Office Manager

Office Manager

• Warszawa, ul. Połczyńska 112A
• Praca stacjonarna
• Poziom: Praktykant/Junior
• Umowa zlecenie lub kontrakt B2B
• Wynagrodzenie: 5500 - 6000

O roli

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie naszego biura i zadba o to, aby zespół miał wszystko, czego potrzebuje do komfortowej pracy.

Office Manager w BlockWise to osoba, która trzyma rękę na pulsie - zauważa potrzeby, zanim staną się problemem, dobrze organizuje swoją pracę i samodzielnie doprowadza tematy od początku do końca.

To rola dla kogoś, kto lubi, kiedy dużo się dzieje, i nie chce spędzać całego dnia wyłącznie przy komputerze. Jednego dnia będziesz koordynować serwis sprzętu i kontaktować się z administracją budynku, kolejnego przygotowywać przestrzeń na spotkanie, organizować stanowisko pracy dla nowej osoby lub pilnować firmowych zamówień.

Nie mamy rozbudowanych, korporacyjnych procedur dotyczących każdej możliwej sytuacji. Szukamy więc osoby, która potrafi podejmować decyzje, szukać rozwiązań i sprawnie reagować na bieżące potrzeby zespołu.

Za co będziesz odpowiadać?

• Organizowanie codziennego funkcjonowania biura i dbanie o jego gotowość do pracy.
• Koordynowanie zamówień artykułów biurowych, produktów spożywczych, wyposażenia i innych potrzebnych rzeczy.
• Dbaniem o to, żeby kuchnia była zawsze gotowa do użycia we współpracy z firmą sprzątającą - rozładowana zmywarka, czysty ekspres, wyniesione śmieci
• Dbanie o standard, porządek i estetykę biura oraz przestrzeni wspólnych.
• Przygotowywanie sal konferencyjnych i przestrzeni biurowej na spotkania oraz wydarzenia.
• Wsparcie organizacyjne wydarzeń odbywających się w biurze.
• Organizowanie stanowisk pracy dla nowych osób - sprzętu, akcesoriów i pozostałego wyposażenia.
• Prowadzenie podstawowej ewidencji sprzętu firmowego oraz koordynowanie jego wydawania i zwrotów.
• Współpracę z dostawcami, serwisami, administracją budynku, firmą sprzątającą i innymi partnerami zewnętrznymi.
• Zgłaszanie usterek, organizowanie napraw i monitorowanie ich realizacji.
• Rozwiązywanie drobnych problemów technicznych i organizacyjnych, które nie wymagają angażowania zewnętrznego serwisu.
• Okazjonalne wyjazdy w sprawach firmowych, np. po odbiór zamówienia lub na zakupy - zapewniamy samochód służbowy.
• Reagowanie na bieżące potrzeby biura i zespołu.
• Proponowanie usprawnień, które mogą ułatwić codzienne funkcjonowanie firmy.

Nie szukamy osoby, która będzie wyłącznie wykonywać kolejne zadania z listy. Zależy nam na kimś, kto z czasem dobrze pozna sposób działania firmy i będzie samodzielnie zarządzać swoim obszarem odpowiedzialności.

Dobrze odnajdziesz się w tej roli, jeśli

• jesteś bardzo dobrze zorganizowaną osobą i potrafisz prowadzić kilka tematów równolegle,
• działasz samodzielnie i nie potrzebujesz szczegółowej instrukcji do każdego zadania,
• potrafisz ustalać priorytety i szybko reagować, kiedy pojawia się coś pilnego,
• masz podejście „sprawdzę, co da się zrobić”, zamiast czekać, aż ktoś wskaże Ci rozwiązanie,
• bierzesz odpowiedzialność za swoje zadania i doprowadzasz je do końca,
• zwracasz uwagę na szczegóły i naturalnie zauważasz rzeczy, które wymagają poprawy,
• dobrze czujesz się w dynamicznym środowisku, w którym plany i priorytety mogą się zmieniać,
• potrafisz jasno komunikować status swoich działań, problemy i potrzeby,
• swobodnie kontaktujesz się z dostawcami, serwisami i innymi firmami zewnętrznymi,
• odpowiada Ci praktyczny charakter tej pracy - część zadań wymaga działania bezpośrednio w przestrzeni biurowej,
• masz prawo jazdy kat. B.

Nie oczekujemy, że będziesz znać odpowiedź na każde pytanie. Ważniejsze jest dla nas to, że kiedy pojawia się nowy temat, potrafisz znaleźć właściwe rozwiązanie i doprowadzić sprawę do końca.

Dodatkowym atutem będzie

• doświadczenie w roli Office Managera, Office Coordinatora lub na podobnym stanowisku związanym z administracją i organizacją biura,
• doświadczenie w samodzielnej współpracy z dostawcami i firmami zewnętrznymi,
• podstawowa znajomość sprzętu komputerowego i biurowego,
• techniczna smykałka - nie oczekujemy wiedzy informatycznej, ale docenimy osobę, która przed wezwaniem serwisu sprawdzi, dlaczego monitor nie działa lub czy drobny problem można rozwiązać samodzielnie,
• doświadczenie w usprawnianiu procesów administracyjnych lub organizacyjnych.

Kilka słów o BlockWise

Budujemy produkty technologiczne w szybkich, iteracyjnych cyklach. Specjalizujemy się w sztucznej inteligencji i wykorzystujemy ją w realnych, produkcyjnych rozwiązaniach.

Zaczęliśmy pięć lat temu. Dziś jest nas ponad 50 osób i nadal rośniemy. Jednocześnie pozostajemy sprawną organizacją bez wielu warstw procesów i korporacyjnej biurokracji.

Co oferujemy?

• Umowę zlecenie lub kontrakt B2B.
• Elastyczne podejście do godzin pracy.
• Pracę stacjonarną w naszym biurze przy ul. Połczyńskiej 112A w Warszawie.
• Parking pod biurem.
• Dobrze wyposażoną siłownię dostępną w biurze.
• Dostęp do płatnych narzędzi AI, z których korzystamy na co dzień - ChatGPT, Claude, Copilot i Gemini.
• Dużą samodzielność i realny wpływ na sposób organizacji biura.
• Pracę w niedużej, sprawnie działającej organizacji bez korporacyjnej biurokracji.
• Różnorodne zadania i możliwość rozwijania zakresu odpowiedzialności wraz z rozwojem firmy.

Jak wygląda rekrutacja?

Chcemy przeprowadzić cały proces sprawnie - maksymalnie w ciągu dwóch tygodni.

• Krótka rozmowa telefoniczna - około 10 minut

Opowiemy Ci więcej o roli i poznamy Twoje dotychczasowe doświadczenie.

• Rozmowa rekrutacyjna - około 30 minut

Porozmawiamy konkretniej o tym, jak organizujesz swoją pracę, rozwiązujesz problemy i podchodzisz do codziennych sytuacji związanych z funkcjonowaniem biura.

• Feedback

Niezależnie od naszej decyzji wrócimy do Ciebie z informacją zwrotną.

Brzmi jak rola dla Ciebie?

Wyślij nam swoje CV i porozmawiajmy.