Office Manager / Kierownik Sekretariatu — Nowoczesna Kancelaria Notarialna na Woli (Rondo ONZ) / Repertorzystka / Kierownik biura

Nowoczesna kancelaria notarialna na warszawskiej Woli poszukuje osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie administracji, profesjonalną obsługę klientów oraz organizację pracy małego zespołu administracyjnego.

Szukamy osoby dokładnej, samodzielnej i dobrze zorganizowanej, która lubi kontakt z ludźmi, potrafi zadbać o szczegóły i chce rozwijać swoje umiejętności.

Zakres obowiązków

• Przyjmowanie klientów umówionych na czynności notarialne, odbieranie od nich dokumentów oraz udzielanie informacji organizacyjnych.
• Rejestrowanie czynności notarialnych i wprowadzanie danych w programach kancelaryjnych.
• Wystawianie i wydawanie faktur oraz rozliczanie płatności z klientami.
• Wydawanie klientom dokumentów zgodnie z procedurami kancelarii.
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów wewnątrz kancelarii.
• Koordynowanie i kontrola terminowej wysyłki dokumentów do sądów, urzędów oraz pozostałych odbiorców.
• Organizowanie pracy małego zespołu administracyjnego, przydzielanie zadań i dbanie o ich terminowe wykonanie.
• Bieżąca obsługa korespondencji, poczty elektronicznej i połączeń telefonicznych.
• Współpraca z notariuszami i pozostałymi pracownikami w codziennej organizacji pracy kancelarii.

Nasze oczekiwania

• Bardzo wysoka dokładność i skrupulatność, szczególnie w pracy z dokumentami, danymi i rozliczeniami — to kluczowy wymóg na tym stanowisku.
• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.
• Umiejętność koordynowania pracy małego zespołu oraz jasnego przekazywania zadań.
• Wysoka kultura osobista, życzliwość i łatwość nawiązywania kontaktu — stanowisko wiąże się z codzienną, bezpośrednią obsługą klientów.
• Pozytywne nastawienie oraz umiejętność współpracy.
• Dyskrecja i odpowiedzialne podejście do poufnych informacji.
• Bardzo dobra obsługa komputera i sprawne przyswajanie nowych narzędzi informatycznych.
• Chęć uczenia się i rozwoju zawodowego.

Doświadczenie w kancelarii notarialnej, adwokackiej, radcowskiej lub w podobnej pracy administracyjnej będzie atutem, ale nie jest wymagane. Mile widziana jest również znajomość języka angielskiego.

Nie wymagamy wykształcenia prawniczego ani znajomości konkretnego programu kancelaryjnego. Zapewniamy wdrożenie w obowiązki i szkolenie z obsługi wykorzystywanych systemów.

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia, umiejętności i zakresu odpowiedzialności.
• Samodzielne, odpowiedzialne stanowisko z realnym wpływem na organizację pracy administracji.
• Możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania doświadczenia w środowisku prawniczym.
• Komfortowe, nowoczesne biuro w dobrze skomunikowanej części Warszawy.
• Wsparcie zespołu podczas wdrożenia i codziennej pracy.

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatkami i kandydatami.