Office Manager / Office Administrator

O projekcie Twoja przyszła firma

Dla naszego Klienta, międzynarodowej firmy działającej w dynamicznym środowisku technologicznym, poszukujemy osoby na stanowisko Office Manager / Office Administrator, która przejmie odpowiedzialność za codzienne funkcjonowanie warszawskiego biura.

Poszukujemy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i proaktywnej, która sprawnie zadba zarówno o bieżące potrzeby pracowników i gości, jak również o procesy administracyjne, dokumentację, wydarzenia oraz sprawne funkcjonowanie przestrzeni biurowej.

Oferta

• Stabilna praca w nowoczesnym biurze w Warszawie, w okolicy Ronda Daszyńskiego.
• Elastyczne rozpoczęcie pracy pomiędzy 8:00 a 10:00.
• Możliwość korzystania z dni pracy zdalnej przy realizacji zadań back-office'owych niewymagających obecności w biurze.
• Brak formalnego dress code'u.
• Praca w międzynarodowej kulturze organizacyjnej i codzienny kontakt z osobami z różnych zespołów i krajów.
• Wsparcie podczas wdrożenia oraz dostęp do istniejących procesów i narzędzi.

Zakres obowiązków

• Kompleksowa organizacja codziennego funkcjonowania biura oraz dbanie o komfort pracowników i gości.
• Obsługa recepcji, organizacja wizyt oraz bieżące wsparcie pracowników w sprawach administracyjnych.
• Koordynacja zamówień, zaopatrzenia i wyposażenia biura oraz współpraca z dostawcami.
• Obsługa faktur i ich prawidłowego obiegu w wewnętrznych systemach, weryfikacja dokumentów oraz monitorowanie procesu ich akceptacji i rozliczenia.
• Koordynacja korespondencji i obiegu dokumentów, w tym wsparcie administracyjne HR oraz onboardingu nowych pracowników.
• Organizacja wydarzeń, spotkań i inicjatyw dla pracowników.
• Wsparcie podczas audytów BHP i bezpieczeństwa oraz dbanie o zgodność procesów biurowych z obowiązującymi procedurami.

Wymagania

• Doświadczenie w obszarze office managementu, administracji lub koordynacji biura.
• Samodzielna organizacja pracy biura oraz pracy z fakturami i dokumentacją finansowo-administracyjną.
• Proaktywne podejście do rozwiązywania bieżących problemów.
• Asertywność oraz umiejętność zarządzania oczekiwaniami pracowników.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2/C1, umożliwiająca swobodną komunikację w międzynarodowym środowisku pracy.
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office.
• Otwartość na pracę w międzynarodowym środowisku technologicznym.