Producent/ka wydarzeń naukowych

Zakres obowiązków

• Produkcja wydarzeń realizowanych przez Instytut, w szczególności o charakterze naukowym, w tym konferencji, spotkań i debat naukowych, a także spotkań wydawniczych i archiwalnych;
• Wsparcie w zakresie przygotowania konferencji i debat, w szczególności kontakt z prelegentami, wsparcie w zapewnieniu logistyki;
• Przygotowanie baz danych uczestników wydarzeń naukowych do wysyłki zaproszeń;
• Przygotowanie propozycji merytorycznych w zakresie spotkań o charakterze naukowym, archiwalnym i wydawniczym oraz ich popularyzacji;
• Merytoryczne opracowywanie materiałów informacyjnych o wydarzeniach;
• Wsparcie w zakresie opracowywania koncepcji, scenariuszy, harmonogramów oraz budżetów wydarzeń;
• Koordynacja przebiegu wydarzeń, w tym reagowanie na bieżące sytuacje organizacyjne;
• Wsparcie w zakresie opracowywania planów działania działu oraz w przygotowywaniu i rozliczaniu budżetu działu;
• Udział w przygotowaniu dokumentacji i realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie inicjatyw prowadzonych w dziale;
• Wsparcie produkcji materiałów promocyjnych i rzeczowych na potrzeby Instytutu, w szczególności związanych z działalnością działu naukowego i archiwum, a także w ramach realizowanych grantów naukowych;
• Współpraca z podwykonawcami;
• Sporządzanie umów, prowadzenie dokumentacji Instytutu, kontrolowanie wydatków;
• Ścisła współpraca z pracownikami działów Instytutu, szczególnie obszaru naukowego.

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat), kierunek: historia lub historia sztuki zawód - Organizator usług konferencyjnych język obcy - angielski, w mowie: B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie: B2 - wyższy średnio zaawansowany język obcy - polski, w mowie: C2 - biegły, w piśmie: C2 - biegły umiejetności - doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok

• Co najmniej rok doświadczenia w produkcji wydarzeń, najlepiej o charakterze naukowym (tj. konferencji, debat, spotkań autorskich i wydawniczych, spotkań archiwalnych);
• Zainteresowanie nowoczesnymi projektami historycznymi;
• Znajomość misji działalności i projektów Instytutu Pileckiego na poziomie ponadpodstawowym;
• Umiejętność sporządzania pism i dokumentów formalnych;
• Praktyczna znajomość procedur księgowo-prawnych wynikających z PZP;
• Znajomość dyscypliny finansów publicznych i obiegu dokumentów;
• Dobra znajomość języka angielskiego;
• Dobra znajomość procedur księgowo-prawnych instytutu, w tym SKB, EZD i obiegu dokumentów
• Umiejętność koordynacji wielu zadań na raz;
• Dokładność, skrupulatność, bardzo dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, zaangażowanie i samodzielność;
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, w tym wyczucie w kontaktach z przedstawicielami różnych środowisk, w tym środowiska naukowego;
• Prawo jazdy kategorii B;
• Dyspozycyjność do pracy w godzinach wieczornych;
• Mile widziana umiejętność wykonywania profesjonalnych zdjęć.

Zapraszamy do wypełnienia formularza rekrutacyjnego oraz dołączenie swojego CV wraz z portfolio z dotychczas zrealizowanymi projektami.

Link do formularza

https://instytutpileckiego.traffit.com/public/form/a/0ed7b7aad077401f732eab19889b54e86c54493d

Na aplikacje pracodawca czeka do dnia 26.11.2026 r.

Pracodawca zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia zbierania ofert i zamknięcia rekrutacji.

Link do ogłoszenia ze strony WWW Instytutu Pileckiego: https://instytutpileckiego.pl/pl/bip/rekrutacja/producentka-wydarzen-naukowych-warszawa staż pracy ogółem - lata: 1

Wynagrodzenie

Pracodawca oferuje

• Pracę w instytucji realizującej ważną misję społeczną i historyczną;
• Bezpośredni wpływ na budowanie wizerunku i rozpoznawalności Instytutu;
• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę na zastępstwo (minimum 1 rok);
• Biuro w dobrze skomunikowanej lokalizacji w centrum Warszawy;
• Prywatną opiekę medyczną w Allianz;
• Dofinansowanie do wypoczynku wczasy pod gruszą;
• Możliwość wykupienia karty Multisport;
• Uczestnictwo w zajęciach z języka angielskiego lub niemieckiego.