Inspektor/Podinspektor ds. elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Wydziale Organizacji i Kadr

Zakres obowiązków

• Opracowywanie standardów i procedur dotyczących elektronicznej obsługi dokumentów w Urzędzie oraz opracowanie dokumentacji z tym związanej.
• Przygotowywanie uregulowań wewnętrznych, związanych z wdrożeniem, funkcjonowaniem i rozwojem EZD.
• Współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania pracownikom Urzędu i instruktażu zgodnego z systemem EZD.
• Opracowywanie dokumentacji normalizującą wyłączenia do EZD.
• Udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie EZD oraz wskazywanie im potencjalnie potencjalnie przydatnych funkcjonalności systemu lub określanie zapotrzebowania komórek na nowe funkcjonalności.
• Kontrola sposobu prowadzenia dokumentaji w systemie EZD.
• Rozpatrywanie i opiniowanie wniosków komórek organizacyjnych o wprowadzenie zmian w systemie EZD.
• Inicjowanie i nadzór nad testowaniem nowych rozwiązań elektronicznego prowadzenia spraw w systemie EZD.
• Współpraca z wydziałami w zakresie niezbędnym do prawidłowej obsługi systemu EZD, w tym tworzenie elektronicznych formularzy.
• Wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentacją i sprawowanie kontroli nad obiegiem spraw w EZD.
• Udział w procesach integracji systemów dziedzinowych z systemem EZD.
• Weryfikacja prawidłowości i stopnia elektronizacji Urzędu z aktualnymi wymogami prawnymi.
• Wspieranie prac wydziału w bieżących zadaniach.

W przypadku stanowiska podinspektora ww. zadania są wykonywane pod bezpośrednim nadzorem przełożonego.

Godziny pracy: 6:30-8:00 - 14:30-16:00

Link: https://praca.olsztyn.eu/oferta/107-2026-umo-k-m-inspektor-podinspektor-ds-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-ezd-w-wydziale-organizacji-i-kadr-plac-jana-pawla-ii-1

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Specjalista administracji publicznej

Wymagania niezbędne

-Obywatelstwo polskie. -Wykształcenie wyższe. -Co najmniej 3 letni staż pracy (w przypadku stanowiska inspektora).

-Znajomość przepisów prawa

• Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej , jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
• Kodeks postępowania administracyjnego.
• Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• Ustawa o samorządzie gminnym,
• Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej,

-Znajomość pakietu MS Office. -Pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych.

• Brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Wymagania dodatkowe

-Co najmniej 1 rok stażu pracy. -Wykształcenie wyższe i podyplomowe z zakresu archiwistyki lub ukończone kursy z zakresu - administracji, informatyki publicznej, cyfryzacji, archiwistyki.

Umiejętności

-Terminowe, poprawne i dokładne wykonywanie prac. -Organizacja pracy własnej. -Aktualność i kompleksowość wiedzy. -Komunikacja ze współpracownikami i interesantami. -Kultura osobista. -Samodzielność (w przypadku stanowiska inspektor).

Wynagrodzenie

Pierwsza umowa na czas określony 6 miesięcy z możliwoscią przedłużenia inspektor zasadnicze od 5 060 zł do 5 640 zł, podinspektor zasadnicze od 5 030 zł do 5 240 zł, dodatek za wieloletnią pracę tzw. stażowe (od 5% do 20%), dodatek specjalny zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Pracowników Urzędu Miasta Olsztyna, nagroda uznaniowa zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Pracowników Urzędu Miasta Olsztyna, nagroda jubileuszowa - zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. trzynastka - zgodnie z ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.