Koordynator / Koordynatorka szkoły i szkoleń

Ogłoszenie numer: 11576107, z dnia 2026-11-03

Klient portalu Praca.pl

Koordynator / Koordynatorka szkoły i szkoleń

Miejsce pracy: Zabierzów

Opis stanowiska

Szukamy osoby, która pomoże nam zadbać o sprawne funkcjonowanie Instytutu. Kogoś, kto połączy umiejętności organizacyjne z otwartością na ludzi, zadba o szczegóły i będzie wspierać studentów, trenerów oraz cały zespół w codziennej pracy.

Nie musisz znać od początku wszystkich naszych procedur. Wszystkiego Cię nauczymy! Zapewnimy Ci wdrożenie, podczas którego poznasz naszą szkołę, systemy, dokumentację, zasady certyfikacji i sposób działania Instytutu.

Co będziesz robić?

• Koordynować szkolenia i harmonogramy
• Dbać o sprawną organizację szkoleń i zajęć.
• Pozostawać w stałym kontakcie z trenerami, potwierdzać terminy, ustalać zastępstwa i terminy odrabiania zajęć.
• Przygotowywać i aktualizować harmonogramy, uwzględniając dostępność trenerów oraz bieżące zmiany.
• Współorganizować wydarzenia, takie jak zakończenie roku szkoleniowego i spotkania rady pedagogicznej
• Obsługiwać korespondencję mailową, połączenia telefoniczne i wiadomości SMS.
• Odpowiadać na pytania studentów oraz pomagać im w bieżących sprawach organizacyjnych.
• Dbać o sprawny przepływ informacji między studentami, trenerami, zespołem i Zarządem.
• Prowadzić dokumentację i sprawy administracyjne.
• Prowadzić i aktualizować dokumentację studentów oraz trenerów.
• Przygotowywać zaświadczenia, skierowania, porozumienia i inne dokumenty.
• Obsługiwać system eduSky i dbać o aktualność zawartych w nim informacji.
• Przygotowywać komunikację dotyczącą wyników komisji i kolejnych etapów rejestracji.
• Wspierać obsługę spraw związanych z BUR i wymaganiami akredytacyjnymi.

Wymagania

• Minimum 5 lat doświadczenia w pracy biurowej – w administracji, koordynacji, obsłudze klienta lub na podobnym stanowisku.
• Bardzo dobra organizacja pracy – umiejętność planowania, ustalania priorytetów, pilnowania terminów i koordynowania wielu zadań jednocześnie.
• Samodzielność i odpowiedzialność – umiejętność prowadzenia spraw od początku do końca, dostrzegania potrzeb i szukania rozwiązań.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne – swoboda w kontakcie telefonicznym, mailowym i osobistym, życzliwość oraz umiejętność przekazywania informacji w jasny i profesjonalny sposób.
• Dokładność i dbałość o dokumentację – skrupulatność w prowadzeniu ewidencji, przygotowywaniu pism i aktualizowaniu danych.
• Sprawna obsługa komputera i narzędzi biurowych – umiejętność pracy z pocztą elektroniczną, kalendarzami, dokumentami i arkuszami kalkulacyjnymi.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2 – umożliwiająca swobodną komunikację mailową i rozumienie dokumentacji.
• Umiejętność współpracy – otwartość na kontakt z różnymi osobami, wspieranie zespołu i dbanie o sprawny przepływ informacji.
• Dyskrecja i odpowiedzialność – szczególnie w pracy z dokumentacją i danymi studentów oraz trenerów.
• Gotowość do nauki – otwartość na poznawanie nowych systemów, procedur i zagadnień związanych z organizacją szkoły oraz procesami certyfikacyjnymi.

Mile widziane

• Doświadczenie w koordynowaniu szkoleń, kursów, studiów lub innych procesów edukacyjnych.
• Doświadczenie w układaniu harmonogramów i współpracy z trenerami, wykładowcami lub innymi specjalistami.
• Znajomość systemów do obsługi szkół, szkoleń lub dokumentacji, w szczególności eduSky.
• Doświadczenie w przygotowywaniu dokumentów, zaświadczeń i certyfikatów.
• Znajomość zagadnień związanych z BUR lub standardami akredytacyjnym
• Nie oczekujemy, że od pierwszego dnia będziesz znać wszystkie procedury i specyfikę funkcjonowania naszej szkoły.

Oferujemy

Zapewnimy Ci wdrożenie i nauczymy Cię obowiązujących zasad. Zależy nam na osobie, która ma solidne podstawy organizacyjne, jest zaangażowana i chce rozwijać swoje kompetencje.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami. Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji za pomocą przycisku aplikowania.

Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.