
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie kursu asystencko-sekretarskiegoKopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowychKopie dokumentów potwierdzających spełnienie pozostałych wymagań dodatkowych (o ile kandydat takowe spełnia).Kopie innych dokumentów potwierdzających posiadane przydatne kwalifikacje (świadectwa pracy, uprawnienia, referencje) Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-13 Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów: Biuro Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Straży Granicznej Al. Niepodległości 100 02-585 Warszawa z dopiskiem „oferta pracy – sekretarz/sekretarka WO SR GKG SG oraz numer ogłoszenia” Dane osobowe - klauzula informacyjna:

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

• Administrator danych i kontakt do niego:
• Kontakt do inspektora ochrony danych:
• Cel przetwarzania danych:

przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru

• Informacje o odbiorcach danych:
• Okres przechowywania danych:

czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji

• Uprawnienia:
• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).
• Podstawa prawna przetwarzania danych:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
• Informacje o wymogu podania danych:

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane