Podinspektor ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE)

Zakres obowiązków

Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) należy w szczególności:

należy w szczególności

• prowadzenie sekretariatu zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i niniejszym regulaminem;
• sprawna i profesjonalna obsługa interesantów; przestrzeganie zasad uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami,
• udzielanie wszechstronnej informacji i pomocy interesantom w sprawach dotyczących zadań realizowanych przez Urząd oraz obowiązujących w tym zakresie procedur;
• przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu;
• przekazywanie niezwłocznie pilnej korespondencji Burmistrzowi a w razie jego nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu;
• współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu;
• organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza lub zastępcę Burmistrza;
• przyjmowanie, sprawdzanie, ewidencjonowanie korespondencji kierowanej do Urzędu;
• obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej;
• odbiór i rozdysponowanie korespondencji przekazywanej elektronicznie, z platformy ePUAP i e-doręczeń,
• organizowanie obiegu akt w urzędzie poprzez właściwe ich przyjmowanie, rejestrowanie, załatwianie i przechowywanie, wysyłanie, rozdział korespondencji i przesyłek,
• wysyłanie korespondencji Urzędu;
• prowadzenie rejestru kancelaryjnego;
• dbanie o estetykę pomieszczenia sekretariatu i gabinetów;
• prowadzenie prenumeraty prasy, czasopism i publikacji dla całego Urzędu;
• zabezpieczenie rejestru pieczęci urzędowych, zamawianie pieczęci;
• prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego;
• koordynowanie prac związanych z archiwizacją dokumentów Urzędu;
• prowadzenie magazynu materiałów biurowych, kancelaryjnych oraz artykułów sanitarnych;
• prowadzenie spraw związanych z zakupem odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej i środków czystości;
• zakup produktów spożywczych na potrzeby Urzędu Miasta w Uniejowie;
• prowadzenie:

a) książki kontroli zewnętrznych; b)centralnego rejestru skarg i wniosków, c) rejestru upoważnień i pełnomocnictw, d) rejestru delegacji, e) rejestru zarządzeń Burmistrza Miasta Uniejów,

• wywieszanie w urzędzie pism otrzymanych do wywieszenia do publicznej wiadomości;
• dokonywanie zamówień publicznych w zakresie powierzonych materiałów;
• zastępowanie pracowników na stanowiskach: ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) i ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-I) w razie ich nieobecności;
• wykonywanie innych zadań określonych w przepisach szczególnych oraz zadań powierzonych przez Burmistrza lub Sekretarza.

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Sekretarka

Wymagania niezbędne

a. obywatelstwo polskie, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, b. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c. wykształcenie wyższe, d. posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku, e. brak prawomocnego wyroku sądu skazującego za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, f. nieposzlakowana opinia, g. posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na określonym stanowisku;

Wymagania dodatkowe

a. znajomość przepisów regulujących zagadnienia z zakresu funkcjonowania samorządu gminnego, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrony danych osobowych, dostępu do informacji publicznej, o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami; ustawy o pracownikach samorządowych, kodeks postepowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, b. preferowane doświadczenie w pracy na pokrewnym stanowisku lub praca w administracji samorządowej; c. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, d. obsługa komputera w zakresie pakietów biurowych, e. umiejętność pracy z wykorzystaniem programów do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, f. znajomość struktury organizacyjnej zadań i Urzędu Miasta w Uniejowie i gminnych jednostek organizacyjnych, g. predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, terminowość, obowiązkowość, systematyczność, umiejętność współpracy, rzetelność, dyspozycyjność, samodzielność i inicjatywa, bardzo dobra organizacja czasu pracy.

Wynagrodzenie

praca w godzinach: poniedziałek: 9:00-17:00; wtorek - czwartek 8:00-16:00; piątek 8:00-15:00