Poszkujemy ososby do sekretariatu – administracja i rozliczenia

Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – administracja i rozliczenia

Miejsce pracy: Dzierżoniów

Poszukujemy osoby do pracy w sekretariacie, odpowiedzialnej za bieżącą obsługę administracyjną, organizację obiegu dokumentów, korespondencję, obsługę systemów informatycznych oraz wsparcie procesów rozliczeniowych.

Nie szukamy wyłącznie osoby do odbierania telefonów i wykonywania prostych czynności biurowych. Zależy nam na kandydacie lub kandydatce posiadającej zdolności analityczne, umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów, bardzo dobrą organizację pracy oraz swobodę w obsłudze komputera i urządzeń biurowych.

Zakres obowiązków

Obsługa sekretariatu i korespondencji

• przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i wysyłanie korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej,
• bieżąca obsługa firmowych skrzynek e-mail i kierowanie wiadomości do odpowiednich osób,
• przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym etykiet i dokumentów nadawczych,
• obsługa centrali telefonicznej, odbieranie połączeń przychodzących i wykonywanie połączeń wychodzących,
• umawianie spotkań, prowadzenie kalendarzy i koordynowanie terminów,
• kontakt z klientami, kontrahentami i instytucjami.

Obsługa dokumentów i systemów informatycznych

• skanowanie, porządkowanie, archiwizacja i elektroniczny obieg dokumentów,
• zaawansowana codzienna praca z plikami PDF, w tym łączenie, dzielenie, obracanie, przycinanie, porządkowanie i przygotowywanie dokumentów,
• obsługa pakietów biurowych oraz oprogramowania Adobe Acrobat,
• wprowadzanie i aktualizowanie danych w systemach CRM,
• kontrola kompletności i poprawności dokumentacji,
• przygotowywanie zestawień, raportów i prostych analiz.

Rozliczenia i współpraca z księgowością

• wystawianie faktur i innych dokumentów rozliczeniowych,
• przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do księgowości,
• współpraca z działem księgowości i kadr,
• bieżąca obsługa rozliczeń w systemie CRM,
• kontrolowanie terminów płatności i rozliczeń,
• weryfikowanie zgodności danych w dokumentach i systemach,
• wyjaśnianie bieżących niezgodności i braków w dokumentacji.

Obsługa urządzeń i organizacja pracy biura

• obsługa drukarek, skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek etykiet,
• wykonywanie podstawowych czynności eksploatacyjnych, w tym wymiana tonerów, materiałów eksploatacyjnych i rozwiązywanie prostych problemów technicznych,
• dbanie o prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia biurowego,
• kontrola zapasów materiałów biurowych i eksploatacyjnych.

Nasze wymagania

• Dobre zdolności analityczne i umiejętność logicznego myślenia.
• Bardzo dobra obsługa komputera oraz pakietów biurowych, w szczególności edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych.
• Umiejętność sprawnej pracy z dokumentami elektronicznymi, w szczególności plikami PDF.
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych i samodzielnego wykonywania podstawowych czynności eksploatacyjnych.
• Umiejętność pracy z systemami CRM, w tym z danymi i dokumentami rozliczeniowymi.
• Dokładność, systematyczność oraz umiejętność kontrolowania terminów.
• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów.
• Komunikatywność i profesjonalne podejście do kontaktu telefonicznego oraz korespondencji.
• Samodzielność w rozwiązywaniu codziennych problemów organizacyjnych i technicznych.
• Dyskrecja i odpowiedzialność w pracy z dokumentacją oraz informacjami poufnymi.

Dodatkowym atutem będzie

• doświadczenie w pracy w sekretariacie, administracji lub dziale rozliczeń,
• znajomość programów do fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów,
• doświadczenie w obsłudze dużej liczby dokumentów i korespondencji,
• bardzo dobra znajomość programu Adobe Acrobat i arkuszy kalkulacyjnych.

Kogo szukamy?

Osoby, która potrafi nie tylko wykonać powierzone czynności, ale także zauważyć niezgodność w dokumentach, wychwycić zbliżający się termin, samodzielnie uporządkować informacje i zaproponować rozwiązanie problemu.

Szczególnie cenimy dokładność, samodzielność, sprawność techniczną i zdolność szybkiego uczenia się nowych systemów.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem OLX.