Office Administrator

Lubisz kontakt z ludźmi, dobrą organizację i porządek w zadaniach? Masz za sobą pierwsze doświadczenie na recepcji, na stanowisku asystenckim lub w administracji biurowej i chcesz zrobić kolejny krok, tym razem w branży IT? Jeśli odpowiedź brzmi TAK - dołącz do nas!

Wspieramy transformację cyfrową, wdrażając usługi chmurowe oraz świadcząc usługi outsourcingowe i rekrutacyjne dla klientów na całym świecie. Pracujemy z szybko rozwijającymi się start-up’ami, największymi software house’ami w Polsce, dużymi firmami produktowymi oraz globalnymi korporacjami. Jesteśmy obecni niemal we wszystkich sektorach, ale przede wszystkim w IT, telekomunikacji, fintech, bankowości i ubezpieczeniach, transporcie i logistyce, administracji oraz usługach publicznych.

Nasi partnerzy to firmy zarówno polskie, jak i zagraniczne, co daje ogromne możliwości na zdobycie doświadczenia. Cały zespół Administracji współpracuje ściśle z Zarządem spółki, jest zaangażowany w rozwijanie usług, opracowywanie i monitorowanie procesów, ale bierze również udział w planowaniu i współtworzeniu strategii organizacji. W P&P Solutions działamy jako jeden zespół, który wspólnie dąży do realizacji wyznaczonych celów.

Jako Office Administrator będziesz pierwszą osobą, którą spotykają nasi goście, kandydaci i partnerzy po wejściu do biura. Zadbasz o sprawną pracę recepcji, obsługę infolinii firmowej i korespondencji, a także o to, żeby w biurze niczego nie brakowało i żeby po prostu dobrze się w nim pracowało. Do tego dojdą zadania administracyjne: weryfikacja faktur kosztowych, wysyłka dokumentów do podpisu oraz ich bieżąca archiwizacja.

Ważną częścią tej roli jest też dbanie o ludzi. Zadbasz o to, żeby urodziny i jubileusze naszych pracowników nie przechodziły bez echa, wprowadzisz nowe osoby do pakietu benefitów oraz wesprzesz organizację integracji i firmowych okazji, od wspólnych śniadań po Dzień Kobiet. Na start wdrożymy Cię we wszystkie procesy, a wraz z doświadczeniem będziesz przejmować coraz więcej samodzielnych obszarów w dziale Administracji.

Jeśli jesteś osobą otwartą, dobrze zorganizowaną i odnajdujesz się w roli pierwszego punktu kontaktu zarówno dla gości, jak i dla zespołu - zapraszamy do aplikowania.

Obowiązki

• Obsługa recepcji i przyjmowanie gości, kandydatów oraz kontrahentów odwiedzających biuro.
• Odbieranie infolinii firmowej i przekazywanie spraw do właściwych osób.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym zamawianie kurierów dla zespołów.
• Prowadzenie rezerwacji sal spotkań.
• Dbanie o estetykę i porządek w biurze.
• Zamawianie artykułów i zakupów do biura.
• Odpowiadanie na bieżące pytania pracowników i wsparcie zespołów w sprawach organizacyjnych.
• Rezerwacja biletów i noclegów na wyjazdy służbowe.
• Wprowadzanie nowych osób do systemu MyBenefit oraz opieki medycznej Medicover.
• Wysyłka upominków z okazji jubileuszy współpracy, zarówno dla zespołu wewnętrznego, jak i konsultantów pracujących u naszych klientów.
• Wsparcie w organizacji integracji i firmowych okazji (Dzień Kobiet, Dzień Mężczyzn, Walentynki, wspólne śniadania).
• Pomoc przy przygotowaniu i wysyłce świątecznych upominków oraz kartek.
• Weryfikacja faktur kosztowych przekazywanych do opłacenia.
• Wysyłka dokumentów do podpisu elektronicznego przez Autenti.
• Bieżąca archiwizacja dokumentów (papierowych i elektronicznych).

Wymagania

• Masz za sobą minimum rok doświadczenia na recepcji, na stanowisku asystenckim lub w administracji biurowej.
• Lubisz kontakt z ludźmi, masz wysoką kulturę osobistą i dobrze czujesz się w roli pierwszego kontaktu dla gości i osób dzwoniących.
• Jesteś dobrze zorganizowana/-y, potrafisz prowadzić kilka spraw jednocześnie i nie gubisz się, gdy coś wymaga szybkiej reakcji.
• Jesteś dokładna/-y, rzetelna/-y i terminowa/-y - przy fakturach i dokumentach pilnujesz szczegółów.
• Znasz pakiet MS Office, a w Excelu swobodnie prowadzisz tabele i zestawienia.
• Komunikujesz się jasno i uprzejmie, zarówno przez telefon, jak i w mailach.
• Znasz język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną rozmowę i korespondencję.
• Masz inicjatywę: widzisz, co można zrobić lepiej, i nie boisz się tego zaproponować.
• Szybko się uczysz.

Mile widziane

• Doświadczenie z systemami do fakturowania, podpisu elektronicznego lub platformami benefitowymi.
• Doświadczenie przy organizacji wydarzeń firmowych lub zakupów biurowych.
• Zainteresowanie branżą IT.

Oferujemy

• Pracę w dynamicznym i wspierającym zespole.
• Stabilne zatrudnienie i przejrzyste warunki współpracy.
• Pełne wdrożenie na start i realną możliwość rozwoju w kierunku roli Office Managera.
• Atrakcyjne wynagrodzenie.
• Wyjścia integracyjne.
• Pakiet benefitów (system kafeteryjny, prywatna opieka medyczna Medicover) o łącznej wartości ponad 600 PLN.
• Dobrze wyposażona i zaopatrzona kuchnia w naszym warszawskim biurze