Referendarz/referendarka ds. obsługi organizacyjnej i sekretarskiej

Zakres zadań

• Zarządza przepływem informacji wpływających do sekretariatu, dokonuje ich przeglądu według hierarchii ważności, terminu i tematyki spraw
• Koordynuje przygotowanie udziału członka kierownictwa w spotkaniach służbowych, konferencjach, naradach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, w tym między innymi przygotowuje plany wizyt, materiały na spotkania, współpracuje z organizatorami, monitoruje infrastrukturę techniczną, niezbędną do realizacji spotkań
• Przygotowuje i redaguje pisma, raporty i prezentacje, zlecone przez przełożonego oraz protokoły i notatki ze spotkań
• Tworzy i aktualizuje kalendarz przełożonego, monitoruje terminy załatwienia spraw oraz proceduje wnioski wyjazdowe przełożonego
• Zapewnia obsługę protokolarną spotkań przełożonego, weryfikuje zaproszenia adresowane do przełożonego pod kątem celowości jego udziału w różnych przedsięwzięciach oraz udziela na nie odpowiedzi
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne, w tym zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły spożywcze

Warunki pracy Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
• nietypowe godziny pracy w tym dyżury
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Wymagania niezbędne wykształcenie: wyższe

• Doświadczenie: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętności komunikacyjne
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Elastyczny czas pracy
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat - od 5% do 20% wynagrodzenia, zgodnie z udokumentowanym stażem pracy), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów

z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach

• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, bufet, pokój dla rodzica z

dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia

• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy - szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności

Dokumenty

• CV w języku polskim (osoba, która na podstawie analizy CV i złożonych oświadczeń będzie spełniała wszystkie wymagania formalne zostanie zaproszona do kolejnego etapu naboru)
• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
• Oświadczenie o niepełnieniu służby zawodowej ani niepracowaniu w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Termin i miejsce składania dokumentów Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-16

Miejsce składania dokumentów

Ministerstwo Finansów Biuro Dyrektora Generalnego ul. Świętokrzyska 12 00-916 Warszawa z dopiskiem: Oferta pracy - 2026/160/BMI

Biuro Podawcze mieści się od ul. Traugutta 5A

• Weryfikacja formalna dokumentów
• Rozmowa kwalifikacyjna

Inne informacje W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany/zakwalifikowana do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie - jeżeli nie podałeś adresu e-mail).

Przed wyłonieniem do zatrudnienia wskazani w protokole z naboru kandydaci/kandydatki poproszeni zostaną o przesłanie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań niezbędnych oraz dodatkowych określonych w ogłoszeniu.

Wymagania formalne określone w ogłoszeniu, wskazane w części „wymagania niezbędne”, muszą być spełnione na dzień składania oferty.

Aplikując w formie papierowej, CV oraz wszystkie oświadczenia muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem a w przypadku e-Doręczenia kwalifikowalnym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym. Oświadczenia muszą zawierać również datę ich sporządzenia.

W przypadku aplikacji składanych elektronicznie, w formularzu aplikacyjnym należy jedynie zaznaczyć odpowiednie oświadczenia - nie jest wymagane dołączanie oświadczeń w formie skanów/zdjęć (wyjątek: do jednostek organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej, należy dołączyć dodatkowo wymagane oświadczenie w formie skanu/zdjęcia).Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

Do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć kopie tłumaczenia tych dokumentów na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data wpływu oferty do urzędu). Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone (i usunięte w przypadku aplikacji składanych elektronicznie, w tym przez e-Doręczenia.

Wzory oświadczeń dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.gov.pl/web/finanse/wzory-oswiadczen

Ministerstwo zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z kandydatami/kandydatkami, których oferty spełniają wymagania formalne.

Osoba, która zostanie wskazana do zatrudnienia, a która urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r. przed zatrudnieniem zostanie poproszona o złożenie oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego (według wzoru określonego w nw. ustawie), zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18 października 2006 roku o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 - 1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) informujemy, że procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych reguluje zarządzenie Ministra Finansów z dnia 18 września 2024 r. w sprawie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 89).

Pracę możesz rozpocząć od: 1 lub 15 dnia miesiąca.