Sekretarz/sekretarka ds. obsługi sekretarsko-kancelaryjnej

Zakres zadań

• organizuje pracę sekretariatu Komendanta Głównego Straży Granicznej i Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk,
• prowadzi kalendarz spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnia właściwą obsługę podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu,
• udziela informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów,
• obsługuje pocztę elektroniczną w ramach systemu EZD oraz przekazuje korespondencję do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów i korespondencji,
• przygotowuje pisma i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy,
• ustala z Komendantem kolejność wejścia interesantów do gabinetu, czuwa nad terminowością spotkań, potwierdza udział w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu,
• prowadzi ewidencję wydatków i rozlicza fundusz reprezentacyjny Komendanta oraz dokonuje w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu,
• prowadzi na potrzeby Komendanta bieżący wykaz kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu właściwej wymiany informacji.

Warunki pracy Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca samodzielna biurowo-administracyjna
• praca w siedzibie urzędu
• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych i wewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• praca w pomieszczeniu biurowym,
• ruchomy czas pracy w godzinach pomiędzy 7:15 - 18:00 (system 8 godzinny),
• stanowisko pracy sekretarza/ki zlokalizowane jest na I piętrze budynku,
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
• niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze z drzwiami z samozamykaczami,
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, windy, klimatyzacja,
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.
• obsługa urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, urządzenie wielofunkcyjne - drukarka, ksero, skaner).

Wymagania niezbędne wykształcenie: średnie

• Doświadczenie: co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie
• Znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, niemiecki, rosyjski)
• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Znajomość przepisów kancelaryjnych
• Odporność w sytuacjach stresowych
• Dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych
• Kurs asystencko - sekretarski
• Obsługa programów z pakietu Office

Oferujemy

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dofinansowanie do okularów korekcyjnych (praca przy komputerze powyżej 4 godzin)
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Dokumenty

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów lub oświadczenie kandydata o wymaganej znajomości jednego z języków obcych: języka angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego na poziomie komunikatywnym
• Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
• Oświadczenie kandydata, że w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. nie pracowałam/łem, nie pełniłam/łem służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłam/łem współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów. (Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później)
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie kursu asystencko-sekretarskiego
• Kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie pozostałych wymagań dodatkowych (o ile kandydat takowe spełnia).
• Kopie innych dokumentów potwierdzających posiadane przydatne kwalifikacje (świadectwa pracy, uprawnienia, referencje)

Termin i miejsce składania dokumentów Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-13

Miejsce składania dokumentów

Biuro Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Straży Granicznej Al. Niepodległości 100 02-585 Warszawa z dopiskiem „oferta pracy - sekretarz/sekretarka WO SR GKG SG oraz numer ogłoszenia”

• Rozmowa kwalifikacyjna
• Zadanie selekcyjne

Inne informacje W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
• Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie po zakończeniu procedury naboru.

UWAGA!

WSZYSTKIE WYMAGANE OŚWIADCZENIA NALEŻY WŁASNORĘCZNIE PODPISAĆ ORAZ OPATRZYĆ DATĄ.

Z DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE MUSI JEDNOZNACZNIE WYNIKAĆ DŁUGOŚĆ DOŚWIADCZENIA ZAWODOWEGO.

W PRZYPADKU APLIKOWANIA DO KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ NA KILKA STANOWISK JEDNOCZESNIE NALEŻY ZŁOŻYC ODRĘBNY KOMPLET DOKUMENTÓW NA KAŻDE OGŁOSZENIE.

Przez dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia zawodowego należy rozumieć:

• świadectwa pracy/służby,
• zaświadczenia o zatrudnieniu,
• zaświadczenia potwierdzające świadczenie pracy w ramach umów cywilnoprawnych,
• zaświadczenia o odbytych praktykach, stażach, wolontariacie,
• referencje ze skonkretyzowanym stanowiskiem lub zakresem obowiązków,
• zakresy obowiązków na stanowisku pracy z dołączonym świadectwem pracy potwierdzającym zatrudnienie na tym

stanowisku.

Dokumenty można składać

• osobiście w siedzibie urzędu
• listownie
• za pośrednictwem ePUAP albo e-Doręczenia.

Wynagrodzenie na powyższym stanowisku wynosi ok. 6495,00 zł brutto + dodatek za wysługę lat. Rozpatrzeniu nie będą podlegać oferty niespełniające wymagań określonych w ogłoszeniu a także oferty, które nie zawierają kompletu wymaganych dokumentów oraz uwiarygodnionych (opatrzonych datą i własnoręcznym podpisem kandydata) oświadczeń. Zostaną przyjęte tylko kompletne kserokopie dokumentów. Kandydaci zakwalifikowani będą informowani - telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej - o terminie rozmowy kwalifikacyjnej. Na rozmowie kwalifikacyjnej poprosimy o okazanie oryginałów dokumentów dołączonych do aplikacji (do wglądu). Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu.

Informacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w KGSG: zarządzenie nr 58 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 25 września 2024 r. w sprawie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Głównej Straży Granicznej.