Młodszy specjalista/młodsza specjalistka

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko

młodszy specjalista/młodsza specjalistka do spraw obsługi zbioru akt bieżących w Wydziale Spraw Cudzoziemców WUW w Poznaniu nr ref. 97/26

61-713 Poznań al. Niepodległości 16/18

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy

• opracowuje i rozwija koncepcje przechowywania akt bieżących wytwarzanych przez pracowników prowadzących postępowania w sprawach legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców, inicjuje zmiany i udoskonalenia w dedykowanej aplikacji w zakresie zmierzającym do stałego funkcjonalnego i operacyjnego usprawnienia zbioru akt bieżących
• prowadzi sprawy administracyjne powiązane z funkcjonowaniem zbioru akt bieżących, w tym wydaje duplikaty decyzji administracyjnych, zwraca zainteresowanym osobom oryginały dokumentów dołączonych do zakończonych postępowań administracyjnych, przekazuje do wykorzystania służbowego akta zakończonych postępowań na wniosek innych Wojewodów bądź uprawnionych instytucji
• porządkuje zbiór akt bieżących wytwarzanych w Wydziale Spraw Cudzoziemców w ramach wskazanych pomieszczeń i magazynów
• śladuje wypożyczenia akt poprzez prowadzenie rejestru wypożyczeń z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji
• aktualizuje zbiór poprzez kompletowanie akt oraz bieżące włączanie dokumentacji po zakończeniu postępowań w przedmiocie legalizacji pobytu i legalizacji zatrudnienia cudzoziemców na terytorium RP
• wspiera proces przygotowywania dokumentów urzędowych wydawanych cudzoziemcom poprzez odnotowywanie odbioru dokumentów przez Wojewodę Wielkopolskiego w systemie SI Pobyt
• podpisuje lub parafuje w imieniu wojewody pisma, postanowienia i zaświadczenia związane z realizacją zadań dotyczących wydawania duplikatów rozstrzygnięć administracyjnych
• przygotowywuje akta po zakończonych postępowaniach do przekazania do archiwum zakładowego

Warunki pracy

• praca administracyjno-biurowa wykonywana w siedzibie urzędu z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych
• stanowisko znajduje się na III piętrze budynku biurowego
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla takich stanowisk pracy
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację
• klatka schodowa o szerokości 150 cm z poręczami
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie są przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
• budynek posiada podjazd dla osób z niepełnosprawnościami
• budynek jest wyposażony w windę

Inne informacje

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
• Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia przekaż komisji rekrutacyjnej przed

rozpoczęciem testu wiedzy.

• Wzór wymaganych oświadczeń zamieszczony jest pod adresem: https://www.poznan.uw.gov.pl/sites/default/files/zalaczniki/oswiadczenia_dla_kandydatow_do_pracy_w_wuw.pdf
• APLIKUJ NA TO STANOWISKO ONLINE POPRZEZ FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY DOSTĘPNY NA STRONIE: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy
• Osoba zatrudniona na ww. stanowisku, zgodnie z art. 78 ust. 4 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, niemoże łączyć zatrudnienia w służbie cywilnej z mandatem radnego.
• Rekrutacja może być przeprowadzona w trybie stacjonarnym, zdalnym/on-line lub hybrydowo.
• Wyniki naboru opublikowane będą po zakończeniu naboru w BIP KPRM, BIP WUW oraz w siedzibie Urzędu.
• Informacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w WUW w Poznaniu znajdują się na stronie:

https://www.poznan.uw.gov.pl/sygnalista-regulacje-prawne

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne

• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość zasad archiwistyki
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• rzetelność, sumienność
• umiejętność współpracy z klientem wewnętrznym i zewnętrznym
• umiejętności analityczne
• znajomość pakietu MS Office
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o prywatności zamieszczoną na stronie Urzędu
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-16 Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu

Miejsce składania dokumentów

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu Al. Niepodległości 16/18 61-713 Poznań Punkt Informacyjny w holu Urzędu (z podaniem w ofercie nr ref. 97/26)

ZACHĘCAMY DO SKORZYSTANIA Z MOŻLIWOŚCI APLIKOWANIA ONLINE DOSTĘPNEJ NA STRONIE: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy